ورک بوک Kims در یک درایو شبکه ذخیره می شود و چندین کاربر در تمام طول روز برای به روزرسانی اطلاعات به آن دسترسی دارند. گاهی اوقات او سعی می کند به ورک بوک دسترسی پیدا کند و قبلاً توسط شخص دیگری باز شده است. اکسل به او می گفت چه کسی ورک بوک را باز کرده است تا بتواند به سراغ آنها رفته و از آنها بخواهد که آن را ببندند. حالا اکسل همین را می گوید که هرگز تغییر نمی کند آن را باز می کند، حتی زمانی که شخص دیگری آن را باز کرده است. کیم تعجب می کند که چرا این اتفاق ناگهانی می افتد.
برای پی بردن به اینکه چرا این اتفاق می افتد، لازم است درک کنیم که چگونه مایکروسافت با "نامگذاری" افرادی که یک ورک بوک در اکسل باز است، مدیریت می کند. وقتی ورک بوکی را باز می کنید که هیچ کس دیگری آن را باز نکرده است، اکسل یک "فایل موقت" ایجاد می کند که برای نشان دادن باز بودن آن فایل استفاده می شود. این شامل نام کاربری شما، همانطور که در اکسل پیکربندی شده است. وقتی شخص دیگری می آید و سعی می کند همان ورک بوک را باز کند، نام کاربری شما همانطور که در آن فایل موقت ذخیره شده است به او نشان داده می شود.
اگر بارها و بارها یک نام را مشاهده می کنید، دو احتمال وجود دارد. محتمل ترین احتمال این است که شما تعداد زیادی از افراد را در یک شبکه داشته باشید و هیچ یک از آنها کپی های اکسل خود را با نام کاربری منحصر به فرد خود پیکربندی نکرده باشند. این به همان اندازه که شما ممکن است تصور کنید غیر معمول نیست. اشتراک های Office 365 از این جهت بدنام هستند. در حین نصب، از شما یک نام کاربری درخواست نمی شود (مانند نسخه های قبلی آفیس)، بنابراین برنامه به طور پیش فرض یک نام عمومی دارد. اگر افراد وارد نشوند و نام را تغییر ندهند، همه یک نام خواهند داشت و زمانی که اکسل سعی می کند ورک بوکی را باز کند که شخص دیگری قبلاً باز کرده است، نشان داده می شود.
البته راه حل این مشکل این است که همه نسخه اکسل خود را سفارشی کنند تا نام کاربری خود را درج کند. این مراحل را دنبال کنید:
شکل 1. گزینه های عمومی از کادر محاوره ای Excel Options.
- کادر محاوره ای Excel Options را نمایش دهید. (در اکسل 2007 روی دکمه Office کلیک کنید و سپس روی Excel Options کلیک کنید. در اکسل 2010 یا نسخه جدیدتر، تب File را در نوار نمایش داده و سپس روی گزینه ها کلیک کنید.)
- در سمت چپ کادر گفتگو روی General کلیک کنید. (اگر از Excel 2007 استفاده می کنید، به جای آن روی گزینه محبوب کلیک کنید.) (شکل 1 را ببینید.)
- نام نشان داده شده در قسمت User Name را تغییر دهید.
- روی OK کلیک کنید.
به یاد داشته باشید که هر فردی در شبکه باید این کار را انجام دهد. اکنون، زمانی که آنها شروع به استفاده از کتاب های کار اکسل در شبکه می کنند، نام مشخص شده در مرحله 3 است که در فایل موقت ذخیره می شود و به هر کسی که تلاش می کند ورک بوک را باز کند نمایش داده می شود.
قبلاً گفتم دو احتمال وجود دارد. مورد دیگر این است که به نوعی، فایل موقت مرتبط با یک ورک بوک خاص آنطور که باید حذف نمی شود. (وقتی کاربر اصلی ورک بوک را می بندد، باید به طور خودکار حذف شود.) این را می توان با بستن اکسل توسط همه و سپس شخصی که دارای امتیازات مدیریتی وارد شده و هر فایل موقتی را که قرار دارد حذف کرد، حل کرد.
پاک کردن فایل ها آسان است، زمانی که بتوانید آنها را پیدا کنید. من به این دلیل اشاره می کنم که فایل ها به عنوان فایل های سیستمی مخفی (توسط آفیس) علامت گذاری شده اند، و به طور معمول هنگامی که در پوشه های مختلف خود پیمایش می کنید قابل مشاهده نیستند. با دنبال کردن مراحلی که در این نکته توضیح داده شده است، می توانید ویندوز را برای نمایش این نوع فایل ها پیکربندی کنید.
با این واقعیت که با علامت tilde و دلار شروع می شود، می توانید بفهمید که یک فایل یک فایل قفل است. به عنوان مثال، اگر روی ورک بوک MyBook.xlsx کار می کنید، فایل قفل آن ورک بوک ~$MyBook.xlsx خواهد بود. به شرطی که هیچ کس واقعاً از MyBook.xlsx استفاده نمی کند، می توانید ~$MyBook.xlsx را بدون هیچ مشکلی حذف کنید.
