ریچارد به این فکر کرد که آیا می توان با استفاده از قالب بندی شرطی، رنگ یک سلول را تغییر داد. او برای اهدافش می‌خواست سلولی قرمز باشد اگر حاوی تاریخ امروز باشد، زرد باشد اگر حاوی تاریخ در عرض یک هفته از امروز باشد، و سبز باشد اگر حاوی تاریخ در ظرف دو هفته باشد.
اگر فرمولی را اعمال کنید می توانید به این نوع قالب بندی شرطی دست پیدا کنید. به عنوان مثال، فرض کنید می خواهید قالب بندی شرطی را در سلول A1 اعمال کنید. فقط این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. کادر محاوره ای Conditional Formatting Rules Manager.
شکل 2. کادر محاوره ای New Formatting Rule.
- سلول A1 را انتخاب کنید.
- در حالی که تب صفحه اصلی نوار نمایش داده می شود، روی گزینه Conditional Formatting در گروه Styles کلیک کنید. اکسل پالتی از گزینه های مربوط به قالب بندی شرطی را نمایش می دهد.
- Manage Rules را انتخاب کنید. اکسل کادر گفتگوی Conditional Formatting Rules Manager را نمایش می دهد. (شکل 1 را ببینید.)
- 4. روی New Rule کلیک کنید. اکسل کادر محاوره ای New Formatting Rule را نمایش می دهد.
- در قسمت Select a Rule Type در بالای کادر محاوره ای، Format Only Cells that Contain را انتخاب کنید. (شکل 2 را ببینید.)
- در قسمت Edit the Rule Description، دومین لیست کشویی را به Equal To تغییر دهید.
- در قسمت سمت راست لیست کشویی فرمول =TODAY() را وارد کنید. توجه داشته باشید که باید در کادر سمت راست علامت مساوی و تابع TODAY() وارد کنید.
- روی Format کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Cells نمایش داده شود و تب Fill نمایش داده شود.
- مشخص کنید که می خواهید رنگ سلول قرمز باشد.
- برای حذف کادر محاوره ای Format Cells روی OK کلیک کنید. قالب بندی که در مرحله 7 مشخص کرده اید اکنون باید در قسمت پیش نمایش قانون ظاهر شود.
- روی OK کلیک کنید. کادر محاوره ای New Formatting Rule ناپدید می شود و قانون جدید تعریف شده در کادر محاوره ای Conditional Formatting Rules Manager نشان داده می شود.
- 12. روی New Rule کلیک کنید. اکسل دوباره کادر محاوره ای New Formatting Rule را نمایش می دهد.
- در قسمت Select a Rule Type در بالای کادر محاوره ای، Format Only Cells that Contain را انتخاب کنید.
- در قسمت Edit the Rule Description، دومین لیست کشویی را به Is Between تغییر دهید.
- در قسمت های سمت راست لیست کشویی فرمول های =TODAY()-7 و =TODAY()+7 را وارد کنید. توجه داشته باشید که باید از علائم مساوی در دو کادر سمت راست استفاده کنید، در غیر این صورت اکسل نمی تواند بفهمد که شما یک فرمول را وارد می کنید.
- روی Format کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Cells نمایش داده شود و تب Fill نمایش داده شود.
- مشخص کنید که می خواهید رنگ سلول زرد باشد.
- برای حذف کادر محاوره ای Format Cells روی OK کلیک کنید. قالب بندی که در مرحله 7 مشخص کرده اید اکنون باید در قسمت پیش نمایش قانون ظاهر شود.
- روی OK کلیک کنید. کادر محاوره ای New Formatting Rule ناپدید می شود و قانون جدید تعریف شده در کادر محاوره ای Conditional Formatting Rules Manager نشان داده می شود.
- 20. روی New Rule کلیک کنید. اکسل دوباره کادر محاوره ای New Formatting Rule را نمایش می دهد.
- در قسمت Select a Rule Type در بالای کادر محاوره ای، Format Only Cells that Contain را انتخاب کنید.
- در قسمت Edit the Rule Description، دومین لیست کشویی را به Is Between تغییر دهید.
- در قسمت های سمت راست لیست کشویی فرمول های =TODAY()-14 و =TODAY()+14 را وارد کنید. توجه داشته باشید که باید از علائم مساوی در دو کادر سمت راست استفاده کنید، در غیر این صورت اکسل نمی تواند بفهمد که شما یک فرمول را وارد می کنید.
- روی Format کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Cells نمایش داده شود و تب Fill نمایش داده شود.
- مشخص کنید که می خواهید رنگ سلول سبز باشد.
- برای حذف کادر محاوره ای Format Cells روی OK کلیک کنید. قالب بندی که در مرحله 7 مشخص کرده اید اکنون باید در قسمت پیش نمایش قانون ظاهر شود.
- روی OK کلیک کنید. کادر محاوره ای New Formatting Rule ناپدید می شود و قانون جدید تعریف شده در کادر محاوره ای Conditional Formatting Rules Manager نشان داده می شود.
- از فلش های بالا و پایین در بالای کادر محاوره ای استفاده کنید تا سه قانون خود را به ترتیب مناسب قرار دهید: قرمز، زرد، سبز.
- روی OK کلیک کنید.
یکی از موارد مهمی که در قالب بندی شرطی باید در نظر داشت این است که معیارها به ترتیب ظاهر شدنشان ارزیابی می شوند. هنگامی که یک معیار برآورده شد، قالب بندی اعمال می شود و سایر معیارها آزمایش نمی شوند. بنابراین مهم است که تست ها را به ترتیب صحیح تنظیم کنید. اگر در مثال بالا، معیارها به ترتیب معکوس، یعنی تست برای 14 روز، سپس 7 و سپس 0 وارد شده بود، حتی اگر تاریخ وارد شده امروز بود، فقط قالب 14 روز را اعمال می کرد. به عبارت دیگر، اگر تاریخ امروز باشد، هر سه آزمایش انجام شده است، بنابراین برای به دست آوردن نتیجه مورد نیاز باید مراقب ترتیب آن باشید.
