وقتی کادر محاوره‌ای Format Cells را نمایش می‌دهید (برگه صفحه اصلی نوار، روی نماد کوچک در سمت راست پایین گروه Number کلیک کنید) و روی Custom در زبانه Number کلیک کنید، اکسل لیستی از فرمت‌های سفارشی را نمایش می‌دهد. برخی از این قالب‌ها به‌طور پیش‌فرض توسط اکسل ارائه می‌شوند و برخی دیگر قالب‌های سفارشی مورد استفاده در کتاب کار فعلی را منعکس می‌کنند.
اگر مدتی را صرف توسعه یک قالب سفارشی می کنید، مفید است که آن قالب همیشه در لیست فرمت های سفارشی ظاهر شود، صرف نظر از اینکه از کدام کتاب کار استفاده می کنید. متأسفانه، این در کارت های اکسل نیست. فقط آن قالب‌های سفارشی منحصر به‌فرد برای کتاب کار فعلی را فهرست می‌کند.
با این حال، چند راه حل وجود دارد. اولی یک گسترش طبیعی برای آنچه قبلاً در این نکته ذکر شده است است - که لیست سفارشی شامل هر قالب سفارشی است که در کتاب کار فعلی تعریف شده است. این به این معنی است که می‌توانید کتاب کار پیش‌فرض اکسل را با یکی از کتاب‌های خود جایگزین کنید، و قالب سفارشی در فهرست موجود خواهد بود، البته به شرطی که قالب در کتاب کاری که ذخیره کرده‌اید به‌عنوان پیش‌فرض تعریف شده باشد.
گیج کننده به نظر می رسد؟ لازم نیست؛ تنها کاری که باید انجام دهید این است که با یک کتاب کار کاملاً جدید شروع کنید و قالب سفارشی را تعریف کنید. سپس، کتاب کار را به عنوان یک الگو (با نام Book.xltx) یا الگوی ماکرو فعال (با نام Book.xltm) در پوشه XLStart ذخیره کنید. (از ابزار جستجوی ویندوز برای یافتن محل پوشه XLStart استفاده کنید.) سپس این فایل الگو مبنایی برای همه کتاب های کاری جدید می شود، به این معنی که قالب سفارشی در آنها موجود خواهد بود. این بر روی هیچ کتاب کار موجود تأثیری نخواهد گذاشت.
یکی از مشکلات استفاده از رویکرد پیش فرض کتاب کار این است که فرمت سفارشی، در حالی که در لیست گنجانده شده است، در انتهای لیست قرار دارد. متأسفانه، هیچ راهی برای دریافت مجموعه ای از قالب های سفارشی دلخواه خود در بالای لیست وجود ندارد. با این حال، یک راه سریع برای به دست آوردن دقیقا فرمت های سفارشی مورد نظر شما وجود دارد - از ماکروها استفاده کنید.
به طور جدی، شما می توانید یک ماکرو ایجاد کنید که یک قالب سفارشی از هر نوع دلخواه را اعمال کند. ماکرو را می‌توان با کتاب‌های کاری جداگانه ذخیره کرد یا در کتاب کار Personal.xlsb ذخیره کرد، بنابراین برای همه کتاب‌های کاری یک سیستم در دسترس است. می‌توانید از کلیدهای میانبر با ماکرو استفاده کنید تا فرمت با یک کلید اعمال شود، یا می‌توانید ماکرو را به یک دکمه نوار ابزار یا منوی سفارشی اختصاص دهید تا با استفاده از ماوس بتوان آن را اعمال کرد.
