ذخیره و استفاده از فرم

Question

هنگامی که تمام متن ها و فیلدهایی که فرم شما را تشکیل می دهند را تعریف کردید، آماده ذخیره آن و استفاده از آن هستید. به عنوان آخرین مرحله قبل از ذخیره، باید مطمئن شوید که روی دکمه Protect Form در نوار ابزار Forms کلیک کرده اید (این دکمه با یک قفل روی آن است). این فرم را از تغییرات ناخواسته محافظت می کند و به این معنی است که فقط محتویات فیلدهای مختلف توسط کاربر قابل تغییر است.

اکنون باید فرم خود را به عنوان یک الگوی سند ذخیره کنید. برای انجام این کار؛ این موارد را دنبال کنید:

1. F12 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
2. با استفاده از فهرست کشویی Save As Type، Word Template را انتخاب کنید. (اگر الگوی شما حاوی ماکرو است، باید الگوی Word Macro-Enabled را به جای آن انتخاب کنید.)
3. در صورت لزوم، به دایرکتوری که در آن الگو قرار است ذخیره شود، تغییر دهید. (شما باید الگو را در همان دایرکتوری با سایر الگوهای سند خود ذخیره کنید.)
4. در قسمت File Name، نامی را که می خواهید این الگو تحت آن ذخیره شود، وارد کنید.
5. روی Save کلیک کنید.

اکنون الگو ذخیره شده است و می توانید سند را روی صفحه خود ببندید. وقتی بعداً می‌خواهید از فرم استفاده کنید، مراحل زیر یک فرم خالی بر اساس قالبی که به تازگی ذخیره کرده‌اید ایجاد می‌کند. اگر از Word 2013 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، این مراحل را دنبال کنید:

1. روی تب File روبان کلیک کنید و سپس روی New کلیک کنید. Word گزینه هایی را برای ایجاد سند جدید شما نمایش می دهد. به طور پیش فرض، Word قالب های داخلی و آنلاین مختلفی را نشان می دهد.
2. در بالای گزینه سمت چپ بالا (زیر کادر جستجو) روی Personal کلیک کنید. Word هر قالبی را که قبلا ایجاد کرده اید نمایش می دهد.
3. روی قالب فرمی که قبلا ایجاد کردید کلیک کنید.

اگر از Word 2010 استفاده می کنید، به جای آن این مراحل را دنبال کنید:

1. روی تب File روبان کلیک کنید و سپس روی New کلیک کنید. Word گزینه هایی را برای ایجاد سند جدید شما نمایش می دهد. به طور پیش فرض، Word قالب های داخلی و آنلاین مختلفی را نشان می دهد.
2. در قسمت «الگوهای موجود» (نزدیک بالای صفحه) روی «الگوهای من» کلیک کنید. Word تب Personal Templates را در کادر محاوره ای New نمایش می دهد.
3. قالب فرمی را که قبلا ایجاد کرده اید انتخاب کنید.
4. روی OK کلیک کنید.

در نهایت، اگر از Word 2007 استفاده می کنید این مراحل را دنبال کنید:

1. روی دکمه Office کلیک کنید و سپس روی New کلیک کنید. Word کادر محاوره ای New Document را نمایش می دهد.
2. در قسمت Templates پنجره، روی پیوند New From Existing کلیک کنید. این عمل به Word اطلاع می دهد که می خواهید یک سند جدید بر اساس یک الگو (یا سند) که در رایانه شما قرار دارد ایجاد کنید. Word کادر محاوره ای New From Existing Document را نمایش می دهد.
3. با استفاده از کنترل‌های موجود در کادر محاوره‌ای، قالب فرمی را که قبلا ایجاد کرده‌اید پیدا کرده و انتخاب کنید.
4. روی Create New کلیک کنید.

در این مرحله Word یک سند جدید بر اساس الگوی انتخابی شما ایجاد می کند. اکنون می توانید از فرم به روش زیر استفاده کنید:

1. از کلید Tab برای جابجایی بین فیلدهای سند خود استفاده کنید و در حین حرکت اطلاعات را وارد کنید.
2. وقتی وارد کردن اطلاعات تمام شد، در صورت تمایل فرم خود را چاپ کنید.
3. F12 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
4. با استفاده از فهرست کشویی Save As Type، Word Document را انتخاب کنید.
5. در صورت لزوم، به دایرکتوری که فرم باید در آن ذخیره شود، تغییر دهید.
6. در قسمت File Name، نامی را که می خواهید این سند تحت آن ذخیره شود، وارد کنید.
7. روی Save کلیک کنید.