بارناباس از اکسل برای ایجاد سفارشات خرید، یک PO در هر ورک بوک استفاده می کند. او یک الگوی اکسل ایجاد کرده است که شامل جدولی از همه فروشندگان آنها است. او مایل است این جدول را که ممکن است به طور دوره ای آن را به روزرسانی کند، در دسترس همه شرکت های فعال در گذشته، حال و آینده داشته باشد. این به طور خودکار برای هر ورک بوک جدیدی که بارناباس بر اساس آن الگو ایجاد می کند در دسترس است، اما برای هر ورک بوکی که قبلاً ایجاد شده است، در دسترس است. او متعجب است که آیا راهی وجود دارد که بتواند لیست فروشنده فعلی را برای هر یک از POs در دسترس داشته باشد.
قبل از بحث در مورد گزینه ها، باید بدانید که ایده یک الگو در دنیای اکسل بسیار متفاوت از ایده یک الگو در دنیای مایکروسافت ورد است. (پسر، این یک ترکیب پیچیده زبان است - "دنیای کلمات.") در اکسل، یک الگو نقطه شروع یک ورک بوک است. هنگامی که ورک بوک از الگو ایجاد می شود، دیگر رابطه ای بین ورک بوک و قالبی که آن ورک بوک بر اساس آن ساخته شده است وجود ندارد.
این را با Word مقایسه کنید، که در آن یک الگو نقطه شروع یک سند است، اما یک رابطه بین سند و الگوی مبتنی بر آن حفظ می شود. می توانید الگو را به روزرسانی کنید (تغییر سبک، ماکروها، و غیره)، و هر سندی که بر اساس آن الگو باشد، به روزرسانی ها را به ارث می برد.
بنابراین، کجا ما را با اکسل رها می کند؟ این بدان معناست که در حالی که می توانید قالب را به روز کنید، این به روز رسانی ها مطلقاً هیچ تأثیری بر کتاب های کار مبتنی بر آن الگو ندارند. خوب، هیچ تاثیری روی کتاب های کاری که قبلاً با استفاده از آن الگو ایجاد شده اند، وجود ندارد. آن کتاب های کاری که پس از به روزرسانی قالب ایجاد می شوند، بر اساس الگوی به روز شده خواهند بود.
منطقی ترین رویکرد با استفاده از اکسل این است که (الف) داده های فروشنده را در کاربرگ ورک بوک نگهداری کنیم و به طور دوره ای آن داده ها را با استفاده از یک ماکرو به روزرسانی کنیم، یا (ب) قرار دادن داده های فروشنده در ورک بوک خودش – شاید در یک درایو شبکه ذخیره شده باشد. هر زمان که PO باز است باید باز شود.
اینکه از کدام رویکرد استفاده می کنید (a یا b) بستگی به این دارد که بهترین راه حل بلندمدت برای نحوه استفاده از داده های فروشنده و کتاب های کاری PO چیست. اجرای این دو استراتژی احتمالاً بسیار پیچیده تر از آن است که بتوان در اینجا به آن پرداخت، زیرا هر پیاده سازی به شدت به نحوه انجام کاری که انجام می دهید بستگی دارد. با این حال، این یک فرآیند به اندازه کافی آسان برای برنامه ریزی است. بیایید بگوییم که می خواهید از استراتژی اول استفاده کنید. مراحل شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- محل ذخیره الگوی حاوی جدول داده های فروشنده را تعیین کنید.
- یک ماکرو باز خودکار ایجاد کنید که با باز شدن ورک بوک PO اجرا شود. تعیین می کند که آیا الگو در دسترس است یا نه و آیا داده های موجود در الگو به روز شده اند یا خیر، شاید با استفاده از یک شماره تجدید نظر از نوعی.
- اگر داده های فروشنده به روزرسانی شده اند، داده های فروشنده را در ورک بوک PO حذف کنید و کاربرگ داده های فروشنده را از الگو کپی کنید.
- شماره ویرایش داخلی را به روز کنید. (این ممکن است در واقع یک مقدار ذخیره شده در کاربرگ داده فروشنده باشد.)
- قالب را ببندید، زیرا در این مرحله دیگر نیازی به آن نیست.
- ورک بوک PO را ذخیره کنید.
اگر می خواهید استراتژی دوم را پیاده سازی کنید، باز هم باید به چند ماکرو تکیه کنید. آنها ممکن است شامل مراحل زیر باشند:
- یک ماکرو باز خودکار ایجاد کنید که با باز شدن ورک بوک PO اجرا شود. مشخص می کند که آیا ورک بوک داده های فروشنده باز است یا خیر، که تضمین می کند داده های آن در دسترس است.
- اگر ورک بوک داده های فروشنده در دسترس نیست، پیامی را نمایش دهید که کاربر را از این واقعیت آگاه می کند و از ادامه کار خودداری کنید. (یک ایده خوب این است که به سادگی ورک بوک PO را ببندید زیرا داده های لازم در دسترس نیستند.)
در این سناریوی دوم، شما فقط باید مطمئن شوید که پوشه ای که ورک بوک داده فروشنده در آن در پوشه XLStart ذخیره شده است. (هنگامی که اکسل را راه اندازی می کنید، هر چیزی در آن پوشه به طور خودکار بارگذاری می شود.) البته، اگر می خواهید این کار روی چندین سیستم کار کند، باید نحوه وارد کردن ورک بوک داده فروشنده را در پوشه XLStart هر یک از آن سیستم ها بیابید. باز هم، این را می توان انجام داد، اما به سادگی به این معنی است که بررسی های بیشتری انجام شود و بفهمیم چه اتفاقی باید بیفتد تا "اینطور شود".
صرف نظر از رویکردی که انتخاب می کنید، برنامه ریزی های سنگین، مختص محیط محاسباتی و نیازهای کسب وکار شما، و زمان توسعه اختصاصی لازم است.
با این حال، در برخی موارد، باید با این واقعیت روبرو شوید که اکسل ممکن است بهترین ابزار برای مدیریت PO های شما نباشد. ممکن است بهتر باشد - و زمان و پول پیش رو - یا نرم افزار تخصصی خریداری کنید یا نرم افزار خود را توسعه دهید که به یک پایگاه داده متمرکز بستگی دارد. در حالی که می توانید از Excel به عنوان پایگاه داده استفاده کنید، اما جایگزین ضعیفی برای نرم افزارهای پایگاه داده تخصصی مانند Access، Oracle یا حتی MySQL است.
