با گذشت زمان جمع آوری تعداد زیادی اسناد بسیار امکان پذیر است. در برخی موارد ممکن است بخواهید همان تغییر را در هر یک از اسناد موجود در مجموعه ایجاد کنید. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد نام شرکت را در هر سند تغییر دهید. بدیهی است که میتوانید هر سند را باز کنید، تغییر ایجاد کنید و سپس سند را ذخیره کنید، اما اگر صدها یا هزاران سند برای پردازش داشته باشید، این فرآیند میتواند به سرعت خستهکننده شود.
چه باید کرد؟ مطابق با نکته ای که در سایر مسائل از
هر زمان که کاری پیش پا افتاده و خسته کننده برای انجام دادن دارید، اغلب می توانید از یک کلان برای انجام کار برای شما استفاده کنید. به عنوان مثال، میتوانید یک ماکرو بنویسید که از تمام اسناد یک فهرست عبور کند، هر کدام را به نوبه خود بارگیری کند، متن لازم را جستجو و تغییر دهد، و سند را دوباره ذخیره کند. این فرآیند با فرآیندی که به صورت دستی دنبال می کنید تفاوتی ندارد، با این تفاوت که تحت کنترل ماکرو انجام می شود. این کار را بسیار آسان تر و سریع تر می کند.
در زیر نمونه ای از ماکرو Word است که می تواند این کار را انجام دهد:
Public Sub MassReplace() Dim Directory As String Dim FType As String Dim FName As String Directory = "d: emp" FType = "*.docx" ChDir Directory FName = Dir(FType)for each file you find, run this loop Do While FName <> ""open the file Documents.Open FileName:=FNamesearch and replace the company name selection.Find.ClearFormatting selection.Find.Replacement.ClearFormatting With selection.Find .Text = "OldCompanyName" .MatchCase = True .Replacement.Text = "NewCompanyName" End With selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAllreplace street address With selection.Find .Text = "OldStreetAddress" .Replacement.Text = "NewStreetAddress" End With selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAllreplace the City, State, and Zip code With selection.Find .Text = "OldCityStateAndZip" .Replacement.Text = "NewCityStateAndZip" End With selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAllsave and close the current document ActiveDocument.Close wdSaveChangeslook for next matching file FName = Dir Loop End Sub
این ماکرو بسیار قدرتمند است و به شما امکان می دهد نه تنها نام شرکت، بلکه آدرس شرکت خود را نیز تغییر دهید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که تغییراتی ایجاد کنید تا مشخص کنید از کدام دایرکتوری و درایو در جستجوی خود استفاده کنید و همچنین اطلاعات شرکت قدیمی و جدید چیست.
اگر کار با ماکروها کمی فراتر از آن چیزی است که می خواهید با آن مقابله کنید، تعدادی از محصولات تجاری مختلف نیز در دسترس هستند که با اسناد Word کار می کنند. مشترکین مختلف برنامه های زیر را پیشنهاد کرده اند:
