جیم اغلب از دستور "ذخیره یک کپی" ورد برای تبدیل یک سند به PDF استفاده می کند. 16 انتخاب در Save a Copy وجود دارد، از جمله یکی برای ذخیره در قالب Word 97. جیم به این فکر می کند که آیا راهی برای حذف فرمت های فایلی وجود دارد که او هرگز از آنها استفاده نکند.
به نظر می رسد محتویات کادر محاوره ای سخت کدگذاری شده است و هیچ راهی برای تنظیم آنچه نمایش داده می شود وجود ندارد. با این حال، می‌توانید از یک رویکرد مبتنی بر کلان برای تنظیم نحوه عملکرد ستایش Save a Copy استفاده کنید.
با این حال، ابتدا به درک کمی در مورد دستور Save a Copy کمک می کند. به راحتی می توان فکر کرد که دستور همان دستور Save As است و تا حدی هم هست. جالب اینجاست که اگر روی تب File روبان کلیک کنید، فقط دو دستور مربوط به ذخیره را مشاهده خواهید کرد: Save و Save As. با این حال، اگر نوار یا نوار ابزار دسترسی سریع را سفارشی کنید، تعداد زیادی از دستورات مربوط به ذخیره را می توان اضافه کرد، از جمله Save a Copy.
اگر دستور Save a Copy را به نوار یا QAT خود اضافه کنید، مانند کلیک کردن بر روی Save As عمل می کند. هر دو دستور همان کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهند. با این حال، دو دستور برای اجرا کدهای ماکرو متفاوتی را فراخوانی می‌کنند. می توانید با افزودن کد زیر به قالب عادی خود، این موضوع را تأیید کنید:
Sub FileSaveACopy() With Dialogs(wdDialogFileSaveAs) .Format = wdFormatPDF .Show End With End Sub
با قرار دادن این ماکرو، با کلیک بر روی ابزار Save a Copy، کادر محاوره‌ای Save As نمایش داده می‌شود، که معمولاً انجام می‌دهد، اما فرمت PDF به طور خودکار در کادر محاوره‌ای انتخاب می‌شود. اگر به جای آن، دستور Save As را انتخاب کنید (یا به سادگی F12 را فشار دهید )، سپس همان کادر محاوره ای Save As نمایش داده می شود، اما فرمت PDF به عنوان پیش فرض انتخاب نشده است.
نتیجه این است که اگر می‌خواهید دستور Save a Copy (و فقط آن دستور) از فرمت PDF به عنوان پیش‌فرض استفاده کند، استفاده از ماکرو بالا به خوبی کار خواهد کرد. با این حال، اگر می‌خواهید هم Save a Copy و هم Save As را برای استفاده از PDF به‌عنوان پیش‌فرض استفاده کنید، به دو ماکرو نیاز خواهید داشت - یکی بالا و هم تغییر زیر:
Sub FileSaveAs() With Dialogs(wdDialogFileSaveAs) .Format = wdFormatPDF .Show End With End Sub
تنها تفاوت در این تغییر نام خود ماکرو است.
همچنین باید توجه داشته باشم که مایکروسافت، به شیوه معمول خود، آب را حتی بیشتر گل آلود کرده است. اگر از Word به عنوان یک برنامه در رایانه لوحی یا تلفن خود استفاده می‌کنید، دستور «ذخیره به‌عنوان» از زبانه «فایل» نوار موجود نیست. در عوض، نمایش تب File نشان می‌دهد که یک دستور Save و Save a Copy وجود دارد—به عبارت دیگر، «Save As» با «Save a Copy» در برنامه جایگزین شده است. با این حال، مشخص نیست که آیا این فقط یک تغییر عبارت است یا اینکه کد زیرین دستور SaveAs یا دستور SaveACopy را فراخوانی می کند.
روش دیگری وجود دارد که می توانید آن را دنبال کنید که ممکن است آسان تر باشد - می توانید کل PDF را با استفاده از یک ماکرو ایجاد کنید. ماکرو کوتاه زیر سند را به یک فایل PDF تبدیل کرده و در همان پوشه سند Word ذخیره می کند. (این بدان معناست که شما فقط باید این ماکرو را روی سندی اجرا کنید که قبلاً ذخیره شده است.)
Sub SavePDFCopy() Dim sName As String With ActiveDocument sName = .Path & "" & .Name sName = Left(sName, InStr(sName, ".") - 1) & ".pdf" End With ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=sName, _ ExportFormat:=wdExportFormatPDF End Sub
اگر ماکرو روی QAT یا روبان قرار گیرد، تنها یک کلیک برای تبدیل سند فعلی به PDF و ذخیره نتیجه مورد نیاز است.
