لزلی نمودارها را در اکسل آماده می کند و اشکال را از ابزارهای ترسیم اضافه می کند. او می‌خواهد نمودارها را در یک سند Word کپی کند، اما فقط برخی از شکل‌ها کپی می‌شوند. او تعجب می کند که چرا برخی از اشکال بدون کپی باقی می مانند و چگونه می تواند نمودار را "مسطح" کند تا همه چیز کپی شود.
اجازه دهید برای لحظه ای فرض کنیم که نمودار شما به عنوان یک شی در کاربرگ شما درج شده است. در این حالت رفتاری که شما توصیف می کنید در واقع طبیعی است. می بینید، اشکال می توانند با نمودار شما یا با کاربرگ شما مرتبط شوند. اگر آنها با نمودار مرتبط هستند، هنگامی که نمودار را در سند Word کپی می کنید، اشکال مرتبط با نمودار نیز کپی می شوند. اگر آنها با کاربرگ مرتبط باشند، به طور خودکار با نمودار کپی نمی شوند.
اکسل یک شکل را با نمودار یا کاربرگ مرتبط می کند، بسته به اینکه در هنگام درج شکل چه چیزی انتخاب شده است. اگر نمودار درست قبل از درج شکل انتخاب شده باشد، با نمودار مرتبط خواهد شد. اگر یک سلول در کاربرگ انتخاب شده باشد، شکل درج شده با کاربرگ مرتبط می شود - حتی اگر بعداً شکل را به بالای نمودار منتقل کنید.
برای کپی کردن نمودار و تمام اشکال، دو گزینه دارید. ابتدا، می‌توانید شکلی را انتخاب کنید که کپی نمی‌کند، Ctrl+X را فشار دهید تا آن را در کلیپ بورد برش دهید، یک بار روی نمودار کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید و سپس Ctrl+V را فشار دهید تا آن را جای‌گذاری کنید. اکنون شکل با نمودار مرتبط است. می توانید این کار را برای هر شکل بد رفتاری تکرار کنید، و متعاقباً کپی کردن نمودار در سند Word باید تمام اشکال مورد نظر را نیز کپی کنید.
گزینه دوم این است که تمام اشکال خود را در جایی که هستند رها کنید و به سادگی آنها را با هم گروه بندی کنید. برای انتخاب یکی از شکل ها یک بار روی آن کلیک کنید، سپس کلید Ctrl را نگه دارید و به نوبه خود روی هر یک از اشکال دیگر کلیک کنید. با فشار دادن کلید Ctrl، روی نمودار نیز کلیک کنید. اکنون روی یکی از شکل های انتخاب شده کلیک راست کرده و از منوی Context، Group | را انتخاب کنید گروه. سپس می توانید کل گروه (نمودار و تمام اشکال) را در سند Word کپی کنید.
رویکردهایی که تاکنون مورد بحث قرار گرفته‌اند این امکان را فراهم می‌کنند که نمودار و اشکال وقتی در سند Word شما کپی می‌شوند همچنان به عنوان یک شی در نظر گرفته شوند. اگر در عوض، می‌خواهید تصویری از نمودار و اشکال وارد کنید (به عنوان مثال، همانطور که اشاره کردید، تصویر را "مسطح" کنید)، چند گزینه دارید.
ابتدا می توانید از ابزار Snipping که در ویندوز موجود است استفاده کنید. این به شما امکان می دهد بخشی از صفحه را به عنوان تصویر در کلیپ بورد بگیرید. سپس می توانید آن را به راحتی در Word قرار دهید. دوم، می توانید از برخی از ابزارهای گیرایی ارائه شده در Word استفاده کنید. با باز بودن سند، زبانه Insert روبان را نمایش دهید. سپس می‌توانید از ابزار Screenshot (در گروه Illustrations) برای درج یک اسکرین‌شات کامل از کاربرگ اکسل استفاده کنید یا می‌توانید از گزینه Screen Clipping برای درج بخشی از صفحه استفاده کنید.
در نهایت، می‌توانید از یک اسکرین‌شات گربر شخص ثالث مانند SnagIt از Techsmith نیز استفاده کنید. این ابزارهای مستقل قابلیت های بسیار خوبی را برای گرفتن تمام یا بخشی از صفحه نمایش و ذخیره آن در دیسک یا کپی کردن مستقیم آن در یک سند ارائه می دهند.
