شاید تا به حال در مورد Master و Subdocuments در Word نشنیده باشید. آنها قابلیتی هستند که برای مدتی در دسترس بوده است اما توسط بسیاری از افراد به طور گسترده استفاده نمی شود. آنها به عنوان راهی برای توسعه اسناد کوچکتر و سپس ترکیب آنها با هم در یک سند بزرگتر استفاده می شوند. مثال کلاسیک فصل‌هایی از یک کتاب است. هر فصل ممکن است در سند خودش باشد، اما می‌تواند با استفاده از یک سند اصلی، در یک کل بزرگتر که کل کتاب را نشان می‌دهد، با هم ترکیب شود.
شاید بهتر باشد که یک سند اصلی را به عنوان یک ظرف مشاهده کنید. شما می توانید اطلاعات را مستقیماً در ظرف قرار دهید، اما می توانید ظروف دیگر را نیز در ظرف قرار دهید. این ظروف به نوبه خود حاوی اطلاعات دیگری هستند. یک سند اصلی چیزی نیست جز محفظه ای برای متن و گرافیک (مانند یک سند معمولی)، بلکه نشانگر اسناد جداگانه به نام اسناد فرعی است. هنگامی که با سند اصلی کار می کنید، به نظر می رسد که حاوی تمام اطلاعات درون اسناد فرعی است، حتی اگر اسناد فرعی فایل های جداگانه باشند.
کار با اسناد اصلی و فرعی چندین مزیت دارد:
- افراد یا گروه ها می توانند روی اسناد فرعی کار کنند، در حالی که شخص دیگری روی سازماندهی اسناد فرعی در سند اصلی کار می کند.
- شما می توانید بر روی چندین سند در چارچوب نهایی آنها کار کنید، همانطور که توسط سند اصلی تعیین می شود.
- می‌توانید فهرست‌ها، فهرست‌ها و فهرست‌های دیگر را بر اساس محتوای چند فایل ایجاد کنید.
- می توانید ارجاعات متقابل بین اسناد فرعی ایجاد کنید.
- چاپ کل سند پیچیده آسان تر است زیرا شما به سادگی نیاز به چاپ اصلی دارید.
اگرچه کار با اسناد اصلی و فرعی مزایایی دارد، اما معایبی نیز دارد. این قابل انتظار است، زیرا مدیریت اسناد به این روش لایه دیگری از پیچیدگی فناوری را به اسناد شما اضافه می کند. هر زمان که این اتفاق می افتد، به نظر می رسد همیشه احتمال بیشتری برای "بهم ریختگی" وجود دارد. این اولین و بالقوه جدی ترین ایراد است که ممکن است به دلیل افزایش پیچیدگی سند خود را خراب کنید.
اشکال دیگر این است که انتقال اسناد به مکان دیگری دشوارتر است. با اسناد معمولی، می توانید به سادگی آنها را به مکان دیگری منتقل یا کپی کنید. با استفاده از اسناد اصلی و فرعی، باید فرآیند خاصی را طی کنید، همانطور که در نکته دیگری توضیح داده شده است.
