آلیسیا از کلیدهای میانبر در Word استفاده می کند. او همچنین اغلب به پیش نمایش چاپ متکی است. آلیشیا می‌داند که می‌تواند Ctrl+F2 را برای نمایش تنظیمات چاپ فشار دهد، که پیش‌نمایش چاپ در سمت راست آن تنظیمات است. با این حال، برای فعال کردن پیش‌نمایش چاپ (بنابراین Page Up و Page Down کار خواهند کرد)، سپس باید از ماوس برای کلیک کردن روی آن استفاده کند یا باید کلید Tab را 13 بار فشار دهد. آلیشیا نمی‌داند آیا کلید میانبری وجود دارد که سند را در پیش‌نمایش چاپ نمایش دهد و پیش‌نمایش چاپ را فعال کند.
راه های زیادی وجود دارد که می توانید به این مشکل برخورد کنید. یکی این است که به سادگی از چند کلید میانبر مختلف استفاده کنید. وقتی Ctrl+F2 را برای نمایش تنظیمات چاپ فشار می‌دهید، می‌توانید Alt+P را فشار دهید تا برخی از کمک‌های روی صفحه نمایش داده شود و سپس Alt+V را فشار دهید که ناحیه پیش‌نمایش چاپ را فعال می‌کند. (این خیلی ساده تر از فشار دادن چند بار Tab است!)
روش دیگر این است که دستور چاپ پیش نمایش مناسب را به نوار ابزار دسترسی سریع خود اضافه کنید:
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- گزینه Customize (Word 2007) یا گزینه Quick Access Toolbar (Word 2010 و نسخه های بعدی) را در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید.
- با استفاده از انتخاب دستورات از لیست کشویی، برگه فایل را انتخاب کنید. این همه دستوراتی را که در زبانه File نوار قرار دارند نمایش می دهد.
- در لیست دستورات موجود اسکرول کنید و حالت ویرایش پیش نمایش چاپ را انتخاب کنید.
- روی دکمه Add کلیک کنید. دستور به لیست سمت راست کادر محاوره ای منتقل می شود.
- روی OK کلیک کنید. اکنون دستور جدید در نوار ابزار دسترسی سریع ظاهر می شود.
وقتی ابزار ویرایش پیش‌نمایش چاپ را به نوار ابزار دسترسی سریع خود اضافه می‌کنید، مطمئن شوید که یکی از 9 ابزار اول موجود است. اگر اینطور است، می توانید به راحتی بدون برداشتن انگشتان از صفحه کلید به آن دسترسی داشته باشید. برای مثال، اگر ابزار سومین ابزار در نوار ابزار دسترسی سریع است، می‌توانید Alt را فشار دهید (که نمادهای میانبر کوچک را در کنار بخش‌های مختلف رابط Word نمایش می‌دهد) و سپس برای فراخوانی حالت ویرایش پیش‌نمایش چاپ، 3 را فشار دهید.
باید توجه داشته باشید که این دستور (حالت ویرایش پیش‌نمایش چاپ) کمی متفاوت از پیش‌نمایش چاپی است که هنگام فشار دادن Ctrl+F2 فراخوانی می‌شود . تنظیمات چاپ را نمایش نمی‌دهد، بلکه یک "نما" متفاوت برای سند شما است—نمای پیش‌نمایش چاپ. شما می‌توانید در این نمای سند حرکت کرده و ویرایش‌هایی را در سند انجام دهید و با فشار دادن Esc از آن خارج شوید . کلید
اگر می‌خواهید از ابزار ویرایش پیش‌نمایش چاپ استفاده کنید، می‌توانید با اختصاص یک کلید میانبر به دستور، نوار ابزار دسترسی سریع را به طور کامل دور بزنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Customize Keyboard.
شکل 2. بررسی کنید تا مطمئن شوید کلید میانبر انتخاب شده اختصاص داده نشده است.
- کادر محاوره ای Word Options را نمایش دهید. (در Word 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس Word Options را کلیک کنید. در Word 2010 و نسخه های بعدی، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- گزینه Customize (Word 2007) یا Customize Ribbon (Word 2010 و نسخه های بعدی) را در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید.
- روی دکمه Customize در نزدیکی پایین سمت چپ کادر گفتگو کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Customize Keyboard را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- در لیست Categories، مطمئن شوید که File Tab انتخاب شده است.
- در لیست دستورات موجود (در لیست Commands) حرکت کنید و PrintPreviewEditMode را انتخاب کنید.
- یک بار در کادر Press New Shortcut Key کلیک کنید تا نقطه درج را در آنجا قرار دهید.
- کلید میانبری را که می خواهید برای فراخوانی ابزار حالت ویرایش پیش نمایش چاپ استفاده کنید، فشار دهید. (در زیر کادر متنی کلیدهای فعلی، باید اعلانی را مشاهده کنید که نشان می دهد در حال حاضر چگونه از کلید میانبر انتخابی شما استفاده می شود. برای جلوگیری از تداخل، تغییراتی را در کلید میانبر اعمال کنید.) (شکل 2 را ببینید.)
- روی دکمه Assign کلیک کنید.
- روی دکمه Close کلیک کنید.
اگر ترجیح می‌دهید، می‌توانید یک ماکرو ایجاد کنید که معادل ابزار حالت ویرایش پیش‌نمایش چاپ را فراخوانی کند. سپس می توانید ماکرو را به یک کلید میانبر، به دلخواه، اختصاص دهید. این ماکرو کوتاه و شیرین است:
Sub MyPrintPreview()
If Application.PrintPreview = False Then
ActiveDocument.PrintPreview
End If
End Sub
