لن اغلب از Word برای ارسال نامه استفاده می کند و معمولاً یک کپی اسکن شده از امضای خود را در سند می چسباند. با این حال، او نگران است که ممکن است حذف شود یا از آن سوء استفاده شود، بنابراین نمی‌داند آیا راهی برای چسباندن آن در سند (فایل JPG است) وجود دارد و به نوعی ایمن می‌شود.
پاسخ کوتاه این است که هیچ راهی برای محافظت از امضای شما (یا هر فایل گرافیکی دیگری) که در سند خود قرار می دهید وجود ندارد. با این حال، چندین کار وجود دارد که می توانید برای سخت تر کردن استفاده از آن انجام دهید. به عنوان مثال، می توانید با محدود کردن ویرایش، از سند محافظت کنید. (برای شروع، برگه بازبینی نوار را نمایش دهید و بر روی ابزار محدود کردن ویرایش کلیک کنید.) همچنین می توانید سند خود را در قالب PDF ذخیره کنید، که باعث می شود تصویر امضای فردی انتخاب نشود.
البته دلیل اینکه نمی‌توانید از محافظت مطلق برخوردار شوید این است که اگر بتوانید تصویر را ببینید، می‌توان آن را به طریقی گرفته و به صورت الکترونیکی ذخیره کرد. گرفتن اسکرین شات از امضا و برش آن در یک برنامه ویرایش گرافیکی دیگر، بسیار پیش پا افتاده است. (این رویکرد اهمیتی نمی‌دهد که از یک سند Word استفاده می‌کنید یا یک سند PDF - هر دو به همین راحتی قابل گرفتن هستند.)
تنها راه برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از امضای شما این است که امضای خود را در سند وارد نکنید. این آنقدرها هم که به نظر می رسد پیشنهاد نابجایی نیست. به عنوان مثال، ممکن است از یک امضای "تغییر یافته" در سند استفاده کنید، مانند فقط نام خود به جای امضای کامل خود. همچنین ممکن است یک قلم دست خط پیدا کنید و نام خود را با استفاده از فونت تایپ کنید. این یک لمس تزئینی خوبی می دهد، اما امضای واقعی شما را شامل نمی شود.
برای اسناد مهمتر که گیرنده باید مطمئن شود که سند از طرف شما آمده است، ممکن است از امضای گرافیکی چشم پوشی کنید و در عوض از امضای دیجیتال استفاده کنید. امضای دیجیتال سالهاست که برای پیام های ایمیلی در دسترس بوده است. (شما می توانید یک جستجوی اینترنتی انجام دهید تا اطلاعات زیادی در مورد امضاهای ایمیل دیجیتال بیابید.) اما Word برای اسناد شما امضای دیجیتالی را نیز ارائه می دهد. در اینجا مقاله ای در سایت مایکروسافت وجود دارد که در مورد آن با جزئیات بیشتر بحث می کند:
اگرچه این مقاله به طور خاص برای Word 2007 نوشته شده است، محتوای آن برای نسخه های بعدی Word نیز اعمال می شود.
