موری سندی دارد که دارای «کلمات کلیدی» با خط پررنگ فهرست شده است. او مایل است فهرستی ایجاد کند که شامل این کلمات کلیدی باشد. موری به این فکر می کند که آیا راهی برای علامت گذاری خودکار تمام عبارات پررنگ وجود دارد تا در یک نمایه ظاهر شوند.
چند راه وجود دارد که می توانید به این کار نزدیک شوید. شاید ساده ترین راه استفاده از قابلیت AutoMark Word برای ایجاد ورودی های فهرست خود باشد. ترفند این است که کلمات خود را - آنهایی را که می خواهید در یک فهرست قرار دهید - به فایل خودشان وارد کنید. در اینجا یک راه آسان برای انجام این کار وجود دارد:
شکل 1. تب Find از کادر محاوره ای Find and Replace.
- سندی را که برای آن فهرست می خواهید باز کنید.
- یک سند جدید و خالی ایجاد کنید.
- به سند مبدأ خود بازگردید (اونی که برای آن فهرست می‌خواهید).
- Ctrl+H را فشار دهید . Word تب Replace را در کادر گفتگوی Find and Replace نمایش می دهد.
- روی تب Find کلیک کنید. (مراحل 4 و 5 مورد نیاز است زیرا Ctrl+F به روش سنتی در Word 2010 و نسخه های بعدی کار نمی کند.) (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که کادر Find What خالی باشد و نقطه درج در آن باشد.
- Ctrl+B را فشار دهید . کلمه نشان می دهد که می خواهید متن پررنگ پیدا کنید.
- روی گزینه Find In کلیک کنید و Main Document را انتخاب کنید. Word تمام کلمات و عبارات پررنگ سند را انتخاب می کند.
- روی Close کلیک کنید تا کادر گفتگوی Find and Replace حذف شود.
- Ctrl+C را فشار دهید . همه کلمات در کلیپ بورد کپی می شوند.
- به سند خالی بروید.
- Ctrl+V را فشار دهید . همه کلمات اکنون در سند قبلی خالی هستند، یک کلمه در هر خط.
با کلمات موجود در سند خود، می توانید به راحتی آنها را مرتب کنید و به دنبال موارد تکراری بگردید. از شر تکرارها خلاص شوید تا لیستی از کلمات و عبارات منحصر به فرد، یکی در هر خط داشته باشید. سپس باید کلمات را به جدول تبدیل کنید. فقط آنها را انتخاب کنید، تب Insert روبان را نمایش دهید و Tables | را انتخاب کنید تبدیل متن به جدول چیزی که باید به آن برسید جدولی است که دارای یک ستون با کلمات و عبارات شما در آن ستون باشد. (اگر چندین ستون دارید، ممکن است بخواهید تبدیل را لغو کنید و به دنبال هر کاراکتر Tab در لیست کلمات و عبارات بگردید. اگر آنها را پیدا کردید، آنها را حذف کنید، زیرا تبدیل را برای افزودن ستون دیگری آغاز می کنند.)
با تمام کلمات و عبارات خود در یک ستون، یک ستون دوم را درست در سمت راست ستون اول اضافه کنید. برای اینکه ویژگی AutoMark بهترین عملکرد را داشته باشد، ستون اول باید حاوی کلمات یا عباراتی باشد که می‌خواهید در سند علامت‌گذاری شوند و ستون دوم باید حاوی نحوه نمایش آن کلمات و عبارات در فهرست باشد.
به عنوان مثال، ممکن است چندین تغییر از یک عبارت در ستون اول داشته باشید، مانند "نتایج محاسبه شده"، "نتایج شمارش"، "پاسخ های محاسبه شده"، و "پاسخ های محاسبه شده". اگر می‌خواهید هر یک از این‌ها در فهرست زیر عبارت «تعداد نتایج» ظاهر شود، آن عبارت را در سمت راست هر یک از عبارات اصلی قرار دهید. اگر می خواهید کلمه یا عبارت ستون سمت چپ همان کلمه یا عبارت مورد استفاده در فهرست باشد، کافی است آن را از ستون سمت چپ به ستون سمت راست کپی کنید.
وقتی فهرست خود را تمام کردید، سند را ذخیره کنید. سپس می توانید از آنچه ایجاد کرده اید برای علامت گذاری خودکار سند اصلی استفاده کنید، به این ترتیب:
شکل 2. تب Index از کادر محاوره ای Index.
- تب References روبان را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Insert Index کلیک کنید. Word تب Index را در کادر محاوره‌ای Index نمایش می‌دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- روی دکمه AutoMark کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Open Index AutoMark File را نمایش می دهد.
- از کنترل های موجود در کادر محاوره ای برای انتخاب فایلی که حاوی لیست کلمات کلیدی و عبارات شماست استفاده کنید.
- روی Open کلیک کنید.
خودشه. Word از لیست کلمات شما به عنوان "نقشه راه" برای آنچه که باید در سند شما علامت گذاری کند استفاده می کند. هنگامی که ویژگی AutoMark انجام شد، می توانید فهرست خود را به دلخواه ایجاد کنید.
اگر ترجیح می‌دهید، می‌توانید از یک ماکرو برای علامت‌گذاری همه ورودی‌های فهرست در سند خود، بر اساس پررنگ بودن یا نبودن متن استفاده کنید. مثال زیر به سادگی در یک سند برای هر متن پررنگ جستجو می کند. اگر آن متن را پیدا کند، یک ورودی فهرست را در آنجا درج می کند.
Sub InsertingIndexEntries() Application.ScreenUpdating = False Go to the first page of the document Selection.HomeKey wdStory, wdMove Set up the Find and Replace operation Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = True .MatchWildcards = False .Font.Bold = True End With Finds the bold text and inserts an index entry. Do Selection.Find.Execute If Selection.Find.Found Then Checks if the Index field was selected This occurs if it does not contain any entries If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then Insert an index entry and use the text within the selected range as the entry name ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _ Range:=Selection.Range, _ Entry:=Selection.Range.Text, _ EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _ CrossReference:="", _ CrossReferenceAutoText:="", _ BookmarkName:="", _ Bold:=False, _ Italic:=False, _ Reading:="" Move past text that was found and the new index entry Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend Selection.Collapse wdCollapseEnd End If End If Loop While Selection.Find.Found Application.ScreenUpdating = True Application.ScreenRefresh End Sub
به یاد داشته باشید که این ماکرو تمام متن های پررنگ را در سند می یابد، از جمله (احتمالا) مکان هایی که ممکن است انتظار نداشته باشید. به عنوان مثال، اگر عناوینی دارید که به صورت پررنگ قالب بندی شده اند، آن عناوین برای فهرست نیز علامت گذاری می شوند. علاوه بر این، اگر ماکرو را بیش از یک بار اجرا کنید، ممکن است برای هر عبارت یا کلمه پررنگ، چندین ورودی نمایه داشته باشید. اگر لازم است آن را بیش از یک بار اجرا کنید، قبل از اینکه دوباره آن را اجرا کنید، از شر فیلدهای فهرست موجود خلاص شوید.
