تصور کنید که در حالت خوانش کتابی هستید که ناگهان با جمله "برو اون کتابو برای من بیار" به جای "برو و آن کتاب را برای من بیاور" مواجه میشوید. هر دو عبارت اشاره شده اگرچه در بیان درک و مفهوم جمله تأثیر خود را در خواننده میتوانند القا کنند، اما استفاده از نمونه ثانویه در متون رسمی از جمله انواع و اقسام کتابهای مختلف بههیچعنوان مناسب به شمار نمیرود. بر همین اساس ازآنجاییکه ویرایشگر مایکروسافت Word در قالب نرمافزارهای مهم و اساسی طراحی و توسعه محصولات فرهنگی به شمار میرود، لذا قابلیت شناسایی کلمات و جملات مختصر بهعنوان خطا در بطن آن نهفته شده است. این مهم اگرچه در حالت پیشفرض تنها محدود به زبان رسمی انگلیسی میشود، اما با  نصب بستههای دیگر زبانهای موجود  در دنیا از جمله فارسی، شناسایی و تشخیص اختصارنویسی در قالب کلمات مبتنی بر زبان نامبرده نیز ممکن است توسط نرمافزار صورت پذیرند.
تشخیص کلمات تحت اختصار بهعنوان خطا هر چند که قابلیتی بسیار حیاتی بهمنظور جلوگیری از بروز اشتباهات مختلف در هنگام تایپ و نوشت متون رسمی به شمار میرود، اما برخی از قسمتهای مختلف متن با وجود قرارگیری در علامات نقلقول و ... نیز همچنان بهعنوان کلمات و یا جملات اشتباه مورد شناسایی قرار میگیرند که این مهم گاهی اوقات ممکن است اسباب بروز زحمت و مشتقاتهای متفاوتی را برای فرد نویسنده فراهم آورد. بر همین اساس در این نوشته آموزشی کوتاه تصمیم بر آن شد تا با یکدیگر نحوه چگونگی جلوگیری از تشخیص کلمات مختصر در یک متن بهعنوان خطا را آموخته و سپس به غیرفعالسازی آن اقدام کنیم.
برای این منظور ابتدا یک سند متنی را با استفاده از نرمافزار ویرایشگر Word گشوده و پس از کلیک نمودن بر روی کلید File در گوشه سمت چپ بالای صفحه، بر روی گزینه Options کلیک کنید؛ مشاهده مینمایید که بخش تنظیمات برنامه به نمایش در میآید.
اکنون از طریق پنل موجود در سمت چپ صفحه به دستهبندی Proofing مراجعه کنید.
پنجره را اندکی به سمت پایین هدایت و سپس بر روی کلید Settings در مجاورت سمت راست گزینه Writing Style در زیرمجموعه When correcting spelling and grammar in word کلیک کنید.
اکنون کافی است تا مجدداً در پنجره جدید نمایان گردیده، صفحه را اندکی به سمت پایین هدایت و سپس گزینه Contractions در زیرمجموعه بخش Formal Language را غیرفعال کنید. فعال بودن گزینه مذکور به معنای تشخیص اختصارنویسی بهعنوان خطا و غیرفعال بودن آن به معنای قطع عملکرد مکانیسم نرمافزار میباشد.
بر روی کلید OK بهمنظور تائید تغییرات انجام پذیرفته کلیک کنید.
اکنون قابلیت تشخیص خطای اختصارنویسی نرمافزار ویرایشگر Word غیرفعال گشته و کلمات و جملات مختصر موجود در سند فعلی و همچنین دیگر اسناد گشوده شده در آینده دیگر بهعنوان اشتباه تحت شناسایی قرار نمیگیرند. ذکر این نکته نیز ضروری است که فعالسازی مجدد قابلیت با توجه به مراجعه به مسیر فعلی و سپس گذاشت علامت تیک در مجاورت گزینه Contractions صورت میپذیرد.