بیایید بگوییم که شما یک کاربرگ دارید که شامل تمام افرادی است که تا به حال در بخش شما کار کرده اند. هر نام با یک کاراکتر پیش گفته می شود که وضعیت شخص را نشان می دهد. به عنوان مثال، اگر فرد دیویس بازنشسته می شد، ممکن است نام او به عنوان "RFred Davis" ظاهر شود. با تعداد زیادی از این نام ها در کاربرگ، ممکن است به روشی برای شمارش افراد با یک کاراکتر وضعیت خاص نیاز داشته باشید.
ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از تابع COUNTIF است. برای مثال، اگر کاراکتر وضعیت، حرف R باشد (برای «بازنشسته»)، و محدوده نام‌های شما در سلول‌های A5:A52 باشد، می‌توانید از موارد زیر برای تعیین اینکه کدام سلول‌ها با حرف R شروع می‌شوند استفاده کنید:
=COUNTIF(A5:A52,"R*")
این فرمول کار می کند زیرا مقدار مقایسه R* است که به معنای "حرف R به دنبال هر کاراکتر دیگری است." اکسل با دقت تعداد را برمی گرداند. برای جستجوی یک کاراکتر وضعیت متفاوت، به سادگی R را با کاراکتر وضعیت دلخواه جایگزین کنید.
بدیهی است که اگر ستاره در این کاربرد معنای خاصی داشته باشد، نمی توانید مستقیماً ستاره را جستجو کنید. در واقع، سه کاراکتر وجود دارد که نمی توانید مستقیماً آنها را جستجو کنید: ستاره (*)، علامت سؤال (؟) و tilde (~). اگر می خواهید هر یک از این کاراکترها را جستجو کنید، باید قبل از کاراکتر با tilde قرار دهید. بنابراین، اگر می‌خواهید تعداد نام‌هایی را که دارای علامت سؤال به عنوان کد وضعیت هستند تعیین کنید، می‌توانید از موارد زیر استفاده کنید:
=COUNTIF(A5:A52,"~?*")
یک جایگزین برای استفاده از COUNTIF ایجاد فرمول آرایه ای است که برای هر سلول در محدوده اعمال می شود. موارد زیر این ترفند را به خوبی انجام می دهد:
=SUM((LEFT(A5:A52,1)="R")*1)
البته این باید به عنوان یک فرمول آرایه وارد شود. این بدان معناست که به جای فشار دادن Enter در انتهای فرمول، Shift+Ctrl+Enter را فشار دهید . فرمول سمت چپ ترین کاراکتر سلول را بررسی می کند و اگر R باشد مقدار TRUE یا اگر نیست FALSE را برمی گرداند. ضرب برای تبدیل مقدار TRUE/FALSE به عدد انجام می شود، یا 1 برای TRUE یا 0 برای FALSE. تابع SUM مجموع یا تعداد تمام سلول هایی را که معیارها را برآورده می کنند برمی گرداند.
یک نکته پایانی: فرمول های ارائه شده در این نکته راهی برای مقابله با داده هایی است که در ابتدا در اولین نکته ارائه شده است. اگر روی داده های خود کنترلی دارید، واقعاً باید "R" (یا هر کاراکتر وضعیت اصلی دیگر) را از نام ها حذف کنید. این نوع کاراکترها به جای پیچیده کردن قسمت نام، واقعاً سزاوار ستون خود هستند. از ابزار Text to Columns برای جدا کردن "R" و هر کاراکتر اصلی دیگر استفاده کنید و سپس می توانید راحت تر با آنها در فرمول های خود کار کنید.
