ویژگی Track Changes Word هنگامی که می خواهید ردیابی کنید چه کسی چه تغییراتی را در یک سند ایجاد می کند بسیار مفید است. این ویژگی، دیدن ویرایش‌ها، همراه با نام شخصی که تغییر را انجام داده است را آسان می‌کند.
در برخی موقعیت‌های اداری، ممکن است بخواهید تغییرات توسط چند نفر انجام شود، اما برای اینکه این تغییرات در سند ظاهر شود که گویی توسط یک فرد انجام شده است. برای مثال، رئیس شما ممکن است تغییراتی را در یک سند ایجاد کند و سپس یک نسخه علامت‌گذاری شده از سند چاپ شده را به دستیار بدهد تا تغییرات بیشتری را وارد کند. به جای اینکه این تغییرات دیگر طوری به نظر برسند که گویی توسط دستیار انجام شده است، احتمالاً می خواهید که نشان داده شود که توسط رئیس انجام شده است. (این منطقی است - آنها برای شروع تغییرات رئیس بودند؛ شخص دیگری به تازگی آنها را وارد کرده است.)
چند راه برای این کار در Word وجود دارد. واضح ترین راه این است که دستیار تغییرات را با استفاده از رایانه رئیس انجام دهد. با این حال، این ممکن است عملی نباشد، زیرا ممکن است رئیس نمی‌خواهد رایانه‌اش توسط شخص دیگری استفاده شود، یا رایانه رئیس ممکن است یک دستگاه قابل حمل باشد که با رئیس سفر می‌کند.
این منجر به رویکرد دیگری می شود - وانمود کنید که رئیس هستید. وقتی ویژگی Track Changes را در Word روشن کنید، با هر تغییری که در یک سند ایجاد می‌شود، یک نام کاربری ذخیره می‌کند. این نام از نام و حروف اولی که در Word تنظیم کرده اید گرفته شده است. (در Word 2007، شما این کار را در قسمت گزینه های محبوب کادر گفتگوی Word Options انجام می دهید. در نسخه های بعدی Word، این کار را در قسمت گزینه های عمومی در کادر گفتگوی Word Options انجام می دهید.)
اگر می‌خواهید وانمود کنید که رئیس هستید، به طوری که ویرایش‌های شما به‌عنوان ویرایش‌های رئیس نشان داده می‌شوند، فقط نام و حروف اول را تغییر دهید تا با آنچه در سیستم رئیس است مطابقت داشته باشد. اطلاعات باید دقیقاً مطابقت داشته باشند، در غیر این صورت Word همچنان ویرایش‌های شما را متفاوت از ویرایش‌های اصلی رئیس در نظر می‌گیرد. یک راه مفید برای اطمینان از اینکه همه چیز یکسان است این است که این مراحل را در رایانه رئیس دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های عمومی کادر محاوره ای Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر محاوره ای، روی Popular (Word 2007) یا General (نسخه های بعدی) کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- Alt+Print Screen را فشار دهید . این یک تصویر از کادر محاوره ای را در کلیپ بورد کپی می کند.
- یک سند جدید و خالی ایجاد کنید.
- Ctrl+V را فشار دهید . شما باید تصویر کادر محاوره ای را در سند ببینید.
- سند را چاپ کنید.
شما اکنون یک نسخه چاپی از اطلاعات کاربری رئیس دارید، به این معنی که می توانید آن را دقیقاً در سیستم خود مطابقت دهید.
نکته ای که باید از آن آگاه باشید این است که اطلاعات موجود در برگه اطلاعات کاربر فقط برای پیگیری تغییرات استفاده نمی شود. در جاهای دیگر نیز استفاده می شود. به عنوان مثال، در ویژگی های فایل مرتبط با یک فایل، و همچنین در هنگام درج نظرات ظاهر می شود. همچنین به عنوان نتایج برای کدهای فیلد مختلف نشان داده می شود. بنابراین، ایده خوبی است که برگه اطلاعات کاربر خود را تنها زمانی که می خواهید روی سند رئیس کار کنید تغییر دهید و به محض اینکه کار با سند تمام شد، آن را به اطلاعات خود تغییر دهید. اگر مجبورید این سوئیچ را به طور منظم انجام دهید، ممکن است بخواهید فرآیند را در یک ماکرو ضبط کنید که بعداً بتوانید آن را دوباره پخش کنید تا تغییر به طور خودکار انجام شود.
