هر بار که کوین یک ورک بوک خاص اکسل را باز می کند، اخطاری را می بیند که «فایل در حال استفاده است» و برای ویرایش قفل است و نام کاربری متعلق به خودش است. او می داند که این ورک بوک را باز ندارد. او ورک بوک را با نام جدیدی ذخیره کرد، اما همچنان همان پیام "در حال استفاده" را هنگام باز کردن فایل جدید دریافت می کند.
یکی دو چیز وجود دارد که ممکن است باعث این مشکل شود. اولین چیزی که باید بررسی کنید این است که از اکسل خارج شوید و ببینید آیا "فایل سمافور" برای ورک بوک وجود دارد یا خیر. هنگامی که برای اولین بار یک ورک بوک را باز می کنید، اکسل فایل سمافور را ایجاد می کند تا نشان دهد که ورک بوک در حال استفاده است. این فایل در اصل نام ورک بوک باز شده است که قبل از آن یک علامت tilde و یک دلار وجود دارد. بنابراین، اگر فایلی به نام MyFile.xlsx را باز کنید، نام فایل سمافور ~$MyFile.xlsx خواهد بود.
فایل سمافور باید زمانی که ورک بوکی را که با آن مرتبط است ببندید به طور خودکار حذف شود. اگر چیزی در حذف فایل سمافور اختلال ایجاد کند، دفعه بعد که ورک بوک را باز می کنید، به عنوان «در حال استفاده» نشان داده می شود.
ادامه دهید و از اکسل خارج شوید، سپس از Explorer برای رفتن به پوشه ای که ورک بوک در آن ذخیره شده است استفاده کنید. بررسی کنید که آیا فایل سمافور در آن پوشه قرار دارد یا خیر. برای دیدن فایل های سمافور باقی مانده، باید مطمئن شوید که ویندوز را برای نمایش همه فایل های مخفی پیکربندی کرده اید. (فایل های سمافور به طور پیش فرض پنهان هستند.) اگر فایل را می بینید، به سادگی آن را حذف کنید، و با راه اندازی مجدد اکسل مشکلی ندارید.
یکی دیگر از دلایل احتمالی مشکل، نحوه تعامل Windows Explorer با فایل ها است. یک راه محبوب برای استفاده از Explorer این است که پنجره پیش نمایش را در سمت راست پنجره Explorer باز بگذارید. با روشن بودن صفحه، پیش نمایشی از هر فایلی که در پنجره Explorer انتخاب کرده اید به شما نشان داده می شود. برای نمایش پیش نمایش، اکسپلورر باید فایل را باز کند، و اگر ورک بوک را انتخاب کرده باشید و سعی کنید ورک بوک را از طریق اکسپلورر باز کنید، می تواند باعث "اثبات غلط" شود.
راه حل در این شرایط این است که به سادگی از Explorer خارج شوید و ورک بوک را باز کنید یا پنجره Preview را در Explorer ببندید. در هر صورت باید به شما اجازه دهد که ورک بوک را به خوبی باز کنید.
