تیم خاطرنشان می‌کند که هنگام ویرایش یک سند قدیمی‌تر که دست‌های زیادی را پشت سر گذاشته‌اند (دست‌هایی که متعلق به افرادی است که معمولاً سرنخی از سبک‌ها ندارند)، سند همیشه با بارهایی از سبک‌های بسیار مشابه، همه با تغییرات جزئی، به پایان می‌رسد. او در مورد بهترین راه برای به حداقل رساندن این مشکل و بازگرداندن چنین اسنادی به مجموعه ای از سبک های معقول فکر می کند.
این مشکل سال‌ها و سال‌ها باعث ناامیدی ویراستاران و سایر کاربران سنگین Word شده است. متأسفانه راه آسانی برای دور زدن این ناامیدی وجود ندارد. مشکل واقعی این است که سبک ها (همانطور که می دانید) بسیار قدرتمند هستند و با این قدرت نیاز به استفاده درست از آنها وجود دارد. اگر کاربرانی دارید که از آنها به درستی استفاده نمی کنند، در این صورت می تواند در طول زمان باعث خرابی یک سند شود.
پس راه حل این است که کاربران را در مورد استفاده صحیح از سبک ها آموزش دهیم. با این حال، این همیشه امکان پذیر نیست. شما نمی توانید همیشه از کاربران خود انتظار داشته باشید که در این زمینه از Word متخصص شوند.
برای خلاص شدن از شر سبک های مشابه که در طول زمان خود را نشان می دهند، کمی کار نیاز است. به عنوان مثال، فرض کنید که شما سند را با استفاده از یک سبک سفارشی به نام MyStyle ارسال می کنید. وقتی سند برمی گردد، می بینید که دارای تغییراتی در سبک است مانند MyStyle1، MyStyle2، MyStyle+Bold، MyStyle+Centred، و غیره (ممکن است تعداد یا انواع مختلفی از این سبک های مشابه وجود داشته باشد.) برای خلاص شدن از شر آنها، دنبال کنید. این مراحل کلی:
- صفحه کار Style را نمایش دهید. (برگه صفحه اصلی نوار را نمایش دهید و روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه Styles کلیک کنید.)
- در لیست سبک‌ها، یکی از «مشابه‌هایی» را که می‌خواهید از شر آن خلاص شوید، پیدا کنید، مانند MyStyle2.
- نشانگر ماوس را روی استایل ببرید و یک فلش رو به پایین در سمت راست آن ظاهر می شود.
- روی فلش کشویی کلیک کنید و در انتخاب های به دست آمده چیزی شبیه Select All X Instances را می بینید که X نشان دهنده تعداد دفعاتی است که سبک در سند استفاده شده است. روی این گزینه کلیک کنید. Word هر چیزی را در سندی که از این سبک استفاده می کند انتخاب می کند.
- در پنجره کار Style، روی سبک واقعی مورد نظر خود مانند MyStyle کلیک کنید. این سبک صحیح (MyStyle) را برای تمام متن انتخاب شده (MyStyle2) اعمال می کند.
- دوباره روی فلش کشویی سبک کلیک کنید و باید یک گزینه خاکستری را مشاهده کنید که می گوید انتخاب همه: در حال حاضر استفاده نمی شود. این به شما امکان می دهد بدانید که این سبک در حال حاضر در سند استفاده نمی شود و می توانید گزینه Delete (دوباره از منوی کشویی) را انتخاب کنید تا از شر آن خلاص شوید.
- مراحل 2 تا 6 را تکرار کنید تا زمانی که از شر تمام سبک های مشابهی که دیگر نیازی ندارید خلاص شوید.
همانطور که می‌توانید بگویید، این فرآیند بسیار خسته‌کننده است و ما هرگز نتوانسته‌ایم راه‌حلی مبتنی بر کلان پیدا کنیم تا آن را کمتر خسته‌کننده کنیم. مطمئناً می‌توانید با باز کردن یک سند کاملاً جدید که از شیوه نامه دلخواه شما استفاده می‌کند، «از نو شروع کنید»، تمام متن را از سند درهم ریخته کپی کنید و از Paste Special | متن بدون قالب برای وارد کردن آن به سند جدید. سپس باید متن چسبانده شده را مرور کنید و همه استایل ها را همانطور که باید اعمال شوند دوباره اعمال کنید.
اینکه کدام رویکرد آسان‌تر است (حذف سبک‌های ناخواسته در مقابل اعمال مجدد همه سبک‌ها) به طول، پیچیدگی و تعداد سبک‌های ناخواسته در سند بستگی دارد.
