گری یک کاربرگ دارد که افراد در دفترش از آن برای ورود اطلاعات استفاده می کنند. او می خواهد مطمئن شود که در یک سلول خاص فقط می توانند یک مقدار عددی وارد کنند. او متعجب است که چگونه آنها را از وارد کردن ورودی های دیگر - مانند متن یا تاریخ یا زمان - در سلول جلوگیری کند.
ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از ویژگی اعتبارسنجی داده اکسل است. این ویژگی به شما امکان می دهد پارامترهای آنچه را که می توان در یک سلول وارد کرد را تعریف کنید. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. تب تنظیمات کادر محاوره ای Data Validation.
- سلولی را که می خواهید برای وارد کردن مقدار استفاده شود انتخاب کنید.
- تب Data روبان را نمایش دهید.
- در گروه Data Tools، روی ابزار Data Validation کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای Data Validation را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- با استفاده از لیست کشویی Allow، بسته به نوع ورودی عددی که می خواهید اجازه دهید، یک عدد کامل یا اعشاری را انتخاب کنید. اکسل کنترل های موجود در کادر محاوره ای را تغییر می دهد.
- با استفاده از لیست کشویی Data، مطمئن شوید که Between انتخاب شده است.
- در کادرهای Minimum و Maximum مرزهای پایین و بالایی آنچه را که می خواهید کاربران در سلول وارد کنند وارد کنید.
- در برگه های دیگر کادر محاوره ای، یک پیام ورودی و در صورت تمایل یک پیام خطا وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید.
اکنون افراد می توانند فقط یک مقدار عددی را در محدوده ای که شما مشخص کرده اید وارد کنند. تنها استثنا در این مورد تاریخ و زمان است. از آنجایی که اکسل به صورت داخلی آنها را به عنوان اعداد نگهداری می کند، می توان تاریخ را وارد کرد، مشروط بر اینکه تاریخ به مقدار عددی در محدوده ای که شما مشخص کرده اید تجزیه شود.
به عنوان مثال، اگر شما اعتبارسنجی داده‌ها را طوری تنظیم کنید که فقط مقادیر بین 20000 تا 21000 مجاز باشد، آنگاه شخصی می‌تواند تاریخ 6/11/1956 را وارد کند زیرا اکسل تاریخ را به عدد کامل 20617 تجزیه می‌کند. بهترین راه برای رسیدگی به تاریخ ها و زمان ها این است که سلول را به گونه ای قالب بندی کنید که از یک قالب عددی استفاده کند که باعث می شود اکسل از نمایش تاریخ و زمان جلوگیری کند.
