یک ترفند مفید که می توانید هنگام توسعه برخی از انواع اسناد استفاده کنید، این است که می توانید قسمت های مختلف سند را بر اساس سرفصل هایی که استفاده می کنید مرتب کنید. برای مثال، میتوانید سند را بر اساس سرفصلهای سطح اول (پارگرافهایی که از سبک عنوان 1 استفاده میکنند) با دنبال کردن این مراحل مرتب کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای مرتب سازی متن.
- به نمای Outline بروید. (یا روی دکمه نمای Outline در نوار وضعیت کلیک کنید یا به تب View در نوار بروید و Outline را در گروه Views انتخاب کنید.)
- با استفاده از کنترلهای تب Outlining روبان، عنوانها را جمع کنید تا فقط سرفصلهای سطح اول نشان داده شوند. (این مرحله به شدت ضروری نیست، اما صفحه نمایش را کمی خواناتر می کند.)
- مکان نما را در ابتدای عنوان اول قرار دهید و Ctrl+Shift+End را فشار دهید تا همه چیز تا انتهای سند انتخاب شود.
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Sort در گروه Paragraph کلیک کنید. Word کادر محاورهای Sort Text را نمایش میدهد. (شکل 1 را ببینید.)
- اگر اولین لیست کشویی "مرتب سازی بر اساس" روی هر چیزی غیر از "عنوان" تنظیم شده است، گزینه را به عنوان تغییر دهید. (در برخی از نسخه های قدیمی Word، "عنوان" ممکن است گزینه ای نباشد. در آن نسخه ها، به سادگی پیش فرض را انتخاب کنید - "Paragraphs.")
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای حذف شود و مرتب سازی انجام شود.
اگر دو مرحله اول را رد میکردید و مرتبسازی را در هر نمای دیگری غیر از نمای کلی انجام میدادید، هر پاراگراف بر اساس حروف الفبا مرتب میشد و بنابراین مرتب میشد تا پاراگرافهای فرعی از سرفصلهایشان جدا شوند. به عبارت دیگر، شما یک درهم و برهم خواهید داشت. با این حال، در نمای Outline، سرفصلهای بالاترین سطح مرتب میشوند و سطوح عنوان و متن اصلی را به همراه میآورند.
اگر میخواهید پاراگرافهای سرفصل 2 را مرتب کنید، باید از نمای Outline نیز استفاده کنید، اما ابتدا باید تمام پاراگرافهای سرفصل 2 را که تابع یک پاراگراف سرفصل 1 هستند انتخاب کنید و سپس مرتب کنید. بدون در نظر گرفتن تعداد سطوح عنوانی که در برگه Outline روبان نشان می دهید، همان نتایج را دریافت خواهید کرد.
