Alan از ویژگی شماره گذاری در Word برای ایجاد شماره گذاری پاراگراف دو سطحی استفاده می کند. او می خواهد یک سیستم شماره گذاری ایجاد کند که سطح اول و دوم را در همان پاراگراف ترکیب کند تا شماره گذاری به صورت 1. a) و سپس پاراگراف دوم به صورت b)، سپس c) و غیره ظاهر شود. او تعجب می کند که چگونه این کار را انجام دهد.
ویژگی گلوله‌ها و شماره‌گذاری در Word به شما امکان می‌دهد به طور خودکار پاراگراف‌های شماره‌دار ایجاد کنید که در آن می‌توانید قالب شماره‌گذاری، 1. 2. 3.، یا abc را مشخص کنید. تب Outline در کادر محاوره‌ای Bullets and Numbering این کار را آسان می‌کند. ایجاد یک طرح کلی می تواند به روش های مختلف انجام شود. ما در مورد یکی از آنها بحث خواهیم کرد. هر گزینه فرض می کند که شما هنوز متنی را وارد نکرده اید و با یک سند خالی و تمیز شروع می کنید.
اولین گزینه شما نیاز به ایجاد تغییراتی در کادر محاوره ای Outline Numbering دارد.
شکل 1. کادر محاوره ای Define New Multilevel List.
- نقطه درج را در جایی که می خواهید پاراگراف 1 را شروع کنید قرار دهید.
- نوع 1. (این عدد یک است که با نقطه همراه است).
- کلید Tab را فشار دهید .
- a) را تایپ کنید (این حرف کوچک "a" و به دنبال آن پرانتز سمت راست است).
- Enter را فشار دهید .
- مطمئن شوید که تب Home نوار نمایش داده می شود.
- بر روی ابزار Multilevel List در گروه Paragraph کلیک کنید. Word لیست کشویی Multilevel List را نمایش می دهد.
- بر روی Define New Multilevel List کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Define New Multilevel List را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- سطح 1 را انتخاب کنید.
- سبک شماره گذاری مورد نظر، در این مورد a، b، c را از لیست کشویی Number Style برای این سطح انتخاب کنید.
- در صورت لزوم روی More کلیک کنید تا گزینه های بیشتری در کادر محاوره ای نمایش داده شود.
- حرف یا عدد را برای شروع در قسمت Start At انتخاب کنید، در این مورد حرف b.
- روی OK کلیک کنید.
از اینجا می توانید متن مورد نظر خود را در پاراگراف وارد کنید. هنگامی که Enter را فشار دهید ، سطح بعدی طرح کلی ظاهر می شود، در این مورد، c). توجه: هنگامی که سطح طرح را برای شماره اول خود به پایان رساندید، باید این مراحل را برای بخش بعدی تکرار کنید. برای انجام این کار، فقط نقطه درج را در سندی که قسمت دوم خود را شروع می کنید (شماره 2) قرار دهید و مراحل را تکرار کنید.
احتمالاً متوجه شده اید که این گزینه بر اساس داشتن یک سند کاملاً جدید است. این به این دلیل است که لیست های شماره گذاری شده در Word به شدت "خودکار" هستند. به عنوان مثال، اگر یک لیست شماره گذاری شده در صفحه 2 دارید و سپس لیست دیگری را در صفحه 10 وارد می کنید که به لیست اول مربوط نمی شود، Word نمی داند که آنها یکسان نیستند و به طور خودکار اعداد را طوری درج می کند که انگار یکی هستند. فهرست این می تواند انواع مشکلاتی را ایجاد کند که در صورت عدم بررسی، سند شما را کاملاً خراب می کند.
گزینه دیگر، اگر می خواهید از جنبه های خودکار لیست های شماره گذاری شده در Word اجتناب کنید، استفاده از فیلد SEQ است. می‌توانید از فیلدهای SEQ برای همه شماره‌گذاری‌ها یا برای یک سطح و از ویژگی شماره‌گذاری خودکار برای سطح دیگر استفاده کنید. با استفاده از منوها می توانید فیلدهای SEQ را ایجاد کنید. با این حال، در این مورد بسیار دست و پا گیرتر از آن چیزی است که باید باشد. در اینجا نحوه انجام سریعتر کار آمده است. در این مورد، فرض می کنیم که متن از قبل در سند است و فقط باید شماره گذاری شود.
- نقطه درج را در سندی که می‌خواهید شماره‌گذاری نشان داده شود، قرار دهید.
- Ctrl+F9 را فشار دهید . Word یک جفت مهاربند درست را وارد می کند.
- در داخل مهاربندها عبارت زیر را تایپ کنید: SEQ * حروف الفبا * MERGEFORMAT a
- F9 را فشار دهید . حرف a ظاهر می شود.
برای هر پاراگراف جدیدی که نیاز به شماره گذاری دارد می توانید این قسمت را وارد کنید. Word حروف بعدی را دنبال می کند و با فرض اینکه پاراگراف های خود را به ترتیب حروف الفبا شماره گذاری می کنید، حرف صحیح را درج می کند.
