گاهی اوقات شما می خواهید یک فایل را برای افراد دیگر پخش کنید، اما نمی خواهید آنها کلمات شما را تغییر دهند. چندین روش وجود دارد که می توانید سند خود را فقط خواندنی کنید. اولین و ساده ترین راه این است که از قابلیت های سیستم عامل خود برای ایجاد تغییر استفاده کنید. به سادگی سند خود را ایجاد کنید، و سپس (از خارج از Word) ویژگی های سند را تغییر دهید تا نشان دهد که فقط خواندنی است.
راه دیگر برای انجام این کار از درون خود Word است، با دنبال کردن این مراحل:
شکل 1. کادر محاوره ای گزینه های عمومی.
- سند خود را همانطور که به طور معمول انجام می دهید ایجاد کنید.
- F12 را فشار دهید . Word کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
- محل و نام فایل را همانطور که می خواهید ذخیره کنید مشخص کنید.
- روی دکمه Tools (در سمت چپ دکمه Save) کلیک کنید و سپس General Options را انتخاب کنید. (شکل 1 را ببینید.)
- در کادر محاوره ای می توانید رمز عبور و توصیه فقط خواندنی برای فایل مشخص کنید.
- روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود. Word دوباره کادر محاوره ای Save As را نمایش می دهد.
- برای ذخیره فایل خود بر روی Save کلیک کنید.
تنها مشکل این رویکرد برای محافظت از سند شما این است که هر کسی همچنان می‌تواند فایل را بارگیری کند و سپس از دستور گزینه Save As برای ذخیره کپی خود از سند استفاده کند. تنها راه مطمئن برای حل این مشکل، ذخیره سند در قالب برنامه های دیگر (مانند یک تصویر گرافیکی) است که از هرگونه استفاده از اطلاعات به جز برای خواندن جلوگیری می کند. اگر از برنامه‌ای مانند Adobe Acrobat (برای ایجاد یک PDF از سند Word خود) استفاده می‌کنید، باید مجوزهای امنیتی را در آن برنامه اعمال کنید تا از ذخیره مجدد آن در سند Word دیگر جلوگیری کنید.
گزینه دیگری نیز وجود دارد که ممکن است متناسب با صورت حساب باشد. این شامل ذخیره سند شما به عنوان یک فرم Word است که به راحتی قابل محافظت است. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
شکل 2. کادر محاوره ای Start Enforcing Protection.
- تب Review روبان را نمایش دهید.
- روی ابزار Protect Document در گروه Protect کلیک کنید (در Word 2013 و Word 2016، این ابزار محدود کردن ویرایش است). Word پنجره Protect Document (Word 2007 و Word 2010) یا پنجره Restrict Editing (Word 2013 و Word 2016) را در سمت راست سند شما نمایش می دهد.
- در بخش محدودیت‌های ویرایش پنجره، کادر تأیید فقط این نوع ویرایش در سند مجاز باشد را انتخاب کنید. Word لیست کشویی را در زیر چک باکس فعال می کند.
- با استفاده از لیست کشویی برای انتخاب نوع کمک هزینه مورد نظر در سند خود..
- روی Yes, Start Enforcing Protection کلیک کنید. Word کادر محاوره ای Start Enforcing Protection را نمایش می دهد. (شکل 2 را ببینید.)
- یک رمز عبور (دو بار) در کادر محاوره ای وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید.
- فایل را به صورت عادی ذخیره کنید.
اکنون هیچ کس نمی تواند سند شما را بدون دانستن رمز عبور تغییر دهد. توجه به این نکته مهم است که رمزگذاری قوی ترین نیست. جستجو در گوگل می تواند چندین راه را برای امتحان کردن این نوع محافظت نشان دهد. این را در نظر داشته باشید و بهترین روش را انتخاب کنید که با نیازهای شما مطابقت دارد.
