نولان متوجه شده است که برخی از کتاب های کاری او بسیار بزرگ می شوند. او می‌خواهد اندازه کتاب‌های کار را کوچک کند، اما مطمئن نیست که کدام روش کوچک کردن آنها بهترین نتایج را به همراه خواهد داشت. بنابراین، او به دنبال بهترین پیشنهادها برای کاهش اندازه کتاب های کاری خود است.
قبل از پرداختن به برخی ایده‌های واقعی که می‌توانید در این زمینه اعمال کنید، باید اشاره کنم که مهم است بفهمیم که چرا حجم فایل‌های بزرگ ممکن است نگران‌کننده باشد. پس از مدتی فکر کردن در مورد آن، دو زمینه کلی نگران کننده وجود دارد که من به آن می پردازم. اولاً، مردم ممکن است نگران حجم فایل‌های بزرگ باشند، زیرا فایل‌ها فضای دیسک زیادی را اشغال می‌کنند یا مدتی طول می‌کشد تا از طریق شبکه یا اینترنت منتقل شوند. دوم، آنها ممکن است نگران باشند زیرا بارگیری و محاسبه مجدد فایل های بزرگتر زمان بیشتری می برد.
اجازه دهید هر دوی این نگرانی ها را به نوبه خود مورد بحث قرار دهیم.
اندازه فایل فیزیکی
اندازه واقعی فایل فیزیکی یک کتاب کار تحت تأثیر دو عامل اصلی قرار می‌گیرد: عناصری که در فایل ذخیره می‌کنید و قالبی که آن فایل را در آن ذخیره می‌کنید. عناصر موجود در فایل مواردی مانند کاربرگ‌ها، ردیف‌ها و ستون‌ها، استایل‌ها، PivotTables، چند رسانه‌ای (تصاویر، صدا و فیلم‌ها) هستند.
تقریباً غیرضروری به نظر می رسد که بگوییم یک کتاب کار از کاربرگ ها تشکیل شده است و آن کاربرگ ها به نوبه خود از سطر و ستون تشکیل شده اند. با این حال، آنچه ممکن است متوجه نباشید این است که کاربرگ‌ها را می‌توان پنهان کرد و کاربرگ‌ها می‌توانند شامل سطرها و ستون‌های اضافی باشند.
ابتدا، تمام کاربرگ های موجود در کتاب کار خود را از حالت پنهان خارج کنید. بررسی اینکه آیا مواردی مخفی دارید یا خیر، آسان است. فقط روی یکی از برگه های کاربرگ در کتاب کار راست کلیک کنید. در منوی Context ایجاد شده، اگر گزینه Unhide قابل انتخاب باشد، به این معنی است که کاربرگ های مخفی دارید. گزینه را انتخاب کنید و می توانید یک کادر محاوره ای را مشاهده کنید که تمام صفحات کاری پنهان را نشان می دهد. آنها را باز کنید و سپس تعیین کنید که آیا واقعاً به آنها نیاز دارید یا خیر. اگر نه، آنها را حذف کنید تا فضا آزاد شود.
اکنون، در هر یک از کاربرگ‌های باقی‌مانده، باید بررسی کنید که آیا ردیف‌ها یا ستون‌های اضافی توسط اکسل ذخیره می‌شوند یا خیر. ساده ترین راه این است که کاربرگ را نمایش دهید و Ctrl+End را فشار دهید . با این کار هر چیزی که اکسل فکر می کند آخرین سطر و ستون در کاربرگ است را انتخاب می کند. اگر با آنچه که فکر می کنید آخرین ردیف ستون است مطابقت ندارد، به سادگی همه چیز را که فراتر از آخرین سطر و ستون واقعی است حذف کنید.
در اینجا یک هشدار وجود دارد: وقتی سطرها و ستون‌های اضافی را حذف می‌کنید (مطمئن شوید که این کار را در هر کاربرگ انجام می‌دهید)، می‌خواهید کتاب کار را ذخیره کنید، اکسل را مجدداً راه‌اندازی کنید، کتاب کار را مجدداً بارگیری کنید و هر کاربرگ را دوباره بررسی کنید. انجام این کار یک «بررسی مضاعف» است تا مطمئن شوید که سطرها و ستون‌های اضافی را به جای پاک کردن آنها حذف کرده‌اید. (در واقع باید حذف شوند، نه پاک شوند.)
