خودشان قفل می شوند
هر بار که گری سعی می کند یک سند را باز کند، پیام "قفل شده توسط کاربر، فقط خواندن..." را دریافت می کند. گری تنها کاربر/مدیر است و هرگز هیچ یک از اسناد خود را قفل نکرده است. او تعجب می کند که چگونه این اعلان ها را خاموش کند.
برای پی بردن به این نوع مسئله می‌توان به کمی حیله گری نیاز داشت. اولین کاری که باید انجام دهید این است که به این فکر کنید که اولین بار چه زمانی مشکل ظاهر شد و دقیقاً قبل از بروز چه چیزی تغییر کرد. آیا نسخه ویندوز خود را به روز کردید؟ (اگر چنین است، به احتمال زیاد مشکل مربوط به چیزی در ویندوز است.) آیا نسخه جدیدی از Microsoft Office را نصب کرده اید؟ (اگر چنین است، پس به احتمال زیاد مشکل مربوط به چیزی در نصب جدید است.) آیا فایل ها را به یک درایو خارجی یا یک درایو شبکه جدید منتقل کرده اید؟ (اگر چنین است، پس محتمل ترین علت مشکل همین است.)
شما این ایده را دریافت می کنید - اگر قبلاً همه چیز خوب کار می کرد و چیزی تغییر کرد، احتمالاً تغییر دلیل مشکل است. با این حال، بیایید فرض کنیم که مشکل مربوط به به روز رسانی در ویندوز نیست - که فراتر از محدوده نکته ای مانند این است.
هر زمان که می خواهید سندی را در Word باز کنید، بررسی می کند که آیا یک "فایل قفل" وجود دارد یا خیر. این یک فایل خاص است که گاهی اوقات "فایل مالک" نامیده می شود که در همان پوشه سند اصلی وجود دارد. اگر فایل قفل وجود نداشته باشد، Word آن را باز می کند تا نشان دهد که فایل در حال حاضر در حال استفاده است. هنگامی که Word به طور عادی خارج می شود، فایل قفل حذف می شود. بنابراین، به عنوان یک "پرچم" عمل می کند که سند توسط شخصی باز می شود تا اگر کاربر دیگری سعی کند سند را باز کند، نمی تواند جلسه ویرایش موجود را خراب کند.
آنچه من تا کنون توضیح داده ام این است که چگونه فایل قفل قرار است کار کند - زمانی که سند باز می شود ایجاد می شود، وقتی سند بسته می شود حذف می شود. با این حال، اگر Word به طور غیرعادی خارج شود، قبل از حذف فایل قفل چه اتفاقی می افتد؟ اگر فایل روی درایو خارجی یا درایو شبکه باشد که فایل‌ها در آن حذف نمی‌شوند چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر فایل قفل هرگز حذف نشد، دفعه بعد که سند را باز می‌کنید، پیامی مانند Garry در حال مشاهده خواهید دید.
اولین کاری که باید امتحان کنید این است که از Word خارج شوید و در ویندوز به دنبال فایل های قفل بگردید. به یاد داشته باشید، آنها در همان دایرکتوری های اسناد هستند. آنها همان نام سند را خواهند داشت، اما دو کاراکتر اول با علامت tilde (~) و علامت دلار ($) جایگزین می شوند. بنابراین، اگر نام سند "Monthly Report.docx" باشد، نام فایل قفل "~$onthly Report.docx" خواهد بود.
از آنجایی که شما به طور کامل از Word خارج شده اید، پس نباید هیچ فایل قفلی روی سیستم شما وجود داشته باشد. می‌توانید با خیال راحت هر چیزی را که با «~$» شروع می‌شود و پسوند نام فایلی که نشان می‌دهد یک فایل Word است، حذف کنید. وقتی بعداً سعی می کنید سند را در Word باز کنید، مشکل نباید ظاهر شود. کل این فرآیند (به علاوه برخی) در این صفحه پشتیبانی مایکروسافت توضیح داده شده است:
(بله، می دانم که URL طولانی احمقانه ای است، اما به نظر می رسد این همان چیزی است که مایکروسافت این روزها از آن استفاده می کند.)
به یاد داشته باشید که فایل‌های قفل معمولاً هنگام باز شدن یک سند ایجاد می‌شوند و در صورت بسته شدن یک سند حذف می‌شوند. این به این معنی است که اگر اسناد شما در یک درایو شبکه مشترک است، ممکن است شخص دیگری اسناد را باز کند و آنها به درستی از Word خارج نشوند. اگر اینطور است، ممکن است بعداً دوباره مشکل را مشاهده کنید، حتی اگر با مشکل حذف فایل‌های قفل مواجه شدید. تنها راه حل برای چنین علتی این است که به سایر کاربران آموزش دهیم که چگونه باید از Word خارج شوند وقتی کار با یک سند تمام شد.
همچنین ممکن است بخواهید بررسی کنید که از چه برنامه های آفیس دیگری استفاده می کنید. به عنوان مثال، Outlook را می توان طوری پیکربندی کرد که از Word به عنوان ویرایشگر آن استفاده کند. از تمام برنامه های آفیس خود (از جمله Outlook) خارج شوید و سپس Word را مجدداً راه اندازی کنید، اما Outlook را نه. اگر مشکل دیگر ظاهر نشد، پس می‌دانید که Outlook مقصر است—این اسناد را باز می‌کند (از آنجایی که از Word به عنوان ویرایشگر آن استفاده می‌کند) و هنگامی که می‌خواهید آنها را در Word باز کنید آنها را درحال استفاده نشان می‌دهد.
گزارش‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد مشکل ممکن است به دلیل نحوه باز کردن سند باشد. به عنوان مثال، دو روش بسیار رایج برای باز کردن یک سند وجود دارد:
- در ویندوز، روی فایل سند دوبار کلیک کنید.
- در ورد، از دستور Open برای مکان یابی و باز کردن سند استفاده کنید.
اگر مشکل فقط هنگام استفاده از روش اول ظاهر شود، می‌دانید که این مشکل به چیزی در ویندوز مربوط می‌شود—در هنگام باز کردن سند، اطلاعات به درستی (یا به طور کامل) به Word ارسال نمی‌شود. قبلاً اشاره کردم که مشکلات مربوط به ویندوز فراتر از این نکته است، اما حداقل، در این مرحله، شما ایده ای دارید که مشکل از کجا ریشه دارد و می توانید بیشتر سعی کنید آن را ردیابی کنید. علاوه بر این، در عین حال، می دانید که همیشه می توانید سند را از داخل خود Word باز کنید تا مشکلی ایجاد نشود.
در نهایت، اگر از شر همه فایل‌های قفل خلاص شده‌اید و همچنان با همه اسناد خود مشکل دارید - حتی زمانی که اسناد را در Word باز می‌کنید - ممکن است بخواهید تعمیر Office را امتحان کنید. می توانید این کار را با دنبال کردن دستورالعمل های این صفحه پشتیبانی مایکروسافت انجام دهید:
