ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که بخواهید یک شماره سریال منحصر به فرد را در اسناد خود بگنجانید و شماره سریال ها بسیار خاص و غیر ترتیبی باشند. به عنوان مثال، شماره سریال اول می تواند X2417، شماره سریال بعدی X2428، سومی X2435 و غیره باشد.
با فرض اینکه می‌دانید از چه شماره‌های سریالی باید استفاده کنید، سریع‌ترین راه برای مدیریت این وضعیت استفاده از ویژگی‌های ادغام ایمیل Word برای ایجاد اسناد نهایی است. برای این کار مراحل کلی زیر را دنبال کنید:
- سندی بسازید که حاوی چیزی جز شماره سریال نباشد. شماره های سریال را در یک جدول قرار دهید، یک شماره سریال در هر ردیف. اطمینان حاصل کنید که یک هدر روی میز وجود دارد و هدر چیزی شبیه "Serial Number" نامگذاری شده است.
- سند مورد نظر خود را بارگیری کنید، سندی که می خواهید حاوی شماره سریال باشد.
- تب Mailings روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Start Mail Merge در گروه Start Mail Merge کلیک کنید.
- از کنترل های روی صفحه برای انتخاب نوع ادغام مورد نظر خود استفاده کنید.
- مراحل مشخص کردن سند اصلی خود (آنی که در مرحله 2 بارگیری کردید) و منبع داده خود (آنی که در مرحله 1 ایجاد کردید) را طی کنید.
- در سند اصلی خود، یک فیلد ادغام را وارد کنید که نشان می دهد می خواهید شماره سریال کجا ظاهر شود.
- اسناد ادغام شده با نامه خود را چاپ کنید.
مزیت اصلی این روش این است که می توانید از شماره های سریال غیر ترتیبی استفاده کنید. همچنین می توانید محتویات فایل شماره سریال خود را هر زمان که به دسته جدیدی از اسناد نیاز داشتید تغییر دهید و به سادگی دوباره چاپ کنید.
