روی می داند که در Word می تواند یک فایل را در قالب PDF ذخیره کند. اخیراً در دادگاه فدرال به او اطلاع داده شد که باید اسناد خود را در قالب "PDF-a" ذخیره کند. روی تا قبل از این رویارویی چیزی درباره فرمت "PDF-a" نشنیده بود، بنابراین به این فکر می کند که آیا Word می تواند اسناد را در قالب "PDF-a" ذخیره کند و چگونه فرمت آن با فرمت PDF معمولی متفاوت است.
اکثر افراد با فرمت استاندارد فایل PDF آشنا هستند. فرمت PDF-a (گاهی اوقات به عنوان PDF-A یا معمولاً به عنوان PDF/A ذکر می شود) نوعی تغییر است که برای ذخیره سازی طولانی مدت اسناد بهینه شده است. اساساً، فرمت به جای اجازه دادن به پیوندهای داخلی به اطلاعات خارجی، همه چیز را در خود جای داده است. علاوه بر این، برخی از اشیاء حتی در یک سند PDF/A اصلاً مجاز نیستند. آنها نمی توانند حاوی موارد زیر باشند:
- محتوای صوتی یا تصویری
- جاوا اسکریپت یا فایل های اجرایی (یا پیوند به فایل های اجرایی خارجی)
- رمزگذاری از هر نوع
- فایل های جاسازی شده، مانند سایر فایل های PDF
- اشیاء شفاف (گرافیک) و لایه ها
هدف از این محدودیت‌ها این است که مطمئن شویم فایل PDF/A حاوی همه چیزهایی است که برای نمایش کامل محتویات فایل در هر تاریخ آینده، صرف نظر از نحوه تغییر فناوری، ضروری است. اطلاعات بیشتر در مورد استاندارد PDF/A را می توان در مکان های مختلف از جمله ویکی پدیا یافت:
https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A
مکان قطعی اطلاعات در مورد PDF/A را می توان در مرکز صلاحیت PDF/A یافت:
https://www.pdfa.org/
به طور پیش فرض، Word اسناد را در قالب PDF معمولی ذخیره می کند. اگر می‌خواهید Word را مجبور کنید در قالب PDF/A ذخیره کند، می‌توانید این مراحل را دنبال کنید:
- F12 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Save As نمایش داده شود.
- روی فلش رو به پایین در کنار لیست کشویی Save As Type کلیک کنید و PDF را به عنوان نوع فایل خود انتخاب کنید.
- بر روی دکمه Options کلیک کنید. Word کادر محاوره ای گزینه ها را نمایش می دهد.
- مطمئن شوید که کادر تأیید PDF/A Compliant (ISO 19005-1) انتخاب شده است.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای گزینه ها بسته شود.
- در کادر File Name یک نام برای فایل PDF/A وارد کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
