لنس مجموعه ای از نام ها را در ورک بوک دارد. نام ها همه در ستون A هستند و برخی دارای نام و نام خانوادگی هستند، در حالی که برخی دیگر از نام، وسط و نام خانوادگی استفاده می کنند. او باید نام ها را به ستون های جداگانه جدا کند، اما جادوگر Text to Columns نتایج رضایت بخشی ارائه نمی کند. این جداسازی را درست انجام می دهد، اما مسئله نام دو در مقابل سه به این معنی است که لنس باید پس از تقسیم داده ها، ماساژ دستی زیادی را انجام دهد.
راه حل مشکل این است که به جادوگر Text to Columns تکیه نکنید، بلکه از تعدادی فرمول برای وارد کردن نام ها به ستون ها استفاده کنید. نتایجی که به دست می آورید همچنان تا حد زیادی به شرایط داده هایی که تجزیه می کنید بستگی دارد. اگر داده های شما در قالب "first middle last" هستند (با نام میانی اختیاری است)، می توانید از فرمول زیر برای بیرون کشیدن نام اول استفاده کنید:
=LEFT(A1,SEARCH(" ",A1,1)-1)
این فرمول اولین فاصله در نام را بررسی می کند و سپس فرض می کند که هر چیزی که قبل از آن فاصله است، نام اول است. فرمول بعدی برای تعیین اینکه آیا نام میانی وجود دارد یا خیر، و اگر وجود دارد، آن را نمایش دهید استفاده می شود:
=IF(ISERROR(SEARCH(" ", RIGHT(A1, LEN(A1) -
SEARCH(" ", A1, 1)), 1)) = TRUE, "", LEFT(
RIGHT(A1,LEN(A1) - SEARCH(" ", A1, 1)),
SEARCH(" ", RIGHT(A1, LEN(A1) - SEARCH(" ",
A1, 1)), 1) - 1))
اگرچه فرمول در اینجا 5 خط نشان می دهد، اما در واقع یک فرمول واحد است و باید به این صورت وارد شود. فرمول وجود فضای دوم را در نام بررسی می کند. اگر خطایی ایجاد شود (فضای دوم وجود ندارد) فرمول چیزی را برمی گرداند. نام میانی وجود ندارد اگر یک فضای دوم شناسایی شود (هیچ خطایی ایجاد نشده است)، فرمول همه چیز را از فضای اول تا فضای دوم برمی گرداند.
فرمول بعدی برای استخراج نام خانوادگی استفاده می شود:
=RIGHT(A1,LEN(A1)-LEN(B1)-LEN(C1)-IF(C1="",1,2))
این فرمول متکی بر نتایجی است که برای نام اول و میانی برگردانده شده است. پس از محاسبه طول نام اول (مورد فرض در سلول B1) و نام میانی (فرض در C1) هر چیزی که در نام اصلی باقی مانده است را برمی گرداند. (شکل 1 را ببینید.)
شکل 1. تفکیک نام به ستون.
باز هم، این فرمول ها در صورتی کار می کنند که نام های ستون A از دستورالعمل های بسیار دقیق پیروی کنند. نام ها باید در قالب "اولین آخرین" یا "اولین وسط آخر" باشند. اگر به نام هایی مانند خانم، دکتر، جونیور یا III وجود داشته باشد، نتایج رضایت بخشی دریافت نخواهید کرد. علاوه بر این، اگر نام خانوادگی حاوی یک فاصله باشد (مانند «جان ون کمپ» یا «مری آن سنت ماری») یا اگر نام اصلاً حاوی فاصله نباشد، نتایج رضایت بخشی نیز دریافت نخواهید کرد.
