وجود فهرستی از نام ها در یک سند غیرعادی نیست و سپس باید آن نام ها را مرتب کنید. با این حال، قالبی که نام ها در آن ظاهر می شوند می تواند آزاردهنده باشد. برای مثال، اگر نام‌ها به ترتیب FIRST LAST باشند، پس مرتب‌سازی آنها می‌تواند چالش‌برانگیزتر از زمانی باشد که به ترتیب LAST، FIRST باشند. با این حال، چندین راه وجود دارد که می توانید این کار را انجام دهید. یکی از راه ها استفاده از جداول است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که این مراحل کلی را دنبال کنید:
- با استفاده از فاصله بین نام و نام خانوادگی به عنوان جداکننده بین ستون ها، متن را به جدول تبدیل کنید.
- نام ها را بر اساس ستون دوم که حاوی نام خانوادگی است مرتب کنید.
- جدول را دوباره به متن تبدیل کنید.
این فرآیند ممکن است دشوار به نظر برسد، اما می‌تواند خیلی سریع پیش برود و به شما امکان می‌دهد به راحتی ببینید Word در حین مرتب‌سازی چه می‌کند.
روش دیگری که نیازی به آشفتگی با جداول ندارد، مرتب کردن متن بر اساس کلمات است. با دنبال کردن این مراحل می توانید این کار را انجام دهید:
شکل 1. کادر محاوره ای مرتب سازی متن.
شکل 2. کادر محاوره ای گزینه های مرتب سازی.
- مطمئن شوید که اسامی در سند شما مرتب شده است تا در هر پاراگراف فقط یک نفر وجود داشته باشد.
- تمام پاراگراف های حاوی نام را انتخاب کنید.
- مطمئن شوید که تب Home نوار نمایش داده می شود.
- بر روی ابزار Sort در گروه Paragraph کلیک کنید. Word کادر محاوره‌ای Sort Text را نمایش می‌دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- روی گزینه ها کلیک کنید. Word کادر محاوره‌ای Sort Options را نمایش می‌دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- گزینه Other را انتخاب کنید.
- هر آنچه در کادر سمت راست Other وجود دارد را پاک کنید و یک فاصله را جایگزین کنید. (شما به Word می گویید که می خواهید فاصله ها را به عنوان نقطه تقسیم بین فیلدهای مرتب سازی در نظر بگیرید.)
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Sort Options بسته شود.
- از لیست های کشویی مرتب سازی بر اساس برای تعیین کلمه ای که می خواهید بر اساس آن مرتب سازی کنید، استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید بر اساس نام خانوادگی (کلمه بعد از اولین فاصله) مرتب سازی کنید، باید Word 2 را در لیست کشویی مرتب سازی بر اساس انتخاب کنید.
- بر روی OK کلیک کنید تا نام خود را مرتب کنید.
باید توجه داشته باشید که این رویکرد فقط بسته به ساخت نام‌های موجود در لیست شما به درستی کار می‌کند. اگر فقط یک نام و نام خانوادگی برای هر فرد وجود داشته باشد، پس مرتب سازی به خوبی انجام می شود. همچنین اگر برای هر فرد یک نام، وسط و نام خانوادگی وجود داشته باشد خوب کار خواهد کرد - تنها تفاوت این است که در مرحله 8 کلمه 3 را انتخاب می کنید. با این حال، اگر دو نام برای برخی افراد و سه نام وجود داشته باشد، مشکلات به وجود می آیند. برای بقیه. در این موارد، حتی رویکرد تبدیل به جدول که ابتدا ذکر شد، به درستی کار نخواهد کرد. در این صورت باید کاری انجام دهید تا مطمئن شوید که Word با نام‌های اول و میانی به‌گونه‌ای رفتار می‌کند که انگار یک کلمه هستند. به عنوان مثال، با جدا کردن آنها با یک فضای بدون شکستن.
