هنگامی که می‌خواهید در یک سند Word کپی و جایگذاری کنید، استنلی این پیام را دریافت می‌کند: "ویرایش‌های زیادی در سند وجود دارد. این عملیات ناقص است. کار خود را ذخیره کنید." او سعی می کند بفهمد چه چیزی باعث این خطا می شود و چگونه می تواند از آن جلوگیری کند.
متأسفانه، این پیام خطای خاص از سوی مایکروسافت مبهم است. به همین سادگی می‌توان این جمله را بیان کرد: «مشکلی در این سند پیش می‌رود، اما ما کاملاً مطمئن نیستیم که چیست». .
اول، ممکن است فضای دیسک شما در هر جایی که این سند خاص ذخیره شده است کم شده باشد. Word، به‌ویژه هنگام کار با اسناد بزرگ، اطلاعات کمی را در فایل‌های موقت روی دیسک ذخیره می‌کند. اگر فضای کافی روی دیسک برای ایجاد فایل‌های موقت مورد نیاز برنامه وجود نداشته باشد، می‌توانید این خطا را مشاهده کنید. به عنوان مثال، اگر سند روی فلش مموری و آن فلش درایو ذخیره شده باشد، ممکن است این دلیل ظاهر شود. فضای محدودی روی آن وجود دارد. (فایل‌های موقتی که توسط Word استفاده می‌شوند اغلب در همان دایرکتوری سند اصلی ذخیره می‌شوند.)
برای اینکه ببینید آیا اینطور است یا نه، به طور کامل از Word خارج شوید و درایوی که سند در آن قرار دارد را بررسی کنید. در ویندوز بررسی کنید تا ببینید چقدر فضای خالی در درایو وجود دارد. اگر خیلی کم است، فایل های غیر ضروری را حذف کنید. در هر نقطه از درایو به دنبال فایل هایی باشید که با پسوند نام فایل TMP ختم می شوند. اینها را می توان بلافاصله حذف کرد.
اگر با این کار مشکل حل نشد، ممکن است سند شما کمی خراب باشد. (اگر چیزی بیشتر از خرابی خفیف بود، احتمالاً نمی‌توانید آن را باز کنید.) این مراحل را دنبال کنید:
- Word را شروع کنید. شما فقط باید سند پیش فرض و خالی را باز داشته باشید که در اولین راه اندازی برنامه ظاهر می شود.
- کادر گفتگوی Open را نمایش دهید.
- سند مشکل را بیابید و انتخاب کنید.
- روی فلش رو به پایین کنار دکمه Open کلیک کنید. Word راه های مختلفی را فهرست می کند که می توانید سند را باز کنید.
- Open and Repair را انتخاب کنید.
استفاده از گزینه Open and Repair باعث می شود Word مرور کند و سعی کند برخی از مواردی که ممکن است در سند اشتباه باشد را برطرف کند. شما فکر می کنید که اگر برنامه تشخیص می داد که مشکلی در سند به اندازه کافی اشتباه است که پیغام خطای مبهم می دهد، به طور خودکار تعمیرات را امتحان می کند، اما ظاهراً اینطور نیست. شما باید به طور خاص به برنامه بگویید که تعمیرات را شروع کند. به این ترتیب
اگر با این کار مشکلات سند برطرف نشد، پس باید به روش‌های سنتی‌تر برخورد با اسناد خراب برگردید. این پیشنهادات از عقل کلی ناشی می‌شوند که اسناد بزرگ و پیچیده معمولاً مشکلات فساد را نشان می‌دهند. یک کپی تهیه کنید. از سند خود و سپس این مراحل کلی را در کپی دنبال کنید، سند را بین هر مرحله ذخیره و بررسی کنید:
- هرگونه محدودیت ویرایش و حفاظت را از سند حذف کنید.
- Track Changes را خاموش کنید (اگر روشن باشد) و تغییراتی را که قبلاً پیگیری کرده اید برطرف کنید. این ممکن است به سادگی پذیرفتن همه تغییرات یا گذراندن آنها در یک زمان، و پذیرش یا رد آنها در صورت لزوم باشد. هدف این است که به طور کامل از شر هرگونه تغییر ردیابی شده خلاص شوید.
- هر نظری را در سند حذف کنید.
- از شر هر جدول خاص (مانند فهرست مطالب یا فهرست مقامات) و فهرست های موجود در سند خلاص شوید. همیشه می‌توانید بعداً اینها را دوباره اضافه کنید.
- هر جدولی را در سند خود ساده کنید. این به معنای خلاص شدن از شر هر جدول تو در تو (جدول داخل جداول)، سلول های جدول حاوی مقادیر زیادی متن و سلول های ادغام شده است.
- هر طرح پیچیده ای که ممکن است در سند وجود داشته باشد را ساده یا حذف کنید. به عنوان مثال، به دنبال نقاشی های متشکل از بسیاری از اشکال در کنار هم باشید.
- Ctrl+A را برای انتخاب کل سند فشار دهید ، سپس Ctrl+Q و Ctrl+Space Bar را فشار دهید . با این کار هرگونه قالب بندی صریح (هم کاراکتر و هم پاراگراف) در سند خلاص می شود.
- علاوه بر باز کردن سند مشکل، یک سند جدید و خالی ایجاد کنید. در سند مشکل، Ctrl+Home (برای انتقال به ابتدای سند)، Shift+Ctrl+End را فشار دهید (برای انتخاب همه چیز تا انتهای سند)، Shift + فلش چپ را فشار دهید (برای عدم انتخاب نهایی) پاراگراف را در سند علامت بزنید) و Ctrl+C را فشار دهید (برای کپی کردن همه چیز در کلیپ بورد). به سند جدید و خالی بروید و Ctrl+V را فشار دهید تا همه چیز در آنجا جایگذاری شود. سند جدید را ذخیره کنید و بررسی کنید که آیا همان مشکلات نسخه اصلی را دارد یا خیر.
دلیل این مراحل (و بررسی سند بین هر مرحله) این است که اسناد بزرگ، با گذشت زمان، می توانند از نظر داخلی بسیار بسیار پیچیده شوند. این می تواند باعث شود Word در مورد نحوه مونتاژ سند گیج شود. هدف از هر مرحله کاهش پیچیدگی در سند مشکل و حفظ تا حد امکان متن اصلی و به صورت اختیاری، قالب بندی است.
