میشل یک وکیل انفرادی است که تلاش می کند یک دفتر بدون کاغذ ایجاد کند. یکی از عوامل مهم یک قرارداد نامگذاری اسناد است که به او در سازماندهی و مکان یابی اسناد کمک می کند. میشل می‌خواهد همه اسناد را که با تاریخ YYYY_MM_DD شروع می‌شود، ذخیره کند و اطلاعات مشتری مربوطه را به آن اضافه کند. او نمی‌پرسد آیا راهی برای ایجاد یک پیش‌فرض برای Word وجود دارد تا وقتی یک سند جدید را ذخیره می‌کند، به طور خودکار با تاریخ فعلی شروع شود.
چند روش وجود دارد که می توانید برای مدیریت این مشکل استفاده کنید. اکثر راه حل ها شامل استفاده از یک ماکرو به یک روش یا روش دیگر است. شاید ساده ترین رویکرد مبتنی بر ماکرو ایجاد برخی تغییرات در دستور FileSaveAs باشد. این دستوری است که Word هر زمان که Save As را انتخاب می‌کنید (فشردن F12 ساده‌ترین راه برای انجام این کار است) یا هر زمان که روی دکمه Save در نوار ابزار با یک سند کاملاً جدید کلیک می‌کنید، اجرا می‌کند.
Public Sub FileSaveAs() Dim dlgSave As Dialog Set dlgSave = Dialogs(wdDialogFileSaveAs) With dlgSave .Name = Format(Date, "yyyy_mm_dd ") .Show End With End Sub
این ماکرو از نظر مفهومی بسیار ساده است: به سادگی تاریخ جاری (در قالب مورد نظر) را در کادر محاوره ای ذخیره قرار می دهد و سپس کادر محاوره ای را نشان می دهد. به این ترتیب، فرد می‌تواند پس از آن تاریخ، هر «اطلاعات مشتری مرتبط» را که می‌خواهد اضافه کند.
روش دیگر برای قرار دادن تاریخ جاری در کادر محاوره‌ای Save As تکیه بر این واقعیت است که Word به‌طور پیش‌فرض از محتویات فیلد Title در ویژگی‌های سند به عنوان نام فایل پیش‌فرض استفاده می‌کند. می توانید از فیلدها برای به روز رسانی محتوای فیلد عنوان استفاده کنید. این بدان معنی است که می توانید این مراحل کلی را دنبال کنید:
Public Sub AutoNew() Application.ScreenUpdating = False ActiveDocument.Bookmarks("infotitle").Range.Fields.Update ActiveDocument.Bookmarks("infotitle").Range.Delete Application.ScreenUpdating = True End Sub
- یک الگوی کاملاً جدید برای اسناد خود ایجاد کنید. (در صورت تمایل می توانید از الگوی Normal استفاده کنید.)
- فیلد زیر را در سند خود قرار دهید: { info title "{ DATE @ "yyyy_MM_dd" }" }
- کل فیلد تودرتو را نشانه گذاری کنید و از نام نشانک مانند "infotitle" استفاده کنید.
- یک ماکرو مانند موارد زیر ایجاد کنید:
- قالب خود را ذخیره کنید
به یاد داشته باشید که در اجرای مرحله 2، نحوه درج فیلد پرانتز این است که Ctrl+F9 را فشار دهید . فیلد (که در ماکرو AutoNew به‌روزرسانی می‌شود) تاریخ فعلی را در قالب مشخص شده واکشی می‌کند و آن را در قسمت عنوان ویژگی‌های سند قرار می‌دهد. ماکرو، پس از به‌روزرسانی فیلد (و در نتیجه تنظیم فیلد عنوان)، فیلد را از خود سند حذف می‌کند.
نتیجه این است که وقتی شخصی برای اولین بار برای ذخیره سند می رود، Word محتویات قسمت عنوان را می گیرد و از آن به عنوان نام فایل پیشنهادی برای سند استفاده می کند. سپس کاربر می‌تواند هر «اطلاعات مشتری مرتبط» را که پس از تاریخ مورد نظر است، اضافه کند.
اگر ترجیح می‌دهید به هیچ وجه با ماکروها سر در نیاورید و راه‌های دیگری را برای ذخیره سند خود باز دارید - به غیر از شروع با تاریخ - ممکن است بخواهید از سایت Graham Mayor بازدید کنید و به یک افزونه رایگان که به شما اجازه می‌دهد نگاهی بیندازید. برای ذخیره نسخه های شماره گذاری شده سند:
