الکساندر پرسید آیا راه آسانی برای مرتب کردن آدرس های تک ستونی در Word وجود دارد، مانند موارد زیر:
Jane R. Doe
1234 Anytown Road
Mapleton, AZ 85229
Fred Davis
5678 Main Street
Yorba Linda, CA 94123
پاسخ به تعریف شما از "آسان" بستگی دارد. همه کاره ترین راه حل طولانی مدت، انتقال آدرس ها به نوعی از یک برنامه پایگاه داده یا حتی به اکسل است. می توانید محتوای دلخواه خود را در آن برنامه ها سازماندهی و مرتب کنید و سپس به سادگی نتایج را در Word ادغام کنید.
اگر قصد دارید آدرس ها را در Word نگه دارید، می توانید به راحتی آنها را مرتب کنید، البته به شرط رعایت چند شرط. اول از همه، هر آدرس "بلاک" (به دلیل عدم وجود عبارت بهتر) باید یک پاراگراف واحد باشد. این بدان معنی است که باید یک خط دستی ( Shift+Enter ) در انتهای هر خط در بلوک آدرس وجود داشته باشد، به جز خط آخر. دوم، تنها جایی در سطر اول که می‌تواند هر گونه فاصله منظم وجود داشته باشد، درست قبل از شروع نام خانوادگی است. برای تمام فضاهای دیگر (مثلاً بین نام اول و حرف اول وسط یا بین عنوان و نام کوچک) باید از یک فاصله بدون شکست استفاده کنید.
با داشتن داده ها در شرایط مناسب، اکنون می توانید آدرس ها را با دنبال کردن مراحل زیر مرتب کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای مرتب سازی متن.
شکل 2. کادر محاوره ای گزینه های مرتب سازی.
- تمام آدرس هایی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید.
- تب Home نوار را نمایش دهید.
- بر روی ابزار Sort در گروه Paragraph کلیک کنید. Word کادر محاوره‌ای Sort Text را نمایش می‌دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- بر روی دکمه Options کلیک کنید. Word کادر محاوره‌ای Sort Options را نمایش می‌دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- مطمئن شوید که Other انتخاب شده باشد و کادر کوچک سمت راست Other دارای یک فضای واحد باشد.
- روی OK کلیک کنید.
- با استفاده از لیست کشویی Sort By، گزینه Word 2 را انتخاب کنید. (Word همه چیز را تا فاصله اول در هر خط اول به عنوان کلمه اول و سپس همه چیز را به عنوان کلمه دوم در نظر می گیرد. از آنجایی که تنها فاصله در خط اول هر بلوک درست قبل از نام خانوادگی است، این به این معنی است که شما به Word دستور می دهند تا بر اساس نام خانوادگی مرتب شود.)
- روی OK کلیک کنید.
آدرس های شما اکنون به درستی مرتب شده اند.