یک چیز دیگر وجود دارد که می‌توانید در مورد فضای غیرضروری بررسی کنید، اما فقط در صورتی اعمال می‌شود که داده‌ها را از یک منبع غیراکسل در کاربرگ‌های خود جای‌گذاری کنید یا داده‌های تولید شده توسط یک برنامه شخص ثالث را وارد کنید. در برخی موارد، ممکن است متوجه شوید که داده های شما حاوی فضاهای اضافی در انتهای مقادیر متن هستند. به عنوان مثال، به جای متن ساده مانند "این متن نمونه من است"، سلول ممکن است حاوی متنی باشد که چندین فاصله دارد. این کار به کارآگاهی نیاز دارد تا بفهمیم سلول‌های شما فضای اضافی دارند یا خیر، اما در این راستا ممکن است فرمول زیر مفید باشد:
=IF(LEN(A1) <> LEN(TRIM(A1)), "Extra spaces", "")
با تکیه بر عملکرد TRIM برای حذف فضاهای ابتدا یا انتهای سلول، اگر طول محتویات سلول یکسان نباشد، فرمول متن "فضاهای اضافی" را نمایش می دهد. فضاهای اضافی را از سلول های متخلف حذف کنید.
سبک‌ها همچنین می‌توانند فضایی را در کتاب کار شما اشغال کنند، بنابراین ایده خوبی است که سبک‌هایی را که ممکن است استفاده نمی‌کنید حذف کنید. بهترین راه برای انجام این کار در یک ExcelTip جداگانه پوشش داده شده است :
https://excelribbon.PCcloob.Ir/T012259
همچنین می‌توانید تعداد تغییرات قالب‌بندی مورد استفاده در کتاب کار و تعداد دفعاتی که از اعتبارسنجی داده استفاده می‌کنید را کاهش دهید. اینها می‌توانند اندازه یک کتاب کار را افزایش دهند، بنابراین باید بررسی کنید که قالب‌بندی و اعتبارسنجی داده‌ها برای سلول‌های خالی اعمال نمی‌شود.
اگر کتاب کار شما حاوی PivotTables است، بدانید که این می تواند اندازه فایل های کتاب کار شما را تا حد زیادی افزایش دهد. با این حال، راهی وجود دارد که همچنان از PivotTables استفاده کنید اما اندازه کلی کتاب کار خود را کاهش دهید. این تکنیک به بهترین وجه در یک نکته متفاوت پوشش داده می شود که می توانید در اینجا پیدا کنید:
https://excelribbon.PCcloob.Ir/T008669
وقتی صحبت از عناصر چندرسانه‌ای در یک کتاب کار می‌شود، باید هر تصویر، فایل صوتی و ویدیویی را که ممکن است در کتاب کار داشته باشید بررسی کنید تا مشخص کنید که آیا واقعاً به آنها نیاز دارید یا خیر. عناصر چند رسانه ای می توانند فضای زیادی را اشغال کنند، بنابراین فقط در صورت لزوم باید از آنها استفاده کنید. علاوه بر این، وقتی صحبت از تصاویر می شود، باید بررسی کنید که مطمئن شوید تصاویر را در اکسل برش نمی دهید. برش تصاویر آنچه را که از تصویر نشان داده می شود پنهان می کند، اما اندازه واقعی تصویر ذخیره شده در کتاب کار را کاهش نمی دهد. در عوض، تصاویر را روی دیسک ذخیره کنید، آنها را با یک ویرایشگر تصویر واقعی ویرایش کنید و آنها را در کتاب کار جایگزین کنید.
اکسل همچنین به شما این امکان را می دهد که تصاویر را فشرده کنید و وضوح تصاویری که ممکن است در کتاب کار داشته باشید را کاهش دهید. متعادل کردن فشرده سازی، وضوح و کیفیت می تواند طناب محکمی برای راه رفتن باشد. اگر می خواهید راه رفتن را شروع کنید، ممکن است این مقاله در یکی از سایت های مایکروسافت برای شما مفید باشد:
https://support.office.com/en-us/article/Reduce-the-file-size-of-a-picture-8db7211c-d958-457c-babd-194109eb9535
در نهایت به فرمتی که برای ذخیره فایل استفاده می کنید نگاه کنید. کتاب کار را بارگیری کنید، F12 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Save As نمایش داده شود و کتاب کار را با نام جدید ذخیره کنید. این امر اکسل را مجبور می‌کند تا فایل را از ابتدا بازنویسی کند، که می‌تواند فضای بلااستفاده را در فایل حذف کند.
نکته دیگری که باید بررسی کنید این است که آیا می توانید فایل را در قالب XLSX به جای XLSM ذخیره کنید. نوع فایل دوم فقط در صورتی ضروری است که ماکروهایی در کتاب کار داشته باشید. اگر نیازی به ماکرو ندارید، از Save As (دوباره F12) استفاده کنید و از لیست کشویی Save As Type استفاده کنید تا فرمت XLSX را مشخص کنید.
اگر باز هم اندازه فایل به جایی که می‌خواهید کاهش نمی‌یابد، از کادر محاوره‌ای Save As استفاده کنید و فایل را با فرمت XLSB ذخیره کنید. این یک فرمت باینری است که می تواند فضای زیادی را در فایل ذخیره کند.
زمان بارگذاری و محاسبه مجدد
اگر نگرانی اصلی شما در مورد اندازه فایل مربوط به زمان بارگذاری و زمان محاسبه مجدد است، پس مشکل فقط چیزی نیست که در کتاب کار شما ذخیره شده است. شما هنوز هم باید تمام مواردی را که قبلاً در این نکته به آنها اشاره شد کار کنید، اما بارگذاری کتاب کار شما ممکن است هنوز زمان زیادی طول بکشد. این به این دلیل است که کتاب‌های کار به‌طور خودکار هنگام بارگیری مجدداً محاسبه می‌شوند، و اگر کتاب کار شما حاوی داده‌های زیادی یا فرمول‌های پیچیده زیادی باشد، این محاسبه مجدد است - نه بارگذاری - که سرعت کار را کاهش می‌دهد.
برای به حداقل رساندن زمان محاسبه، باید چند مورد را بررسی کنید. درک (و تصحیح) این موارد روی اندازه فایل تأثیر زیادی نخواهد داشت، اما منجر به بارگذاری سریعتر و صرفه جویی در زمان می شود.
- از شر ارجاعات دایره ای خلاص شوید. تکرار مورد نیاز برای حل ارجاعات دایره ای زمان می برد، و اگر فرمول های مرجع دایره ای زیادی دارید، زمان مورد نیاز می تواند واقعاً افزایش یابد.
- از عملکردهای فرار خودداری کنید. برخی از توابع کاربرگ Excels "فرار" در نظر گرفته می شوند، به این معنی که هر بار که سلولی در کاربرگ شما تغییر می کند، یک محاسبه مجدد را آغاز می کنند. این توابع عبارتند از RAND()، NOW()، TODAY()، OFFSET() و INDIRECT(). بعلاوه، توابع INFO() و CELL() بسته به آرگومان های استفاده شده با توابع ممکن است فرار باشند.
- فرمول های خود را دوباره کار کنید تا کارآمدتر باشید. این کار به زمان، کارآگاهی و دانش نیاز دارد، اما شما اغلب می توانید فرمول های خود را بازنویسی کنید تا از تکنیک های مختلفی استفاده کنید که محاسبه را سرعت می بخشد. (این ایده بهترین است که در طول زمان و با کسب دانش لازم و یا در حین انجام نکات و نکاتی که می تواند در موقعیت شما اعمال شود، اعمال شود.)
- استفاده از فرمول ها را به حداقل برسانید. اگر از فرمول‌ها برای محاسبه سلول‌ها استفاده می‌کنید و مقادیری که آن فرمول‌ها بر آنها تکیه دارند هرگز تغییر نمی‌کنند، باید در نظر داشته باشید که از شر خود فرمول‌ها خلاص شوید. ساده ترین راه برای انجام این کار این است که تمام سلول ها را انتخاب کنید، Ctrl+C را فشار دهید و سپس از Paste Special برای چسباندن مقادیر دوباره به سلول ها استفاده کنید.
- از شر لینک های خارجی خلاص شوید مگر اینکه کاملاً به آنها نیاز داشته باشید. واکشی اطلاعات از منابع خارجی (به ویژه منابع از طریق شبکه) واقعاً می تواند زمان بارگذاری را کاهش دهد.
- از PowerPivot و PowerQuery استفاده کنید. اگر از اکسل 2010 یا نسخه جدیدتر استفاده می‌کنید و از اکسل برای پردازش مقادیر زیادی داده استفاده می‌کنید، برگه‌های خود را دوباره کار کنید تا به ابزارهای جدیدتر PowerPivot یا PowerQuery تکیه کنید. ثابت شده است که اینها نه تنها بسیار قدرتمند هستند، بلکه در پردازش مقادیر زیادی داده نیز بسیار سریع هستند.
اگر زمان محاسبه شما هنوز بسیار طولانی است، ممکن است بخواهید محاسبه مجدد خودکار را خاموش کنید و فقط زمانی که آماده صرف زمان لازم برای انجام این کار هستید، به صورت دستی دوباره محاسبه کنید. می توانید محاسبه خودکار را با استفاده از تکنیک های مورد بحث در این نکته خاموش کنید:
https://excelribbon.PCcloob.Ir/T009999
