جودیت با کاربرانی که نتوانستند کار خود را ذخیره کنند مشکل داشت و حتی پس از خروج از برنامه باز هم ذخیره نمی شد. این منجر به کاربران ناامید و بخش پشتیبانی ناامیدتر شد.
البته، یک پاسخ به مشکل این است که به سادگی اشاره کنیم که ذخیره نکردن احمقانه است و کاربران باید به خاطر نظارت خود متضرر شوند. از این گذشته، Word از شما می‌پرسد که آیا می‌خواهید قبل از بیرون انداختن سندتان هنگام خروج، ذخیره کنید یا خیر.
همانطور که گفته شد، راهی وجود دارد که می توان به ذخیره همه چیز نزدیک شد، و این رویکرد اساساً با روشی که Word به طور پیش فرض کار می کند متفاوت است. رویکرد جدید شامل ایمن کردن نام فایل هنگام ایجاد یک سند است. بنابراین، اگر بخواهید یک سند ایجاد کنید، Word نام فایل را درخواست می کند و بلافاصله فایل خالی را با استفاده از آن نام ذخیره می کند. سپس، هر زمان که از برنامه خارج می‌شوید یا سند را می‌بندید، Word به‌طور خودکار وضعیت فعلی فایل را ذخیره می‌کند — می‌تواند این کار را انجام دهد زیرا قبلاً نام فایل را ایمن کرده است.
برای پیاده سازی چنین سیستمی، دو ماکرو ویژه وجود دارد که باید تنظیم کنید: AutoNew و AutoClose. اولین ماکرو، AutoNew، هر زمان که یک سند جدید ایجاد می شود، وارد عمل می شود. هدف این ماکرو این است که از کاربر یک نام فایل را بخواهد و سپس سند را با استفاده از آن نام ذخیره کند. نمونه زیر نمونه ای از ماکرو است که این کار را انجام می دهد:
Sub AutoNew() Dim sMyFile As String On Error Resume Next sMyFile = InputBox("File Name", " Save File ") With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo) .Title = sMyFile .Execute End With Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub
اگر این ماکرو AutoNew را در قالب Normal قرار دهید، هر زمان که کاربر سند جدیدی ایجاد می‌کند، وارد عمل می‌شود. (تنها استثنا زمانی است که Word برای اولین بار شروع می شود و یک سند جدید نمایش داده می شود.)
ماکرو دوم، AutoClose، بسیار ساده است. تنها کاری که انجام می دهد ذخیره سند است، بدون سوال:
Sub AutoClose() ActiveDocument.Save End Sub
اکنون، هر زمان که خارج می شوید، تغییرات شما ذخیره می شود. اگر بنا به دلایلی، سند نامگذاری نشده باشد (به عنوان مثال، کاربر شروع به تایپ سند پیش فرضی کرده است که برای اولین بار در هنگام شروع Word نمایش داده می شود)، سپس کادر محاوره ای SaveAs نمایش داده می شود و کاربر می تواند نام فایل را ارائه دهد.
در حالی که ممکن است هنگام استفاده از این ماکروها، سندی ذخیره نشود، این فرآیند بسیار دشوارتر است. نتیجه این است که تقریباً هیچ چیز از دست نمی رود. این، البته، چالش های مدیریتی جالبی را به همراه دارد. به عنوان مثال، فضای دیسک به زودی می تواند به یک کالای بسیار کمیاب تبدیل شود. این بدان معناست که ممکن است برای ذخیره چندین نسخه سند یا نامگذاری اسناد به سیاست‌هایی نیاز داشته باشید. این فقط نوک کوه یخ است، به اصطلاح، زیرا بسیاری از مسائل مدیریتی دیگر در رابطه با این رویکرد وجود دارد.
که یک سؤال کاملاً متفاوت را ایجاد می کند: کدام بدتر است - برخورد با کاربرانی که نمی توانند یک سند را به تنهایی ذخیره کنند یا برخورد با کاربرانی که مجبور به ذخیره همه اسناد هستند؟ البته پاسخ از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت خواهد بود.
