امیلی درباره مشکلی که با ارجاعات صفحه در فهرست های یک سند طولانی داشت، پرسید. به نظر می رسد زمانی که او فهرست را درج کرد، تعدادی از شماره صفحه ها یک تا سه صفحه کاهش یافته بود.
اولین چیزی که باید بررسی کنید تنظیمات متن پنهان در سندتان است. هنگامی که کدهای فهرست را وارد می کنید، آنها به عنوان فیلدهایی با ویژگی پنهان اعمال می شوند. Word تعداد صفحات را بر اساس آنچه روی صفحه قابل مشاهده است تعیین می کند، نه لزوماً بر اساس آنچه چاپ شده است. بنابراین، باید مطمئن شوید که نمایش متن پنهان با چاپ متن پنهان همگام است.
اگر تنظیمات هماهنگ نباشند چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر متن پنهان نمایش داده شود (به عبارت دیگر، می توانید کدهای ورودی فهرست، مانند {XE "واژه نمایه شده من"} را ببینید)، سپس فضای اشغال شده توسط آن کدهای قابل مشاهده در تعداد کل صفحات محاسبه می شود. در طول یک سند طولانی، این می تواند تا حدودی بر صفحه بندی تأثیر بگذارد. با این حال، اگر Word به گونه‌ای پیکربندی شده باشد که متن پنهان را چاپ نکند، شماره صفحه فهرست - که بر اساس آنچه نمایش داده می‌شود، نه آنچه چاپ شده است - با شماره‌های واقعی صفحه در چاپ شده مطابقت نخواهد داشت. (به یاد داشته باشید که نمایش و چاپ متن پنهان به طور مستقل از یکدیگر کنترل می شوند.)
راه حل این وضعیت نسبتاً ساده است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های نمایش کادر گفتگوی Word Options.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، روی زبانه File از نوار کلیک کنید و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر محاوره ای روی Display کلیک کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- مطمئن شوید که هر دو تیک گزینه Hidden Text و Show All Formatting Marks پاک شده باشند.
- در کادر محاوره‌ای کمی بیشتر به پایین اسکرول کنید و مطمئن شوید که کادر تیک Print Hidden Text انتخاب شده است.
- روی OK کلیک کنید.
- نقطه درج را در هر نقطه از شاخص قرار دهید.
- F9 را فشار دهید تا ایندکس به روز شود.
شماره صفحه فهرست شما و شماره صفحات چاپی شما اکنون باید با یکدیگر همگام باشند. اگر اینطور نیست، ممکن است سند شما شامل کاراکترهایی باشد که به هر دلیلی قابل نمایش هستند اما قابل چاپ نیستند. اینها بر صفحه بندی نمایش داده شده و در نتیجه بر شماره صفحات فهرست تأثیر می گذارد، اما بر صفحه بندی چاپ شده تأثیر نمی گذارد. می توانید با مقایسه دقیق پرینت خود با آنچه روی صفحه نمایش داده می شود، متوجه شوید که آیا این مورد است.
در نهایت، اگر این راه‌حل‌ها همچنان هیچ گونه اختلاف شماره صفحه را اصلاح نکردند، ممکن است سند شما به نحوی خراب شده باشد. این می تواند در برخی از اسناد رخ دهد، به ویژه اسنادی که در طول سال ها استفاده می شوند و ریشه در یک برنامه پردازش کلمه متفاوت داشتند. می توانید سعی کنید فایل را در WordPad باز کنید و سپس از دستور Save As در WordPad برای ذخیره مجدد سند استفاده کنید. با این کار بسیاری از کدهای پیشرفته ای که توسط Word پشتیبانی می شوند، اما نه توسط WordPad، خلاص می شوند.
اگر مشکل همچنان پابرجا بود، تنها کاری که باید انجام دهید این است که از همه قالب‌بندی‌ها خلاص شوید و به متن ساده برگردید. تمام متن موجود در سند را انتخاب کنید (Ctrl+A)، آن را کپی کنید (Ctrl+C)، و آن را در یک ویرایشگر متن مانند Notepad قرار دهید. سپس می توانید آن را از داخل Notepad کپی کرده و دوباره در یک سند Word جدید قرار دهید. این فرآیند از شر هر کد قالب بندی جعلی که ممکن است سند را خراب کند خلاص می شود. البته تنها مشکل چنین رویکرد شدید این است که سند شما اکنون کاملاً فرمت نشده است و باید آن را مجدداً فرمت کنید و کدهای فهرست را دوباره وارد کنید.
