دبورا از Track Changes برای یادداشت ویرایش های انجام شده در یک سند استفاده می کند. او اصلاحاتی را در سندی انجام داد که Track Changes روشن بود، بنابراین تغییرات او یک رنگ بود. رئیس او سند را بررسی کرد و آن را به او پس داد و از او خواست که دور بعدی تغییرات با رنگی متفاوت از دور اول باشد. دبورا از خود می‌پرسد که آیا راهی وجود دارد که مشخص کند مجموعه تغییرات بعدی او به رنگ دیگری باشد.
ویژگی Words Track Changes رنگ های نشانه گذاری را بر اساس نام کاربری انتخاب می کند. برای ایجاد تغییرات بعدی باید نام کاربری را کمی تغییر دهید. اگر از Word 2007 یا Word 2010 استفاده می کنید، مراحل زیر را مشاهده می کنید:
شکل 1. گزینه های عمومی کادر محاوره ای Word Options.
- تب Review را روی نوار نمایش دهید.
- روی فلش رو به پایین زیر گزینه Track Changes در گروه Tracking کلیک کنید.
- تغییر نام کاربری را انتخاب کنید. اگر از Word 2007 استفاده می‌کنید، Word گزینه‌های محبوب کادر گفتگوی Word Options را نمایش می‌دهد. اگر از Word 2010 استفاده می‌کنید، گزینه‌های عمومی کادر گفتگوی Word Options را نشان می‌دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- مقدار فیلد User Name را با افزودن یا حذف یک حرف اول نام یا نام وسط یا با افزودن یک عدد به انتهای نام تغییر دهید.
- فیلد Initials را تغییر دهید تا با تغییری که در قسمت User Name ایجاد کرده اید مطابقت بیشتری داشته باشد.
- روی OK کلیک کنید.
اگر از Word 2013 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، مراحل کمی متفاوت است:
شکل 2. کادر گفتگوی Track Changes Options.
شکل 3. گزینه های عمومی کادر محاوره ای Word Options.
- تب Review را روی نوار نمایش دهید.
- روی فلش کوچک در سمت راست پایین گروه Tracking کلیک کنید. Word کادر گفتگوی Track Changes Options را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- روی دکمه تغییر نام کاربری کلیک کنید. Word گزینه های عمومی کادر گفتگوی Word Options را نمایش می دهد.
- مقدار فیلد User Name را با افزودن یا حذف یک حرف اول نام یا نام وسط یا با افزودن یک عدد به انتهای نام تغییر دهید.
- فیلد Initials را تغییر دهید تا با تغییری که در قسمت User Name ایجاد کرده اید مطابقت بیشتری داشته باشد.
- مطمئن شوید که چک باکس همیشه از این مقادیر بدون توجه به ورود به آفیس استفاده کنید انتخاب شده باشد. (این مرحله بسیار مهم است.) (شکل 3 را ببینید.)
- روی OK کلیک کنید.
ویرایش‌ها با تغییر مسیر اکنون رنگ جدیدی خواهند داشت. هنگامی که ماوس روی یک تغییر قرار می گیرد، نام کاربری جدید نمایش داده می شود. اگر نام کاربری را به مقدار اصلی برگردانید، ویرایش‌های آینده به رنگی که برای اولین بار به آن نام اختصاص داده شده بود، بازخواهد گشت.
پس از پایان کار، مطمئن شوید که نام کاربری خود را به مقدار اصلی برگردانید تا سایر اسناد به جای نام پیچیده برای اهداف ویرایش، با آن نام برچسب گذاری شوند.
