Word انواع زیادی از برچسب ها را ارائه می دهد که با آنها کاملاً خوب کار می کند. هنگام انجام یک ادغام نامه، می توانید داده های خود را به طور خودکار برای چاپ روی هر یک از برچسب هایی که Word پشتیبانی می کند، فرمت کنید. هنگام انجام ادغام، Word برچسب ها را از چپ به راست و از بالا به پایین پر می کند. برای مثال، اگر روی برچسب‌هایی با سه عرض چاپ می‌کنید، Word داده‌ها را قبل از اینکه به ردیف دوم بروید، در سه برچسب در ردیف اول قرار می‌دهد.
اگر بخواهید ترتیب پر کردن برچسب ها متفاوت باشد، چه؟ به عنوان مثال، اگر بخواهید ستون اول برچسب ها (از بالا به پایین) قبل از اینکه Word به ستون دوم برود پر شود، چه؟ هیچ تنظیم یا ویژگی در Word وجود ندارد که به شما امکان می‌دهد «سفارش پر کردن» را برای برچسب‌ها در ادغام ایمیل مشخص کنید. با این حال، چند راه برای مدیریت این وضعیت وجود دارد.
اول از همه، می توانید با منبع داده خود شروع کنید و به سادگی اطلاعات موجود در منبع داده را دوباره ترتیب دهید. اگر منبع داده شما یک جدول Word یا یک کتاب کار اکسل است، این کار نسبتاً آسان است. اگر از Access به عنوان منبع داده استفاده می کنید یا اگر تعداد رکوردها در منبع داده شما بسیار زیاد است، پیگیری این راه حل می تواند غیرعملی، خسته کننده یا غیرممکن باشد.
راه حل بالقوه دیگر، بازسازی دستی سندی است که برچسب ها را در آن ادغام می کنید. وقتی انتخاب می‌کنید که Word سند ادغام را ایجاد کند، و به Word می‌گویید که در حال چاپ روی برچسب‌ها هستید، سپس Word جدولی ایجاد می‌کند که نمایانگر ظاهر برچسب‌ها در صفحه چاپ شده است. سپس این جدول با استفاده از اطلاعات منبع داده پر می شود. اگر در قالب‌بندی سند و ایجاد جدول مهارت دارید، می‌توانید سند ادغام را تغییر دهید. به جای تکیه بر جدولی که Word تنظیم می کند، می توانید جدول خود را در یک سند چند ستونی تنظیم کنید.
برای مثال، فرض کنید می‌خواهید روی برچسب‌های آدرس استاندارد سه نقطه چاپ کنید. به طور معمول Word جدولی به عرض سه ستون و عمق ده سطر ایجاد می کند. شما می توانید اساساً همین کار را با استفاده از ابزار Columns در زبانه Layout روبان برای ایجاد سه ستون در صفحه خود انجام دهید. (اینها ستون‌های جدول نیستند، بلکه ستون‌های صفحه هستند.) سپس، جدولی ایجاد کنید که عرض آن یک ستون و عمق سی سطر باشد. جدول در ستون های صفحه قرار می گیرد و باید در یک صفحه باقی بماند. اگر سلول‌های جدول را به اندازه مناسب تنظیم کنید و ستون‌های صفحه را روی عرض مناسب تنظیم کنید، برچسب‌های شما با هم ادغام شده و از بالا به پایین و چپ به راست چاپ می‌شوند.
یک راه ساده تر برای انجام این راه حل (به جای شروع با یک سند از ابتدا) این است که این مراحل کلی را دنبال کنید:
- همانطور که معمولاً انجام می دهید، یک سند ادغام نامه ای برای برچسب های خود ایجاد کنید. داده ها را ادغام نکنید. فقط سند ادغام را ایجاد کنید.
- تمام ستون های جدول به جز ستون اول را انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگر جدول Word ایجاد شده برای برچسب ها دارای سه ستون است، ستون دوم و سوم را انتخاب کنید.
- ستون ها را حذف کنید اکنون باید جدولی داشته باشید که تنها یک ستون آن باقی مانده است.
- از ابزار Columns در تب Layout روبان استفاده کنید (Columns بیشتر را انتخاب کنید) تا مشخص کنید که چند ستون می خواهید برای صفحه شما استفاده شود. (مطمئن شوید که فضای بین ستون ها را نسبتاً کوچک تنظیم کرده اید.)
- ردیف دوم جدول را انتخاب کرده و Ctrl+C را فشار دهید . این سطر را در کلیپ بورد کپی می کند.
- Ctrl+V را برای چسباندن ردیف فشار دهید . به فشار دادن Ctrl+V ادامه دهید تا ردیف‌های اضافی را بچسبانید تا زمانی که یک صفحه کامل از برچسب‌ها داشته باشید.
با دنبال کردن این مراحل، تنها کاری که باید انجام دهید این است که فاصله بین ستون‌ها را تنظیم کنید تا برچسب‌های شما در فاصله افقی مناسب روی صفحه چاپ شوند.
