در اکسل، پایگاه داده اغلب به عنوان یک لیست شناخته می شود. یک لیست چیزی نیست جز یک جدول داده که حاوی اطلاعات سازمان یافته است. به عنوان مثال، یک لیست می تواند حاوی اطلاعاتی در مورد مطالبات شما، مجموعه سکه های شما یا نتایج آزمون برای دانش آموزان کلاس شما باشد.
فهرست‌ها یا پایگاه‌های داده از رکوردها (به عنوان مثال، هر ردیف می‌تواند رکورد یک دانش‌آموز باشد) و فیلدها (در اینجا، هر ستون داده‌های یک دسته است) تشکیل شده‌اند. معمولاً برای نشان دادن نام فیلدها، برچسب هایی را در بالای لیست قرار می دهید، بنابراین هر ستون نشان دهنده یک فیلد است. هر ردیف در لیست یک رکورد پایگاه داده است.
چند دستورالعمل وجود دارد که ممکن است در هنگام تهیه لیست برای شما مفید باشد. به یاد داشته باشید که این دستورالعمل ها فقط در صورتی اعمال می شوند که از توابع مرتبط با پایگاه داده ساخته شده در اکسل استفاده کنید.
- در هر برگه فقط از یک لیست استفاده کنید.
- در صورت امکان، فهرست را تنها چیزی که در کاربرگ وجود دارد قرار دهید. اگر باید داده های دیگری را علاوه بر لیست در یک کاربرگ قرار دهید، داده ها را حداقل با یک ردیف یا یک ستون خالی از لیست جدا کنید.
- همیشه برچسب های فیلد (که گاهی به آن برچسب ستون گفته می شود) را در ردیف اول لیست خود قرار دهید. فقط از یک ردیف استفاده کنید.
- مطمئن شوید که برچسب‌های فیلد متفاوت از بقیه لیست شما هستند. آنها باید به گونه ای متفاوت قالب بندی شوند تا اکسل بتواند تشخیص دهد که واقعاً برچسب های فیلد هستند.
- مطمئن شوید که ردیف حاوی برچسب های فیلد بلافاصله با اولین ردیف لیست دنبال می شود.
- هیچ داده ای را در هیچ یک از ردیف های زیر لیست خود قرار ندهید. انجام این کار استفاده از فرم های داده را سخت تر می کند.
