بری یک معلم است و دوست دارد از Word برای ایجاد جزوه برای کلاسش استفاده کند. او همچنین از Word برای ایجاد یادداشت های دقیق برای آموزش استفاده می کند. سند یادداشت های تفصیلی یک مجموعه فوق العاده از جزوه است. بری در جستجوی بهترین راه برای "تطبیق" سند جزوه با سند یادداشت های تفصیلی است تا اگر تغییری در جزوه ایجاد کرد، در یادداشت هایش نیز منعکس شود. او سعی کرده است از تنها یک سند برای همه چیز استفاده کند و یادداشت های دقیق خود را به عنوان متن پنهان قالب بندی کند، اما همیشه کار نمی کند. (به عنوان مثال، اگر فهرست شماره گذاری شده تعدادی از آن ها را پنهان کند، اعداد گمشده در جزوه وجود دارد.) یادداشت های دقیق او در میان متن جزوه پراکنده شده اند، بنابراین او نمی تواند به سادگی یک سند اصلی/فرعی داشته باشد.
در واقع، شما به دو رویکرد خوب فکر کرده اید، اما روش های دیگری نیز وجود دارد. رویکرد متن پنهان ممکن است همچنان امکان پذیر باشد. تنها تفاوت در نحوه تهیه متن در سندتان است. به عنوان مثال، به جای اینکه یادداشت های خود را در پاراگراف های خود قرار دهید (که باعث می شود آنها شماره های خود را در یک لیست شماره دار داشته باشند)، می توانید با فشار دادن Shift+Enter در انتهای بخش دانشجویی، یادداشت ها را بخشی از پاراگراف قبلی کنید . متن. سپس یادداشت شما شماره خود را دریافت نمی کند و همچنان می توانید آن را پنهان کنید تا بتوانید چاپ را کنترل کنید.
گزینه دیگر این است که از متن مخفی چشم پوشی کنید و یادداشت های خود را در نظرات قرار دهید. Word به شما امکان می دهد نمایش و چاپ نظرات را به همان روشی که با متن مخفی انجام می دهید خاموش کنید.
ارتباط نزدیک با نظرات، استفاده از تمام ابزارهای نشانه گذاری فعال شده از طریق Track Changes است. در سند خود می توانید آهنگ تغییرات را هنگامی که آماده قرار دادن یادداشت های خود هستید فعال کنید. آنها سپس در سند به عنوان متن "افزوده شده" نشان داده می شوند. Word به شما امکان می دهد سند خود را با یا بدون نشانه گذاری قابل مشاهده چاپ کنید، بنابراین می توانید آن را با یا بدون متن اضافه شده (یادداشت های خود) چاپ کنید.
رویکرد Track Changes مزیت دیگری نیز دارد. اگر چیزی را به یادداشت‌های خود اضافه کنید که بعداً تصمیم گرفتید که می‌خواهید در جزوه دانش‌آموز قابل مشاهده باشد، تنها کاری که باید انجام دهید این است که آن چیزی را انتخاب کنید و سپس ویرایش را برای آنچه انتخاب کرده‌اید «بپذیرید». سپس بخشی از سند اصلی می شود و در جزوه چاپ می شود.
در حالی که اشاره کردید که استفاده از اسناد اصلی و فرعی برای نیازهای شما به خوبی کار نمی کند، یک رویکرد موازی وجود دارد که ممکن است سازگار باشد - به جای آن از فیلد INCLUDETEXT استفاده کنید. یادداشت‌های شما می‌تواند در تعدادی سند کوچک باشد (اگر می‌خواهید آنها را اسناد فرعی بنامید)، و سپس فیلدهای INCLUDETEXT را در جزوه دانش‌آموز قرار دهید تا مشخص کنید این درج‌ها کجا باید انجام شوند. اگر بخواهید، حتی می‌توانید یادداشت‌های خود را در یک سند قرار دهید، تکه‌های مختلف را نشانه‌گذاری کنید، و سپس از چندین فیلد INCLUDETEXT با پارامتر نشانک برای ارجاع به تکه‌های فایل یادداشت‌ها استفاده کنید. در جزوه دانش‌آموزی می‌توانید فیلدها را به‌عنوان متن مخفی قالب‌بندی کنید و سپس با یا بدون متن مخفی قابل مشاهده چاپ کنید تا پرینت مورد نظر خود را دریافت کنید.
همچنین ممکن است به دنبال تقویت Word با برنامه دیگری باشید. در Word 2010 یا نسخه‌های جدیدتر، می‌توانید از OneNote برای جمع‌آوری یادداشت‌ها و پیوند آنها به جزوه دانش‌آموزی خود استفاده کنید. این فرآیند به بهترین وجه در این آموزش از مایکروسافت توضیح داده شده است:
در نهایت، می توانید به طور کلی Word را رها کنید و از یک برنامه متفاوت استفاده کنید که ممکن است برای کاری که می خواهید انجام دهید مناسب تر باشد. به عنوان مثال، ممکن است از پاورپوینت برای ایجاد جزوه ها و یادداشت ها استفاده کنید. در حالی که ما اغلب به پاورپوینت به عنوان راهی برای ساخت اسلایدهای سربار فکر می کنیم، یک اسلاید می تواند به راحتی برای نمایش یک تکه کاغذ قالب بندی شود. جزوه دانش آموزی شما در بخش "اسلاید" ارائه تهیه می شود و سپس می توانید به دلخواه به هر اسلاید یادداشت اضافه کنید. وقتی زمان چاپ فرا می رسد، می توانید انتخاب کنید که فقط اسلایدها (برای دانش آموزان) یا اسلایدها و یادداشت ها (برای شما) چاپ شود.
