شما شاهکار خود را به پایان رسانده اید و آماده "رفتن به مطبوعات" هستید (حتی اگر دستگاه چاپگر کوچکی در گوشه محل کار شما باشد). تعداد صفحات طولانی. شما به صفحه آخر می روید و متوجه می شوید که فقط دو خط یا بیشتر در صفحه آخر وجود دارد. اگر می توانید فقط از شر آن خطوط خلاص شوید ...
این یک مشکل رایج برای بسیاری از نویسندگان است. مهم نیست که نامه می نویسید یا رمان - مشکل تطبیق متن با یک منطقه چاپی خاص می تواند خسته کننده باشد. چه کاری می توانید انجام دهید؟
بهترین روش، روش دستی آزمایش شده و قدیمی برای تنظیم پارامترهایی است که بر متن در صفحات شما تأثیر می گذارد. اولین چیزی که باید امتحان کنید مربوط به محتوای خود سند شماست. از نگاهی دوباره به محتوای خود و ویرایش آن برای کوتاهتر کردن آن نترسید. کلمات اضافی را حذف کنید و سعی کنید در توضیحات خود مختصرتر باشید.
بعد، می توانید سند خود را خط خطی کنید. این می تواند برخی از خطوط را به سادگی با کشیدن کلمات "جزئی" به خطوط قبلی ببندد. این به ویژه اگر سمت راست سند شما کاملاً ناهموار باشد، به خوبی کار می کند، به این معنی که فضای سفید زیادی دارد.
اکنون می توانید به تنظیم حاشیه ها نگاه کنید. شما اغلب می توانید حاشیه های هر چهار طرف کاغذ خود را 1.1 اینچ کاهش دهید و هیچ کس متوجه آن نخواهد شد. فراموش نکنید که حاشیه ناودان را بررسی کنید، اگر چیدمان شما از آن استفاده می کند.
نکته دیگری که باید امتحان کنید کاهش فاصله خطوط پاراگراف است. شما می توانید فاصله را روی تعداد مشخصی از نقاط تنظیم کنید، اما یک روش "مختلط تر" این است که فاصله خطوط را روی Multiple تنظیم کنید و سپس از یک درصد در کادر At استفاده کنید. به عنوان مثال، فاصله خطوط خود را روی 0.99 تنظیم کنید، و سپس پاراگراف از 99٪ از فاصله خطوط معمولی خود استفاده می کند. شما می توانید فاصله خطوط را در هر بار یک درصد کاهش دهید و اثر افزایشی به سختی برای خواننده قابل توجه است. حتی در این صورت، بسته به تعداد صفحات سند، تأثیر بر طول سند شما می تواند چشمگیر باشد.
یک ترفند مرتبط کاهش فاصله بین پاراگراف ها است. متأسفانه، شما می توانید این کار را فقط با افزایش یک نقطه انجام دهید، اما تفاوت بین 12 امتیاز و 11 امتیاز بین پاراگراف ها بسیار ناچیز و تقریباً غیرقابل تشخیص است.
هنگامی که رویکردهای فوق استفاده شد، زمان آن رسیده است که اندازه نقطه را در متن سند خود کاهش دهید. بهتر است با افزایش های کوچک شروع کنید - Word می تواند افزایش هایی به کوچکی یک و نیم (.5) نقطه را مدیریت کند. شما می توانید متن 12 نقطه ای را به متن 11.5 نقطه ای کاهش دهید.
در نهایت، می توانید فاصله کاراکترها را متراکم کنید. در اینجا می‌توانید کاملاً دقیق باشید و فاصله را به اندازه یک دهم (.1) نقطه تنظیم کنید. حتی یک تنظیم کوچک در اینجا می تواند به میزان قابل توجهی مقدار مطالب را در هر خط در سند شما افزایش دهد.
همانطور که می توانید بگویید، تنظیمات مختلفی وجود دارد که می توانید برای کاهش اندازه سند خود، آنها را تغییر دهید. اشکالی که در این مورد وجود دارد این است که گاهی اوقات سرهم بندی می تواند منجر به نتایج ناخواسته شود. به عنوان مثال، ممکن است به سندی خنده دار برسید زیرا «اصلاحات» خود را به طور پراکنده در سراسر سند اعمال کرده اید. یک رویکرد سازگارتر این است که از سبک ها برای تعریف ظاهر متن خود استفاده کنید. سپس می‌توان «تقلب» را روی خود سبک‌ها انجام داد و آنها به طور یکنواخت و پیوسته در سراسر سند شما اعمال خواهند شد. (البته به شرطی که برای شروع سبک ها را به طور مداوم اعمال کنید.) سبک ها در قلب هر ارائه حرفه ای متن در Word قرار دارند و در شماره های دیگر WordTips به طور گسترده به آن پرداخته شده است .
نکته اصلی این است که به آنچه می خواهید در سند خود منتقل کنید نگاهی بیندازید و سپس تغییرات قالب بندی را انجام دهید که کمترین میزان را از پیام شما کم می کند. این بدان معناست که رویکردی که در یک سند اتخاذ می‌کنید ممکن است برای دیگری مناسب نباشد. شما باید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای اهداف شما بهترین است.
