جیمز خاطرنشان می کند که هنگام وارد کردن داده ها در یک ستون، اکسل دارای ویژگی تکمیل خودکار بر اساس آنچه قبلاً در ستون وارد کرده اید، دارد. او فکر می کند که آیا وسیله ای برای دریافت ورودی های ستون قبلی در قالب یک لیست کشویی وجود دارد تا کاربر بتواند یکی از آن مقادیر قبلی را بدون نیاز به شروع به تایپ چیزی در سلول وارد کند.
چند راه وجود دارد که می توانید به این موضوع نزدیک شوید. اگر به سادگی می خواهید از یک لیست کشویی انتخاب کنید، می توانید این کار را با کلیک راست روی سلول خالی که «بعدی پایین» در ستون است انجام دهید. اکسل یک منوی زمینه را نمایش می دهد که از آن می توانید گزینه Pick from Drop Down List را انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. انتخاب از یک لیست کشویی.
گزینه های ارائه شده در لیست کشویی همه مقادیر متنی منحصر به فرد در سلول های بالای سلولی هستند که روی آنها راست کلیک کرده اید. آنها به ترتیب حروف الفبا ارائه می شوند و می توانید روی یکی از مقادیر کلیک کنید تا آن را در سلول وارد کنید.
اگر ترجیح می دهید از ماوس استفاده نکنید، می توانید سلول «بعدی پایین» را نیز انتخاب کنید و Alt+Down Arrow را فشار دهید . همان لیست کشویی را مشاهده می کنید که توضیح داده شد و می توانید از کلیدهای جهت دار برای حرکت در لیست و انتخاب مقدار مورد نظر استفاده کنید. ( برای انتخاب مقدار انتخاب شده کافیست Enter را فشار دهید.)
اگر می خواهید در مواردی که افراد می توانند به سلول های اضافی وارد کنند محدودتر باشید، همیشه می توانید فهرستی از ورودی های منحصربه فرد خود را از ستون ایجاد کنید و سپس از آن فهرست با اعتبارسنجی داده ها در سلول ها استفاده کنید. اینکه دقیقاً چگونه می توانید اعتبارسنجی داده ها را در سلول ها اعمال کنید در سایر ExcelTips پوشش داده شده است .
