کارول فایل‌های الگوی زیادی (dotx.) دارد که اغلب آنها را تغییر می‌دهد. او می‌خواهد بتواند تغییراتی که در قالب‌ها ایجاد می‌شود و چه زمانی انجام می‌شود را ردیابی کند. او فکر می کند که آیا راهی وجود دارد که بتواند این کار را به راحتی با الگوها انجام دهد.
هیچ راه آسانی برای انجام این کار که ما کشف کرده ایم وجود ندارد. درست است که می توانید یک الگو را بارگیری کنید (خود الگو را بارگیری کنید، نه اینکه سندی بر اساس الگو ایجاد کنید) و Track Changes را روشن کنید. اگر پس از آن الگو را ذخیره کنید با روشن بودن Track Changes، سپس هر سند جدیدی که بر اساس آن الگو ایجاد می‌کنید، Track Changes نیز روشن است. این برای اکثر افراد قابل قبول نیست.
علاوه بر این، بیشتر الگوها به دو دسته تقسیم می‌شوند: آنهایی که شامل سبک‌ها و ماکروهای تعریف شده توسط کاربر هستند و آنهایی که حاوی متن بویلر از نوع خاصی هستند. اگر الگوی شما از نوع دوم است، روشن کردن Track Changes در الگو ممکن است مفید باشد، حتی اگر اسناد جدید مبتنی بر آن الگو نیز به طور پیش‌فرض Track Changes را فعال کرده باشند. اگر الگوی شما از نوع قبلی است (که در تجربه من اکثر الگوها چنین هستند)، روشن کردن Track Changes در الگو کمکی نخواهد کرد.
دلیل آن ساده است: حتی اگر ممکن است تغییراتی در سبک‌ها و ماکروها در قالب ایجاد کنید، این تغییرات توسط Track Changes ردیابی نمی‌شوند، بنابراین نمی‌توانید تشخیص دهید چه کسی قالب بندی پاراگراف متن بدنه شما را از تراز چپ تغییر داده است. کاملاً توجیه شده باشد، یا حتی اگر اصلاً چنین تغییری ایجاد شده باشد.
البته می‌توانید یک رویکرد «سیستم افتخار» داخلی برای ایجاد تغییرات در الگو تنظیم کنید. به عنوان مثال، ممکن است هر کاربر هر تغییری را که در قالب ایجاد می کند، یادداشت کند. اگر سبکی را تغییر دهند یا حاشیه‌ها را تغییر دهند، باید یک نظر به الگو اضافه کنند که جزئیات آن تغییرات و دلیل ایجاد آنها را توضیح دهد. البته، پس از آن هر گونه نظر بخشی از الگو می شود و به طور خودکار به هر سند جدیدی بر اساس آن الگو منتقل می شود. (شما می توانید با استفاده از یک سند جداگانه برای پذیرش نظرات کاربر در مورد تغییرات ایجاد شده در الگو، با یک رویکرد دستی این مشکل را برطرف کنید.)
آنچه شما واقعاً می خواهید - به خصوص در مورد الگوها - یک سیستم "کنترل تغییر" است. این نوع سیستم‌ها اغلب با فایل‌هایی که مسئولیت تغییرات در آنها حیاتی است، مانند فایل‌های برنامه‌نویسی، استفاده می‌شوند. Office چنین سیستمی را در خود ندارد، اما ممکن است بتوان یک سیستم شخص ثالث را پیدا کرد که عملکرد مورد نظر را ارائه می‌کند. معمولاً سیستم‌های کنترل تغییر به کاربر اجازه می‌دهند تا یک فایل را بررسی کند (مانند، در این مورد، یک الگو)، تغییراتی در فایل ایجاد کنید، و سپس دوباره آن را در سیستم بررسی کنید. زمانی که فایل بررسی می‌شود، هیچ کس دیگری نمی‌تواند آن را تغییر دهد. سیستم‌های کنترل تغییر معمولاً کپی‌هایی از فایل‌ها را در هر بار ورود نگه می‌دارند، بنابراین می‌توانید هر گونه تغییر ناخواسته را "بازگردانید".
اگر تصمیم دارید یک سیستم کنترل تغییر را جستجو کنید که با اسناد و الگوهای Word کار کند، باید مطمئن شوید که از ویژگی‌های منحصر به فرد Word پشتیبانی می‌کند. برای مثال، سیستم باید بتواند تغییرات سبک‌ها، ماکروها را ردیابی کند. ، ویژگی های سند، گرافیک، و غیره.
