جف در مورد چسباندن اطلاعات از اسناد دیگران در اسناد خود با مشکل روبرو می شود. او در دفتری کار می کند که بخش های مختلف برای او گزارش می فرستند. او اطلاعات آن گزارش ها را در یک سند «نمای کلی» کپی می کند. همه کپی و چسباندن به خوبی انجام می شود، به جز یک سند. هنگامی که او اطلاعاتی را از آن سند کپی می کند و آن را در خود جای می دهد، اطلاعات چسبانده شده دارای ویژگی Bold معکوس می شود. به عبارت دیگر، آنچه در سند اصلی متن معمولی بود اکنون پررنگ است و آنچه درشت بود اکنون منظم است.
کپی کردن اطلاعات از یک سند به سند دیگر می‌تواند در برخی مواقع یک پیشنهاد بی‌نظیر باشد. دلیل آن این است که همیشه آنطور که ما انتظار داریم کار نمی کند، به خصوص در مورد قالب بندی. مشکلات را معمولاً می توان در تفاوت در نحوه مدیریت سبک ها و قالب بندی در اسناد منبع و هدف جستجو کرد.
می بینید، حتی اگر از سبک ها استفاده نکنید، Word همچنان استفاده می کند. هر پاراگراف بدون توجه به اینکه فکر می کنید این کار را می کند یا نه، سبکی برای آن اعمال می شود. وقتی پاراگراف‌ها را از یک سند به سند دیگر کپی می‌کنید، Word فکر نمی‌کند "هی، من متن معمولی را کپی می‌کنم." درعوض، فکر می‌کند "هی، من در حال کپی کردن متن فرمت شده با سبک SoAndSo هستم." اگر هر دو سند منبع و هدف از سبکی با نام یکسان استفاده کنند و آن سبک در هر دو قالب بندی متفاوتی داشته باشد، متن کپی شده در سند هدف مانند منبع به نظر نمی رسد. در اینجا می توانید توضیح خوبی در مورد این مفهوم پیدا کنید:
بنابراین بهترین راه حل درازمدت این است که مطمئن شوید که اسناد منبع و هدف از سبک های یکسانی استفاده می کنند و سبک ها به درستی در هر دو سند اعمال می شوند.
اگر استفاده از سبک‌ها گزینه‌ای نیست (شاید سیاست‌های اداری اجازه این کار را ندهد)، ممکن است مجبور شوید به سادگی سعی کنید اطلاعات چسبانده شده در سند مورد نظر خود را "تثبیت" کنید. دو راه برای انجام این کار وجود دارد: با استفاده از Find and Replace یا با استفاده از ماکرو. برای استفاده از روش Find and Replace، این مراحل کلی را دنبال کنید:
- متنی را که به صورت پررنگ قالب بندی شده است جستجو کنید، آن را با متن معمولی فرمت شده با رنگی مانند قرمز جایگزین کنید.
- متنی را جستجو کنید که نه پررنگ است و نه قرمز، آن را با متن پررنگی که قرمز نیست جایگزین کنید.
- متن قرمز را جستجو کنید و آن را با متن معمولی جایگزین کنید.
استفاده از یک متن با رنگ های مختلف (قرمز) ضروری است تا بتوان بین متنی که قرار است در نهایت پررنگ شود و متنی که قرار است در پایان به طور منظم ظاهر شود، تمایز باقی بماند.
اگر از ماکرو استفاده می کنید، چنین مشکلی وجود ندارد. ماکرو ساده زیر از هر کاراکتر در یک انتخاب عبور می کند و به سادگی شرایط مشخصه bold را تغییر می دهد.
Sub ReverseBold() Dim c For Each c In Selection.Characters c.Font.Bold = Not c.Font.Bold Next c End Sub
تنها کاری که باید انجام دهید این است که متنی را که به تازگی چسبانده اید انتخاب کنید - متنی که پررنگ آن معکوس شده است - و ماکرو را اجرا کنید. هر نمونه ای از متن پررنگ به معمولی و معمولی به پررنگ تغییر می کند.
