Keval جدولی با بیش از 5000 دانش آموز دارد که در 22 دوره تحصیلی توزیع شده اند. در مقابل نام هر دانش آموز در هر ردیف از این جدول رشته ای که دانش آموز در آن ثبت نام کرده است نشان داده شده است. کوال می‌خواهد در یک کاربرگ دیگر، نام دوره را در سلول A1 قرار دهد و سپس اکسل را که از ردیف 3 شروع می‌شود، نمایش دهد، همه دانش‌آموزان آن درس، همانطور که از لیست بیرون کشیده شده‌اند. او فکر می کند که آیا راهی برای انجام این کار با یک فرمول وجود دارد؟
بهترین راه حل برای این مشکل تا حد زیادی به نحوه سازماندهی داده های منبع شما بستگی دارد. اگر فقط دو ستون دارید (نام دانشجو و نام دوره)، ممکن است حتی نیازی به استفاده از کاربرگ دوم نداشته باشید. در عوض، می‌توانید با استفاده از قابلیت‌های فیلتر اکسل دریافت کنید. فقط محتویات ستونی که حاوی نام دوره است را فیلتر کنید، و به راحتی می توانید آنچه را که نمایش داده می شود فقط به آن دانش آموزان در دوره محدود کنید.
اگر باید اطلاعات را در کاربرگ دوم نشان دهید، بهتر است از فرمول آرایه ای برای استخراج دانش آموزان استفاده کنید. دوره مورد نظر را در سلول A1 و سپس فرمول زیر را در سلول A3 قرار دهید:
=IF(COUNTIF(Sheet1!$B$1:$B$5000,$A$1)به یاد داشته باشید - این یک فرمول واحد است و باید با فشار دادن Ctrl+Shift+Enter آن را در سلول وارد کنید. فرمول را به سمت پایین در سلول های کافی کپی کنید تا بزرگترین کلاس شما را در خود جای دهد. این فرمول همچنین فرض می‌کند که داده‌های منبع در ردیف‌های 1 تا 5000 قرار دارند. اگر اینطور نیست، باید فرمول را تغییر دهید تا محدوده مناسب را منعکس کند.روش دیگر ایجاد یک PivotTable بر اساس لیست دانشجو/درس است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که مطمئن شوید هر دو قسمت نام دوره و نام دانش آموز در قسمت "ردیف" PivotTable قرار دارند. ابتدا فیلد نام دوره و در درجه دوم فیلد نام دانش آموز را قرار دهید و در نهایت لیستی از تمام دروس با دانش آموزان در زیر نام هر دوره خواهید داشت.اگر داده های منبع شما دارای اطلاعات اضافی مرتبط با آن هستند (مانند نمرات، آدرس ها، تکالیف کتاب، و غیره)، ممکن است بخواهید کار با یک برنامه پایگاه داده واقعی مانند Access را در نظر بگیرید. شما می توانید با استفاده از ابزارهایی که برتر از ابزارهای اکسل هستند، داده ها را دستکاری و استخراج کنید.
