یک فایل AutoMark که a نیز نامیده می شود
concordance file
، می تواند توسط Word برای علامت گذاری خودکار یک سند برای یک نمایه استفاده شود. شما فایلی را ایجاد می‌کنید که مشخص می‌کند چه کلمات یا عباراتی را می‌خواهید برای فهرست علامت‌گذاری شود، و سپس Word در سند جستجو می‌کند، آن کلمات و عبارات را جستجو می‌کند و بر اساس آن علامت‌گذاری می‌کند. شما می‌توانید از فایل نه تنها برای تعیین ورودی‌های فهرست اصلی، بلکه برای تعیین ورودی‌های فرعی نیز استفاده کنید.
اگر می خواهید از یک فایل AutoMark با سند خود استفاده کنید، ابتدا باید نوار ابزار دسترسی سریع Word را سفارشی کنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های نوار ابزار دسترسی سریع در کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر محاوره ای بر روی سفارشی سازی (Word 2007) یا نوار ابزار دسترسی سریع (Word 2010 یا نسخه جدیدتر) کلیک کنید.
- با استفاده از فهرست کشویی Choose Commands From، Commands Not in Ribbon را انتخاب کنید. Word دستورات موجود در سمت چپ کادر محاوره ای را تنظیم می کند. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست دستورات اسکرول کنید و یک بار روی دستور Index and Tables کلیک کنید.
- روی دکمه Add کلیک کنید. دستور Index and Tables به سمت راست کادر محاوره ای حرکت می کند.
- روی OK کلیک کنید. کادر محاوره ای ناپدید می شود و یک نقطه (فرمان Index and Tables) در نوار ابزار دسترسی سریع ظاهر می شود. بسته به نسخه ای که از Word استفاده می کنید، رنگ نقطه می تواند سبز، آبی یا سفید باشد.
اکنون، اگر روی نقطه Index and Options کلیک کنید، کادر محاوره‌ای Index and Options را مشاهده می‌کنید و می‌توانید روی دکمه AutoMark در آن کادر محاوره‌ای کلیک کنید.
اساساً یک فایل AutoMark از یک جدول دو ستونی تشکیل شده است. در ستون سمت چپ، کلمه یا عبارتی را که می‌خواهید یک ورودی فهرست را راه‌اندازی کنید، مشخص می‌کنید. در ستون سمت راست، خود ورودی شاخص واقعی را مشخص می‌کنید. به عنوان مثال، در ستون سمت چپ می توانید Menkaure را وارد کنید و در ستون سمت راست ممکن است هرم ها را وارد کنید. به این ترتیب، هر تکرار کلمه Menkaure در سند شما منجر به یک ورودی فهرست زیر کلمه Pyramids می شود.
اگر می‌خواهید دقیق‌تر شوید، می‌توانید مشخص کنید که یک کلمه کلیدی خاص باید زیر یک زیرمجموعه قرار گیرد. به عنوان مثال، می توانید کلمه Menkaure را در ستون سمت چپ و در سمت راست می توانید Pyramids:Egypt را قرار دهید. به این ترتیب، هر نمونه از Menkaure در سند شما منجر به یک ورودی فهرست زیر کلمه مصر می شود که یک ورودی فرعی برای کلمه اهرام است. به همین ترتیب، می توانید Teotihuachuan را به عنوان یک ورودی شاخص در زیر مکزیک، که در زیر اهرام قرار دارد، مشخص کنید.
