بسیاری از افراد از ویژگی Words Track Changes برای تسهیل ویرایش یک سند استفاده می کنند. سناریوی زیر را در نظر بگیرید: دو نویسنده در حال پیگیری تغییرات در یک سند هستند. تغییرات آقای اسمیت با رنگ قرمز نشان داده شده و او یک جمله را حذف می کند. تغییرات خانم دو به رنگ آبی نشان داده می‌شوند، اما او می‌خواهد جمله باقی بماند. او تغییر آقای اسمیت را رد می‌کند، که متن را به متن بدون علامت برمی‌گرداند. خانم جونز راهی می خواهد که رد خانم دو را با رنگ آبی نشان دهد تا آقای اسمیت متوجه شود که رد واقعی صورت گرفته است.
متأسفانه، این سناریو نحوه استفاده از Track Changes را توصیف نمی کند. وقتی تغییرات را بر اساس نویسنده دنبال می‌کنید، تغییرات هر نویسنده در سند منعکس می‌شود. پذیرش و رد تغییرات تنها به عنوان آخرین مرحله، زمانی که شما در حال حل همه ویرایش های انجام شده هستید، انجام می شود. به عبارت دیگر، پذیرش یا رد تغییرات یک مرحله میانی نیست که باید توسط یک ویرایشگر در رشته ای از ویرایشگرها انجام شود که یک سند خاص را مدیریت می کند.
راه حل این است که خانم دو به سادگی Track Changes را روشن بگذارد، تغییرات آقای اسمیت را حذف کند و خودش را تایپ کند. اساساً، او تغییرات خود را تغییر می دهد و ویرایش های خود را انجام می دهد. این واقعیت که ویرایش‌های او اساساً ویرایش‌های او را خنثی می‌کند، نکته مهمی نیست. ویرایش های او باید دقیقاً مانند او انجام شود. این به ویرایشگر نهایی - کسی که مسئول حل همه تغییرات است - اجازه می دهد تا ببیند که هر فرد در مسیر ویرایش چه کاری انجام داده است.
اگر خانم دو باید توضیح دهد که چرا ویرایش‌های اصلی آقای اسمیت را تغییر داده است، بهترین راه برای انجام این کار استفاده از ویژگی نظرات Word است. به سادگی ویرایش ها را انجام دهید (تغییرات آقای اسمیت را ویرایش کنید تا جمله را به شکل اصلی خود بازگردانید)، یک نظر درج کنید و استدلال را ارائه دهید. باز هم، ویرایشگر نهایی، در حالی که تمام ویرایش‌های قبلی را حل می‌کند، می‌تواند نظر را بخواند تا تصمیم بگیرد که آیا تغییرات آقای اسمیت را بپذیرد یا تغییرات او را با پذیرش تغییرات خانم دو رد کند.
