یکی
خواننده در مورد نیاز به شماره گذاری صفحات ویژه برای سازمان خود نوشت. علاوه بر قرار دادن یک شماره صفحه معمولی در بالای صفحه، در صفحه قبلی یک پاورقی قرار می دهند که شماره صفحه آینده را نشان می دهد. به عنوان مثال، در پایین صفحه 1 ممکن است "ادامه در صفحه 2" را قرار دهید. سوال این بود که چگونه می توان چنین فوتر را در هر صفحه به جز صفحه آخر قرار داد و چگونه می توان شماره صفحه مناسب را در آنجا قرار داد.
هیچ روش داخلی و خودکاری برای انجام این کار در Word وجود ندارد. با این حال، تمام اطلاعات مورد نیاز شما از طریق استفاده از فیلدهای Word در دسترس است. یک فیلد مرکب (که با قرار دادن یک فیلد در یک فیلد پیادهسازی میشود) این کار را انجام میدهد. فیلد ترکیبی زیر به شما امکان می دهد اطلاعات مناسب را در پایین هر صفحه قرار دهید. پاورقی متفاوت در صفحه آخر ظاهر می شود.
{ IF { PAGE } < { NUMPAGES } "Continued on page {={PAGE} + 1}" "Last Page"}
به استفاده از افزایش شماره صفحه در فیلد توجه کنید تا صفحه بعدی همیشه ارجاع داده شود. اگر میخواهید دقیقاً متنی را که با افزایش شماره صفحه ظاهر میشود تغییر دهید، کافی است اطلاعاتی را که بین علامتهای نقل قول ظاهر میشود، اما خارج از قسمت شماره صفحه ترکیبی، تغییر دهید. (در این مورد، متن "ادامه در صفحه" است.) علاوه بر این، اگر نمی خواهید هیچ پاورقی در صفحه آخر سند ظاهر شود، بخش "آخرین صفحه" فیلد را حذف کنید (از جمله گیومه ها).
میتوانید با فشار دادن Ctrl+F9، پرانتزهای فیلد را وارد کنید و میتوانید با استفاده از کلید میانبر یکسان، فیلدهای مختلف را، همانطور که این نکته نیاز دارد، قرار دهید. برای ایجاد فوتر مورد نظر، سند خود را باز کنید و این مراحل را دنبال کنید.
- اگر سند چندین بخش دارد، نقطه درج را در هر جایی از قسمتی که میخواهید پاورقی ظاهر شود قرار دهید.
- در تب Insert نوار، به گروه Header & Footer نگاه کنید. روی کنترل سرصفحه و/یا پاورقی کلیک کنید و Word لیست کشویی الگوهایی را برای انتخاب نمایش می دهد.
- پس از درج هدر یا پاورقی، تب شرطی Header & Footers Tools Design توسط Word نمایش داده می شود.
- فیلد ترکیبی را وارد کنید (همانطور که قبلا در این نکته نشان داده شده است).
- با نقطه درج در فیلد ترکیبی که ایجاد کردید، Shift+F9 را فشار دهید تا فیلد جمع شود.
- در تب Header & Footer Tools Design، به گروه Close نگاه کنید. وقتی روی ابزار Close Header and Footer کلیک میکنید، Word فوکوس را به بدنه سند برمیگرداند.
وقتی فیلدها را ایجاد میکنید، مطمئن شوید که از املای مناسب نام فیلدها استفاده میکنید و علامتهای نقل قول همانطور که نشان داده میشوند گنجانده شدهاند.
وقتی از فیلدی مانند این استفاده میکنید، ایده خوبی است که قبل از چاپ، فیلدها را بهصورت دستی بهروزرسانی کنید یا مطمئن شوید که Word برای انجام خودکار این کار تنظیم شده است. با دنبال کردن این مراحل می توانید این موضوع را بررسی کنید:
شکل 1. صفحه Options را در کادر گفتگوی Word Options نمایش دهید.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در ستون سمت چپ گزینه Display را انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که کادر بررسی Update Fields Before Printing انتخاب شده است.
- برای ذخیره تغییرات بر روی OK کلیک کنید و از کادر محاوره ای خارج شوید.
اکنون، هر زمان که چاپ می کنید، Word ابتدا تمام قسمت های سند را قبل از تولید صفحه اول به روز می کند. این تضمین می کند که فوترهای شما همانطور که می خواهید ظاهر می شوند.
