مایکل یک شرکت کارائوکه را اداره می کند و از اکسل برای ایجاد کتاب های آهنگ خود استفاده می کند. کاربرگ شامل سه ستون برای شماره آهنگ، عنوان آهنگ و هنرمند است. مایکل هنگام مرتب سازی کتاب آهنگ بر اساس هنرمند یا عنوان، رفتار عجیبی پیدا می کند.
به عنوان مثال، هنگامی که او بر اساس هنرمند مرتب می کند، گروه 311 در دو نقطه مختلف ظاهر می شود - چهار آهنگ آنها دقیقاً بعد از گروه 112 و قبل از 702 قرار می گیرند و سپس بقیه را درست بعد از 3 از Hearts و قبل از 38 Special مرتب می کند. سپس، هنگام مرتب سازی بر اساس آهنگ، آهنگ "True" جورج استریتس همیشه به عنوان آخرین آهنگ در لیست به پایان می رسد.
این بدیهی است که نمی خواهد مایکل بخواهد هنگام مرتب سازی اتفاق بیفتد. با این حال، دلیل این اتفاق به دلیل نحوه تفسیر اکسل اطلاعات در هر سلول است. وقتی اطلاعاتی را در یک سلول وارد می کنید، اکسل سعی می کند آن اطلاعات را تجزیه کند و تعیین کند که آیا عدد، تاریخ یا متن است. اتفاقاً اکسل در مورد عناوین گروهی و آهنگی «اشتباه حدس می زند».
وقتی وارد گروه 311 می شوید، اکسل آن عدد را در نظر می گیرد، بنابراین آن را به عنوان یک عدد در نظر می گیرد. به طور مشابه، هنگامی که عنوان آهنگ "True" را وارد می کنید، اکسل آن را یک مقدار بولی - یک عدد در نظر می گیرد. (اگر آهنگی به نام "False" داشته باشید، همین کار را می کند.)
هنگام انجام مرتب سازی، اکسل ابتدا بر اساس نوع داده و سپس بر اساس نوع داده مرتب می کند. 112 و 702 اعداد هستند. 3 قلب و 38 ویژه متن هستند زیرا فقط از رقم تشکیل نمی شوند. هنگام مرتب سازی بر اساس هنرمند، گروه 311 در دو مکان مختلف نشان داده می شود، زیرا نام گروه توسط Excel در برخی موارد به عنوان عدد و در موارد دیگر به عنوان متن تجزیه می شود.
برای درک چگونگی اصلاح رفتار عجیب و غریب، مهم است که درک کنیم که رفتار واقعاً عجیب نیست. این منطقی است که اکسل از آن استفاده می کند. اگر می خواهید نتایج متفاوتی داشته باشید، باید با داده های خود کار کنید تا مطمئن شوید که توسط اکسل به اشتباه تجزیه نشده اند.
ابتدا، اگر به ترتیب صعودی مرتب کنید، مقادیر موجود در سلول های شما در این نوع داده ها مرتب می شوند:
- اعداد در حال افزایش ارزش (1، 2، 3، و غیره)
- متن به ترتیب حروف الفبا (الف، ب، ج و غیره). اگر متن با یک عدد شروع شود (مانند 38 Special)، سپس 3، به عنوان متن، قبل از ABC ظاهر می شود.
- مقادیر منطقی (نادرست، درست)
- مقادیر خطا (#DIV/0!، #N/A، و غیره)
- جای خالی
اگر به ترتیب نزولی مرتب کنید، ترتیب برعکس چیزی است که در اینجا نشان داده شده است، با این تفاوت که جاهای خالی همچنان به عنوان آخرین نوع داده مرتب شده ظاهر می شوند.
با حذف هر گونه تراز صریح در سلول ها، می توانید انواع داده هایی را که اکسل به سلول های مختلف اختصاص می دهد، بهتر ببینید. به طور پیش فرض مقادیر متن توجیه شده چپ، اعداد به سمت راست، و مقادیر بولی و خطا در مرکز هستند.
برای مرتب کردن چیزها به روشی که می خواهید، فقط باید مطمئن شوید که تمام سلول های یک ستون حاوی یک نوع داده هستند. در مورد هر دو عنوان هنرمند و آهنگ، این متن خواهد بود. در سلول هایی که به عنوان اعداد مرتب می شوند (مانند 311)، سلول را ویرایش کنید تا یک آپستروف قبل از اولین رقم عدد قرار گیرد. این به اکسل می گوید که می خواهید مقدار سلول ها به عنوان متن در نظر گرفته شود. شما همچنین می توانید همین کار را با "True" انجام دهید.
