تونی در سربرگ سند خود یک فیلد تاریخ دارد. او نمی‌پرسد آیا راهی برای به‌روزرسانی فیلد تاریخ فقط در صورتی وجود دارد که تغییری در جزئیات سند ایجاد شده باشد. او از میدان برای منعکس کردن نسخه سند استفاده می کند.
قبل از بحث در مورد اینکه چگونه می توانید به این نیاز نزدیک شوید، یک سوال فلسفی وجود دارد که باید در نظر بگیرید: واقعاً چه زمانی تغییر ایجاد می شود؟ وقتی ویرایش کامل شد یا وقتی سندی که ویرایش کردید واقعاً ذخیره شد؟ البته پاسخ فلسفی این است که تا زمانی که سند خود را ذخیره نکنید، تغییر واقعاً «انجام نمی‌شود». زودگذر؛ زمانی که برق کامپیوتر خود را از دست می دهید از بین می روند.
با درک این موضوع، مایکروسافت هرگز فیلدی نداشته است که تاریخ آخرین تغییرات را نشان دهد. در عوض، آنها یک قسمت SaveDate را اضافه کردند که تاریخ آخرین ذخیره سند را نشان می دهد. در اینجا نحوه افزودن این فیلد به سند خود آورده شده است:
شکل 1. کادر محاوره ای Field.
- نقطه درج را در جایی قرار دهید که می خواهید تاریخ ظاهر شود.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی Quick Parts (در گروه Text) و سپس روی Fields کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Field را نمایش می دهد.
- تاریخ و زمان را از لیست کشویی دسته ها در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- SaveDate را از لیست فیلد در سمت چپ کادر محاوره ای انتخاب کنید.
- برای انتخاب قالب تاریخ، در صورت تمایل، روی گزینه ها کلیک کنید.
- برای درج فیلد روی OK کلیک کنید.
باید توجه داشته باشید که اگر سند خود را در حین ویرایش ذخیره کنید، فوراً به‌روزرسانی فیلد SaveDate را نخواهید دید. این به‌روزرسانی مانند هر فیلد دیگری در سند شما را نشان می‌دهد و تنها زمانی به‌روزرسانی می‌شود که خود فیلد به‌روزرسانی شود. (این رفتار در سایر WordTips پوشش داده شده است .)
راه دیگری نیز وجود دارد که می توانید آخرین تاریخ ذخیره سند خود را با استفاده از ویژگی سند به نام DocModified وارد کنید. علیرغم نامش، اطلاعاتی مشابه فیلد SaveDate نمایش می دهد. شما می توانید این ویژگی سفارشی را به همان روشی که فیلد SaveDate را وارد کرده اید در سند خود وارد کنید:
- نقطه درج را در جایی قرار دهید که می خواهید تاریخ ظاهر شود.
- زبانه Insert روبان را نمایش دهید.
- روی Quick Parts (در گروه Text) و سپس روی Fields کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Field را نمایش می دهد.
- در لیست دسته ها، اطلاعات سند را انتخاب کنید.
- در لیست نام فیلدها، DocProperty را انتخاب کنید.
- در لیست Property، ویژگی DocModified را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید. Word فیلد را در سند شما وارد می کند.
هر زمان که با فیلدهایی که در این نکته توضیح داده شده کار می کنید، چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. اولین موردی که قبلاً ذکر کردم - این واقعیت است که فیلدها به طور خودکار به روز نمی شوند. آنها باید به طور خاص به روز شوند. نکته دیگر این است که اگر فیلدها را به روز کنید (مثلاً اگر سند را چاپ کنید که به طور خودکار فیلدها را به روز می کند) Word فکر می کند که فقط به دلیل به روز رسانی فیلدها خود سند نیز به روز شده است. بنابراین، هنگامی که سند را می بندید، از شما پرسیده می شود که آیا می خواهید تغییرات خود را ذخیره کنید. اگر سند را ذخیره کنید، البته، دفعه بعد که سند را باز می کنید، قسمت SaveDate تاریخ جدیدی را که سند را در آن ذخیره کرده اید نشان می دهد، نه تاریخی که تغییرات واقعی در سند ایجاد کرده اید. (با عرض پوزش، برخلاف مایکروسافت، من به‌روزرسانی فیلدها را «تغییرات واقعی» نمی‌دانم.
