میندی می‌خواهد فضایی را که بین آخرین خط متن در صفحه و متن رایج (عنوان سند، تاریخ، شماره صفحه و غیره) در فوتر صفحه‌اش ظاهر می‌شود، کاهش دهد. او درباره نحوه انجام این کار نامشخص است. این کار را در Word انجام دهید، بنابراین به دنبال کمی جهت است.
هنگامی که Word متن شما را در نزدیکی پایین صفحه قرار می دهد، در واقع دو – و احتمالاً شش – تنظیم وجود دارد. اولین تنظیم، تنظیم حاشیه صفحه واقعی شما است. این تنظیم حاشیه های متن اصلی را در هر صفحه از سند شما تعیین می کند. با نمایش زبانه Page Layout روبان و سپس کلیک بر روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه Page Setup شروع کنید. Word کادر محاوره ای Page Setup را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. تب Margins در کادر محاوره ای Page Setup.
به تنظیمات در قسمت Margins، به خصوص تنظیمات Bottom توجه کنید. اینجا جایی است که حاشیه پایین خود را برای صفحه تعیین می کنید. اگر تنظیمات پایین 1 اینچ است، Word مطمئن می شود که هیچ چیزی در متن شما به یک اینچ از فضای پایین صفحه چاپ شده امتداد نمی یابد.
اکنون تب Layout کادر محاوره ای را نمایش دهید. (شکل 2 را ببینید.)
شکل 2. تب Layout از کادر محاوره ای Page Setup.
تنظیماتی که می‌خواهید در اینجا به آن توجه کنید، تنظیمات Footer است. توجه داشته باشید که این تنظیم مشخص می کند که فوتر تا چه اندازه باید از لبه پایین صفحه چاپ شده شما ظاهر شود. بنابراین، تنظیم 0.5 اینچ به این معنی است که فوتر نیم اینچی از پایین صفحه ظاهر می شود. این تنظیم در واقع نشان دهنده جایی است که خط پایه خط پایین در فوتر ظاهر می شود. (خط مبنا خط خیالی است که حروف روی آن می نشینند. برخی از حروف شامل نزول می شوند - مانند j یا p کوچک - که به معنای آن حروف "پایین آمدن" زیر خط مبنا است.)
در بیشتر موارد این دو تنظیمات هستند - پایین در برگه حاشیه و پاورقی در برگه Layout - که با هم فاصله بین متن اصلی و متن پاورقی را مشخص می کنند. می توانید با کاهش تنظیمات پایین و/یا افزایش تنظیمات پاورقی، فاصله بین متن و پاورقی را کاهش دهید.
شما باید مطمئن شوید که تنظیمات پایین و پاورقی "همپوشانی" ندارند. به عبارت دیگر، باید مطمئن شوید که تنظیمات Footer هرگز بزرگتر از تنظیمات Bottom نباشد. به عنوان مثال، شما نمی خواهید یک تنظیمات پایین 0.75 اینچ و یک تنظیم پاورقی 0.8 اینچ را تعیین کنید. اگر چنین کاری را انجام دهید، Word اولویت را به تنظیمات پاورقی می دهد و به طور ضمنی حاشیه متن پایین را "جابجایی" می کند. که پاورقی و متن متن روی هم چاپ نمی شوند.
قبلاً اشاره کردم که به طور بالقوه سه تنظیم دیگر وجود دارد که می تواند بر فضای بین متن اصلی و متن پاورقی تأثیر بگذارد. چهار تنظیم وجود دارد که می‌توان آنها را روی پاراگراف‌ها اعمال کرد (به طور صریح یا از طریق استفاده از سبک‌ها) که بر اتفاقاتی که برای پاراگراف‌های پایین صفحه می‌افتد تأثیر می‌گذارند. اگر برگه صفحه اصلی نوار را نمایش دهید و روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه پاراگراف کلیک کنید، می توانید این تنظیمات را ببینید. Word کادر محاوره ای Paragraph را نمایش می دهد. می خواهید به برگه Line and Page Breaks توجه کنید. (شکل 3 را ببینید.)
شکل 3. تب Line and Page Breaks در کادر محاوره ای پاراگراف.
در بالای برگه چهار تنظیمات وجود دارد که نحوه "صفحه بندی" پاراگراف را کنترل می کند. آنها تأثیر زیر را بر روی متنی که در پایین صفحه ظاهر می شود دارند:
- کنترل بیوه/یتیم. اگر یک خط در بالای صفحه بعد ظاهر شود، یک خط اضافی از پایین صفحه منتقل می شود تا حداقل دو خط در بالای صفحه بعد ظاهر شود. اگر این حرکت به این معنی باشد که یک خط در پایین صفحه باقی بماند، کل پاراگراف سه خطی به بالای صفحه بعدی منتقل می شود.
- با Next نگه دارید. پاراگراف باید همراه با پاراگراف بعد از آن ظاهر شود، بنابراین به صفحه بعدی منتقل می شود.
- خطوط را با هم نگه دارید. همه خطوط در پاراگراف باید در یک صفحه ظاهر شوند، بنابراین اگر حداقل یک خط به طور معمول به صفحه بعد جریان یابد، کل پاراگراف به صفحه بعد منتقل می شود.
- صفحه شکست قبل از. پاراگراف به صفحه بعد منتقل می شود.
هر یک از این تنظیمات به وضوح بر فاصله بین آنچه در پایین صفحه است و هر پاورقی در صفحه تأثیر می گذارد.
