کار کردن با هم در "تیم" در محیط کسب و کار امروز غیرمعمول نیست. به جای اینکه یک فرد تنها مسئول یک کار خاص باشد، ممکن است گروهی از افراد مسئول انجام موفقیت آمیز آن شوند. این ممکن است به این معنی باشد که شما باید انجام دهید. سندی که چندین نفر مسئول آن هستند.با برخی از برنامه های آفیس (مانند اکسل)، چندین کاربر می توانند یک سند را به اشتراک بگذارند و همزمان روی آن کار کنند.
Word به چند نفر اجازه نمی دهد که از یک سند Word به طور همزمان استفاده کنند، زیرا ویرایش های هر فرد می تواند سند نهایی را خراب کند. در عوض، Word ابزارهای متعددی را ارائه می‌کند که در برگه بازبینی نوار موجود است، که می‌توانید از آنها در یک محیط چند کاربره استفاده کنید تا همکاری روی یک سند را کمی آسان‌تر کنید.
اولین چنین ابزاری به عنوان Track Changes نامیده می شود. این ابزار به دو روش مختلف برای ویرایش اسناد اجازه می دهد که هر کدام دارای نکات مثبت و منفی هستند. رویکرد اول یک پیشرفت سریالی سند را فرض می کند. به عنوان مثال، شما یک کپی از سند دارید، و این سند از طریق هر یک از اعضای تیم شما راه می یابد. با روشن بودن Track Changes، ویرایش‌های هر شخص یادداشت می‌شود و می‌تواند به راحتی توسط شخصی که در نهایت مسئول سند است بررسی شود. آن شخص - کسی که سند ابتدا با او شروع شده و در نهایت به پایان می‌رسد - از ویژگی پذیرش یا رد تغییرات استفاده می‌کند. برای بررسی هر تغییر و قضاوت در مورد پذیرش یا عدم پذیرش آن.
روش دیگر برای استفاده از ابزار Track Changes این است که به هر یک از اعضای تیم خود یک کپی از سند بدهید. آنها در ایجاد تغییرات آزادند و با روشن بودن Track Changes مجبور نیستند این کار را انجام دهند. سپس، شخصی که مسئول تولید سند نهایی است، هر یک از اسناد اصلاح شده را جمع آوری کرده و با استفاده از ویژگی Compare Documents آنها را "ادغام" می کند. ( مجدداً، این ویژگی بخشی از بخش کلی Track Changes Word است.) Compare Documents دو سند را با هم ترکیب می‌کند و در نتیجه سندی ایجاد می‌شود که تفاوت‌های بین این دو را نشان می‌دهد. هنگامی که فرآیند ادغام انجام شد، با اسناد هر یک از اعضای تیم، سپس شخص مسئول می تواند مجدداً از ویژگی پذیرش یا رد تغییرات برای بررسی هر تغییر و تعیین میزان پذیرش آن استفاده کند.
اگر تصمیم دارید از ویژگی Track Changes Word استفاده کنید، و به ویژه اگر تصمیم به استفاده از روش اول دارید، ممکن است بخواهید از ویژگی Comments استفاده کنید تا به اعضای تیم اجازه دهید نظرات خود را در سند وارد کنند. این نظرات نباید منعکس کننده تغییرات واقعی در سند باشد (که باید در خود سند با روشن بودن Track Changes انجام شود)، اما می تواند حاوی نظرات کلی در مورد اینکه چرا برخی تغییرات ایجاد شده است یا فقط نظرات کلی در مورد توسعه سند باشد. ویژگی Comments راهی برای اعضای تیم برای ارائه ورودی به فرآیند توسعه می شود.عضو تیم که در نهایت مسئول سند است می تواند نظرات را بخواند و مشکلات موجود در آن را حل کند.
