Word به شما امکان می دهد همیشه یک نسخه پشتیبان از اسناد ایجاد کنید اگر مراحل زیر را دنبال کنید:
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Advanced در سمت چپ کادر گفتگو کلیک کنید.
- به قسمت Save بروید و مطمئن شوید که کادر Always Create Backup Copy انتخاب شده است.
- در صورت تمایل، تیک Allow Background Saves را نیز انتخاب کنید.
- برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
این نسخه پشتیبان چیزی نیست جز یک کپی از فایلی که قبل از شروع ویرایش آن را باز کرده اید که با پسوند WBK تغییر نام داده است. از آنجایی که Word فقط برای ایجاد فایل پشتیبان تغییر نام می‌دهد، نمی‌توان مکان دیگری را برای آن فایل تعیین کرد—هم سند و هم نسخه پشتیبان آن در یک فهرست ذخیره می‌شوند. وقتی دوباره سند را ذخیره می کنید، فایل WBK موجود حذف می شود، فایل سند موجود به WBK تغییر نام داده و سند دوباره ذخیره می شود. نتیجه این است که مهم نیست چند بار ذخیره کنید، فقط دو فایل وجود خواهد داشت و آنها همیشه در یک دایرکتوری خواهند بود.
نوع دیگری از پشتیبان گیری خودکار وجود دارد که به آن AutoRecover گفته می شود. شما یک فاصله زمانی تعریف می کنید، مثلاً هر 5 دقیقه، و Word سند را در آن فاصله برای شما ذخیره می کند. فاصله زمانی که شما انتخاب کردید، مبادله ای است بین ناراحتی لحظه ای زمانی که فایل قفل می شود در حالی که نسخه پشتیبان روی دیسک نوشته می شود. سال ها پیش، زمانی که هارد دیسک ها کوچک و کند بودند و اتصالات شبکه نیز کند بود، مکث در هنگام نوشتن فایل پشتیبان کاملاً محسوس بود. در نتیجه، مردم تمایل داشتند فواصل پشتیبان گیری طولانی تری را انتخاب کنند. این روزها، زمان لازم برای تهیه نسخه پشتیبان تقریباً نامحسوس است. این نوع پشتیبان یک فایل جداگانه تولید می کند که می تواند در مکانی جداگانه ذخیره شود.
در صورتی که فراموش کردید فایل را به صورت دستی ذخیره کنید و ورد یا ویندوز خراب می شود، پشتیبان گیری خودکار زمان بندی شده به شما کمک می کند. پشتیبان‌گیری زمان‌بندی‌شده، میزان داده‌هایی را که به دلیل خرابی از دست می‌دهید به حداقل می‌رساند. دفعه بعد که Word را شروع می کنید، لیستی از فایل های "بازیابی شده" را نمایش می دهد. Word به شما امکان انتخاب نسخه های بازیابی را می دهد. می توانید پشتیبان گیری AutoRecover را به صورت زیر تنظیم کنید:
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- روی Save در سمت چپ کادر محاوره ای کلیک کنید.
- تیک Save Auto Recover Information را انتخاب کنید.
- یک فاصله زمانی تعیین کنید؛ هر 5 تا 10 دقیقه معمولی است.
- اگر از Word 2010 یا نسخه‌های جدیدتر استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که گزینه Keep the Last Auto Recovered File If I Close Without Saving را انتخاب کنید.
- در صورت تمایل، مکان پیش فرضی را که Word قبلاً برای ذخیره فایل های بازیابی خودکار تعریف کرده است، تغییر دهید.
- برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
این رفتار Word در مورد اسناد پشتیبان طبیعتاً نکته دیگری را مطرح می کند. اگر اسناد را به طور مرتب ذخیره می کنید، ممکن است نیازی به پشتیبان گیری خودکار نباشد. چرا؟ سناریوی نوشتن من را در نظر بگیرید: هنگام کار بر روی یک سند، معمولاً هر پنج تا هفت دقیقه ذخیره می‌کنم. من به تازگی خودم را برای انجام این کار آموزش داده ام. اگر پشتیبان‌گیری خودکار را روشن کرده باشم، به این معنی است که فایل پشتیبان قدیمی را حذف می‌کنم و هر پنج تا هفت دقیقه یک فایل جدید ایجاد می‌کنم. این باعث می‌شود که فایل پشتیبان برای من کمترین ارزش را داشته باشد، زیرا فقط نسخه‌ای از سند من را نشان می‌دهد که پنج تا هفت دقیقه قدیمی است. برای من، خاموش کردن ویژگی منطقی است. اگر نمی توانید عادت به ذخیره سازی دستی داشته باشید، پشتیبان گیری خودکار برای شما مناسب است.
