یکی از راه های متداول برای محافظت از اسناد، تنظیم گزینه های اشتراک گذاری در دسترس هنگام ذخیره سند است. به عنوان مثال، هنگامی که سند خود را در Word 2007 ذخیره می کنید، می توانید ابزارهای | را انتخاب کنید گزینه های عمومی و سپس رمزهای عبور را در کادر محاوره ای پر کنید. (یک رمز عبور برای باز کردن سند استفاده می شود و اگر می خواهید تغییرات در سند را ممنوع کنید از رمز عبور دیگر استفاده می شود.) اگر از Word 2010 یا نسخه جدیدتر Word استفاده می کنید، File | اطلاعات | محافظت از سند سپس Encrypt With Password را انتخاب کنید تا کاربر برای باز کردن فایل رمز عبور وارد کند. با انتخاب محدود کردن ویرایش، می‌توانید نوع ویرایش‌هایی را که می‌توان روی سند انجام داد محدود کنید.
اشکال این رویکردهای مبتنی بر رمز عبور این است که کاربر، زمانی که می‌خواهد سند را باز کند، با کادر محاوره‌ای نمایش داده می‌شود که رمز عبور می‌خواهد. تفاوت بین این دو رمز عبور این است که اگر برای باز کردن رمز عبور نیاز دارید، کاربر حتی نمی‌تواند سند را بدون آن باز کند. اگر برای تغییر سند به رمز عبور نیاز دارید، کاربر می‌تواند یک رمز عبور باز کند. فقط کپی سند، حتی اگر آنها رمز عبور را نداشته باشند.
اگر هرگز قصد ندارید رمز عبور را در اختیار کاربران قرار دهید چه؟ در این صورت، درخواست رمز عبور اتلاف وقت به نظر می رسد. در عوض، خوب است که کاربران بتوانند کادر محاوره ای را رد کنند و فقط یک کپی فقط خواندنی از سند را باز کنند. سه راه وجود دارد که می توانید یک راه حل را در این سناریو پیاده سازی کنید.
اولین (و ساده ترین) راه حل این است که فایل سند را فقط خواندنی کنید. در ویندوز (نه Word)، روی سند کلیک راست کرده و گزینه Properties را انتخاب کنید. در کادر محاوره ای به دست آمده می توانید ویژگی فقط خواندنی را برای فایل تغییر دهید. اگر آن را به عنوان فقط خواندنی علامت گذاری کنید، هیچ کس نمی تواند سند را تغییر دهد. پس از باز شدن در Word به طور خودکار فقط خواندنی خواهد بود. البته، هیچ چیز مانع دیگری نمی شود که این مراحل را دنبال کند و ویژگی فقط خواندنی را پاک کند تا بتواند فایل اصلی را تغییر دهد.
روش دوم این است که در صورت داشتن شبکه از تنظیمات شبکه خود بهره ببرید. فقط با مدیر سیستم خود صحبت کنید و از او بخواهید پوشه ای ایجاد کند که شما می توانید در آن بنویسید، اما دیگران فقط می توانند از آن بخوانند. به این ترتیب آنها نمی توانند سند اصلی را تغییر دهند، اما شما می توانید.
رویکرد سوم این است که از سند به طور متفاوت محافظت کنید. اگر از Word 2007 استفاده می‌کنید، وقتی روی ابزار Protect Document (در زبانه Review نوار) کلیک می‌کنید، Word پنجره وظیفه Protect Document را نمایش می‌دهد. این نوع حفاظت اغلب هنگام ایجاد فرم ها استفاده می شود، اما در اسناد عمومی نیز قابل اجرا است.
در پنجره کار Protect Document، چک باکس زیر ویرایش محدودیت‌ها را انتخاب کنید، از لیست کشویی برای انتخاب پر کردن فرم‌ها استفاده کنید، روی «Yes, Start Enforcing Protection» کلیک کنید و سپس یک رمز عبور ارائه دهید.
اگر از Word 2010 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، روش ذکر شده در بالا کمی متفاوت است. بر روی ابزار Restrict Editing در گروه Protect در تب Review روبان کلیک کنید. Word فهرستی از سه گزینه محدودیت های قالب بندی و ویرایش را نمایش می دهد. در بخش «محدودیت‌های ویرایش» از کادر بررسی «فقط این نوع ویرایش در سند مجاز باشد» استفاده کنید و بدون تغییر (فقط خواندنی) را از لیست کشویی انتخاب کنید، روی «بله، شروع اجرای حفاظت» کلیک کنید و سپس رمز عبور را وارد کنید.
هنگامی که سند در مرحله بعدی بارگیری می شود، از کاربر رمز عبور درخواست نمی شود. کاربر همچنین نمی تواند کارهای دیگری مانند انتخاب متن و کپی کردن آن را انجام دهد. با این حال کاربر می تواند سند را به دلخواه مشاهده و چاپ کند.
